Saint-Gobain Distribution Dänemark

Aufgrund der starken Fokussierung auf IT-Sicherheit, war die Personalabteilung von Saint-Gobain an ein veraltetes System gefesselt. Jetzt haben sie ein neues HR-System, welches die Sicherheit nicht beeinträchtigt.

„Früher nutzte ich für die Anpassung der Gehälter meines Personals eine große Excel-Tabelle, in der ich alle 650 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter manuell auf die verschiedenen Abteilungen aufteilen und dann an die Manager schicken musste. Dieser Prozess dauerte schnell sechs Wochen", so Malene Hulkvist, HR- & Payroll Managerin bei Saint-Gobain in Dänemark.

Die dänische Vertriebsabteilung von Saint-Gobain ist Dänemarks führender Großhändler für Heizung, Sanitär- und Abwasseranlagen und liefert alles vom Waschbecken bis zu Toiletten. Die dänische Abteilung steht hinter Unternehmen wie Brødrene Dahl, einem Großhändler für Sanitär-, Wasser- und Abwasseranlagen, und dem Lüftungsanbieter Øland. Saint-Gobain beschäftigt weltweit über 166.000 Angestellte. Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, bis 2050 CO2-neutral zu werden. Man investierte Hunderte Millionen in die Verbesserung ihres ökologischen Fußabdrucks in Dänemark.

Im Jahr 2020 verbrachte Malene Hulkvist zu viel Zeit mit Verwaltung und Gehaltsabrechnung. Aufgrund der Größe des Unternehmens und befürchteten Sicherheitsverstößen war der Wechsel zu einem neuen HR-System jedoch nicht ohne weiteres möglich.

„Saint-Gobain war im Jahr 2018 durch einen großen Hackerangriff schwer in Mitleidenschaft gezogen worden. Dies bedeutete, dass alles sehr sicherheitsorientiert wurde. Gleichzeitig brauchten wir ein modernes HR-System, dass nicht viele Stunden an Aktualisierungs- und Wartungsaufwand erforderte. Zum Glück erfüllte Sympa alle unsere Anforderungen ohne Kompromisse bei der Sicherheit eingehen zu müssen“, so Malene Hulkvist.


PERSONALWESEN WAR ZU EINEM „KLOTZ AM BEIN“ GEWORDEN

Bevor Saint-Gobain Sympa für die Personal- und Lohnverwaltung implementierte, wurde ein System genutzt, das auf einem physischen Server im Büro basierte. Dies bedeutete für die IT-Abteilung eine Menge Zeitverschwendung und Überstunden.

„Unser letztes System war umständlich und schwer bedienbar. Wenn der Server ausfiel, mussten wir die IT-Abteilung kontaktieren. Wir waren stets auf andere angewiesen, damit die Personalabteilung funktionieren konnte. Sie war zu einem „Klotz am Bein“ geworden. Wir verbrachten Stunden mit Dingen, die wir heute schnell erledigen können“, so Malene von Saint-Gobain.

Sympa milderte die Belastung. Das System ist vollständig cloudbasiert, das heißt, alle Daten werden in der Cloud gespeichert.

„Wir haben nicht mehr täglich mit IT-Problemen zu kämpfen. Jeder kann auf das System zugreifen, ob von zu Hause oder vom Büro aus. In der Vergangenheit hatten wir ganze Tage, an denen das System nicht verfügbar war. Aber das passiert jetzt nicht mehr, da alles cloudbasiert ist. Es ist eine enorme Verbesserung“, stellt Malene fest.

Die Gehälteranpassung war für Malene und ihre Abteilung besonders zeitaufwändig.

SECHS WOCHEN ARBEIT MIT SYMPA GESPART

Einmal pro Jahr muss Malene Hulkvist die Gehälter der 650 nach Tarifvertrag arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des dänischen Unternehmens anpassen. Früher war das Verfahren eine echte Qual und dauerte etwa sechs Wochen. Sympa hat diesen Aufwand drastisch reduziert.

„Ich kann die Anpassung jetzt ganz einfach im System einrichten und sie innerhalb weniger Stunden an die Manager senden, ohne viel Zeit dafür aufwenden zu müssen. Wenn die Manager diese erhalten, können sie die Anpassungen für jede Person direkt vornehmen. Das hat den ganzen Prozess so viel einfacher gemacht“, so Malene.

Saint-Gobain wollte ein System, das alle Prozesse digitalisieren kann, aber auch einfach zu bedienen ist.

„Menschen, die mit dem System nicht vertraut sind, lernen schnell dessen Benutzung. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind oft keine IT-Spezialisten. Deshalb wollten wir ein System, das nicht zu schwierig zu navigieren ist. Das haben wir mit Sympa definitiv erreicht“, sagt Malene.

„SO EINFACH IN DER BENUTZUNG WIE FACEBOOK“

Ein internationales Unternehmen wie Saint-Gobain hat strenge Anforderungen in Sachen Datenschutz und der Einhaltung von Vorschriften. Aber auch für eine Managerin wie Malene Hulkvist erleichtert das neue System viele tägliche Aufgaben.

„Sympa hat einen großartigen Ansatz in puncto Datenschutz. Sie bauen das System zunächst gemeinsam mit einem Sympa-Berater auf, was eine Trennung von Dingen erleichtert. Wenn man drei verschiedene Rollen im System hat, lässt sich leicht trennen, was man in Bezug auf Datenschutz tun kann und was nicht“, so Malene.

Sie lobt die gute Übersichtlichkeit, die Sympa bietet, in Bezug auf Herausforderungen wie Datenschutz, aber auch aus Sicht der Nutzer.

„Unser gesamtes Personal hat Zugang zum Mitarbeiterportal von Sympa. Zum Ändern von Adressen oder Bankverbindungen können sie direkt darauf zugreifen und die Daten ändern. Es lässt sie von zu Hause aus auf Gehaltsabrechnungen und Verträge zugreifen, wenn sie eine Gehaltsprüfung vornehmen müssen. Viele sagten, dass es in der Benutzung so einfach ist wie Facebook“, sagt Malene Hulkvist.