Es muss im Sommer 2019 gewesen sein, als sich die Gewichte in den internen Budgetdiskussionen verschoben. Die HR-Leitung hatte ein Argument verloren, das bislang immer zuverlässig funktioniert hatte. Plötzlich war die DSGVO-Compliance kein wirksames Druckmittel mehr für die Budgetgenehmigung.
Der Grund war klar: Nach Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 hatte es kaum weitere Änderungen gegeben. Unternehmen glaubten, keine größeren Anpassungen vornehmen zu müssen oder sie hatten sich für einen weniger aufwändigen Compliance-Ansatz entschieden.
Neue HR-Lösungen können die Arbeit von HR-Fachkräften effizienter und einfacher machen, aber die Werbeversprechen der Lösungsanbieter unterscheiden sich kaum voneinander und die Vorteile für den Rest des Unternehmens sind unklar. Seitdem die DSGVO kein wirkliches Thema mehr ist, hat die HR-Leitung ein Problem. Die alten Standardargumente ziehen nicht mehr als Begründung für neue HR-Lösungen und weiche Verkaufsargumente wie Betriebsklima und Mitarbeiterentwicklung finden in der Leitungsetage nicht immer Anklang. Für die HR-Leitung stellt sich damit die Frage, wie sie den Business Case für neue HR-Lösungen überzeugend gestalten kann.
1 – WEISEN SIE AUF DIE POSITIVEN AUSWIRKUNGEN AUF ANDERE UNTERNEHMENSFUNKTIONEN HIN
Ihre favorisierte HR-Lösung spart 6 Minuten pro Rekrutierung ein und steigert die Effizienz der Gehaltsabrechnung um 20%: Solche Argumente mögen verlockend sein, sind in den Augen des restlichen Unternehmens aber eher schwach. Sprechen Sie weniger über die Erleichterung Ihrer eigenen Arbeitsaufgaben und konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie andere Geschäftsfunktionen in Ihrem Unternehmen besser unterstützen können.
Die Erleichterung Ihrer Arbeitsaufgaben ist kein wirklich überzeugendes Argument. Setzen Sie andere Schwerpunkte!
Den CFO können Sie leichter überzeugen, wenn die neue HR-Lösung eine deutlich verbesserte Gehaltsprüfung ermöglicht und so die Finanzabteilung direkt unterstützt. Robuste Leistungskontrollen sind auch für den CFO und den CEO wertvoll, da sie empirisch aufzeigen, wer und was zur Geschäftsrentabilität beiträgt und wo Anpassungen erforderlich sind.
Und eine HR-Lösung mit integrierter Nachfolgeplanung würde das Unternehmen besser gegen plötzliche Personalwechsel an der Unternehmensspitze wappnen. Wenn ein hochrangiges Teammitglied zurücktreten sollte und die HR-Leitung eine reibungslose Nachfolge sicherstellen kann, stellt sie ihren Wert für den Vorstand unter Beweis.
2 – BERÜCKSICHTIGEN SIE DATEN AUS DEM GESAMTEN UNTERNEHMEN
Normalerweise würden Sie für eine HR-Wirtschaftlichkeitsberechnung die benötigten Daten zusammensuchen, eine Excel-Tabelle erstellen und einen ROI-Rechner integrieren. Doch mit so einer Berechnung werden Sie den CFO nicht überzeugen können, denn Ihr Business Case basiert nicht auf den Daten aus der Finanzabteilung.
Besser als dieser weit verbreitete Silo-Ansatz sind direkte Vorfeldgespräche mit dem CFO. Sprechen Sie mit dem Finanzvorstand ausführlich über die Aufgaben und Ziele der Finanzabteilung und lassen Sie die Erkenntnisse in Ihre Überlegungen einfließen. Zeigen Sie, welche konkreten Vorteile eine neue HR-Lösung für die Finanzabteilung bringen würde. Fragen Sie, ob Sie die Finanzdaten für Ihre Wirtschaftlichkeitsberechnung verwenden dürfen.
Verwenden Sie Zahlen und Fakten, denen alle Stakeholder vertrauen.
Diese Vorgehensweise empfiehlt sich auch für alle anderen Geschäftsfunktionen. Sobald Sie alle Entscheider*innen an Bord geholt haben, berechnen Sie den ROI für die einzelnen Abteilungen und für das gesamte Unternehmen. Ihre Wirtschaftlichkeitsberechnung berücksichtigt nun sowohl die Einzelziele als auch die Gesamtziele des Unternehmens und ist erheblich plausibler geworden.
3 -ARBEITEN SIE MIT ANBIETERN ZUSAMMEN, DIE SIE BEI DER PLANUNG NEUER ARBEITSWEISEN UNTERSTÜTZEN
HR-Lösungsanbieter haben ihre Stärken meist bei der Datenerfassung und Plattformflexibilität, schwächeln aber nicht selten bei der Entwicklung von Prozessen und Best Practices. Üblicherweise wird die Lösung genau auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten. Viele Unternehmen wissen oft aber gar nicht, welche Prozesse (Mitarbeiterbefragungen, Leistungsbeurteilungen usw.) am besten zu einer Organisation ihrer Größe und Struktur passen.
Hier können externe Dienstleister mit Außenperspektive von Vorteil sein.
Da Unternehmen und Lösungsanbieter zu Inseldenken neigen und Best Practices oft nicht weitergereicht werden, sollten Sie einen HR-Lösungsanbieter beauftragen, der zunächst Ihre wichtigsten internen Prozesse identifiziert und Ihnen ein System offeriert, das Ihre aktuellen und künftigen Anforderungen flexibel unterstützt. Anschließend sollte der Lösungsanbieter einen externen Fachdienstleister an Bord holen, der die Best Practices gemeinsam mit Ihnen entwickelt.
FAZIT
In der HR geht es letztlich immer um Mitarbeiterdaten. Bei richtiger Nutzung dieser Daten kann die HR-Leitung mit gezielten Maßnahmen zu Verbesserungen in der gesamten Organisation beitragen. Mit gut strukturierten Prozessen, beispielsweise für Umfragen zum Mitarbeiterengagement und für Leistungsbeurteilungen, kann sie die wahren Stärken und Schwächen des Unternehmens aufzeigen.
Sie kann dabei helfen, interne Silos aufzubrechen, das Management auf die realen Bedürfnisse hinzuweisen und auf künftige Herausforderungen aufmerksam zu machen, bevor diese zu echten Hürden werden. Indem Sie als HR-Leitung die internen Gestaltungsspielräume im Unternehmen erweitern, beweisen Sie Ihren Wert für das Unternehmen.
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