Ein typisches Merkmal erfolgreicher Beurteilungen ist eine offene Diskussion, in der sich beiderseitiges Vertrauen entwickeln kann. Da in den Diskussionen ein wechselseitiger Dialog möglich sein sollte, werden sie bevorzugt als Präsenzgespräche durchgeführt. Durch den Trend zum Homeoffice und die Verteilung von Teams über mehrere Standorte lassen sich Präsenzgespräche allerdings zunehmend schwieriger organisieren, und Sie müssen sich der Frage stellen, wie Sie Onlinegespräche planen können, die genauso effektiv sind.
Was macht eine erfolgreiche Beurteilung aus?
Richtig durchgeführt, ist sie ein ausgezeichnetes Instrument für das Teambuilding und die Mitarbeitermotivation. Sie kann die weitere Mitarbeiterentwicklung vorzeichnen und insgesamt das Verhältnis zwischen Belegschaft und Leitung vertiefen.
Erfolgreiche Leistungsbewertungen sind meist offene Diskussionen, in denen beide Seiten gegenseitiges Vertrauen entwickeln.
Da in den Diskussionen ein echter Dialog erfolgen sollte, finden sie in der Regel als Präsenzgespräche statt. Remote-Arbeit und die Verteilung von Teams über Standortgrenzen hinweg erschweren solche Präsenzgespräche allerdings, und Sie müssen eine Onlinelösung finden, die genauso effektiv ist.
Veränderungen in unserer Arbeitsweise machen konzeptuelle Veränderungen beim Führung- und Leistungsmanagement erforderlich. Erfreulicherweise gibt es für die Remote-Mitarbeiterführung eine Reihe von digitalen Tools. Aber funktionieren reine Online-Mitarbeitergespräche wirklich? Die digitalen Tools bringen zwar mehr Flexibilität in Ihre Prozesse, aber reicht das für persönliche Onlinediskussionen, die genauso aussagekräftig sein sollen wie Präsenzgespräche?
Die Antwort auf beide Fragen ist: Ja.
Wie bei allen digitalen Werkzeugen ist eine sorgfältige Auswahl nötig. Online-Leistungskontrollen müssen gut vorbereitet werden. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir unsere zehn wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Umstellung auf Onlinebewertungen zusammengestellt.
Zehn Tipps und Empfehlungen für erfolgreiche Online-Mitarbeitergespräche
1. SORGEN SIE FÜR EIN RUHIGES UMFELD
Für Onlinegespräche gelten dieselben Anforderungen wie für Präsenzgespräche. Die Teilnehmer müssen um eine förderliches Umfeld bemüht sein und ausreichend Zeit mitbringen.
Die Diskussion darf nicht einfach zwischen zwei andere Termine gequetscht werden. Die Teilnehmer sollten sich in einer ruhigen Umgebung aufhalten, in der es keine Störungen und Ablenkungen gibt.
Zusätzlich zur Tonübertragung sollte auch die Bildübertragung eingeschaltet sein.
Onlinechats werden oft bei ausgeschalteter Webkamera begonnen. Das kann viele Gründe haben: In der Organisation ist das so üblich, die Internetverbindung ist schlecht, die Teilnehmer*innen wollen nicht ungekämmt oder in Freizeitkleidung gesehen werden. Eine wirklich persönliche Gesprächsatmosphäre bildet sich aber nur, wenn sich die Teilnehmer*innen sehen können. Empfehlen Sie deshalb unbedingt das Einschalten der Webkamera.
2. SORGFÄLTIGE TECHNISCHE VORBEREITUNG
Beide Teilnehmer müssen sich umfassend auf das Bewertungsgespräch vorbereiten, wenn es ein Erfolg werden soll. Neben der inhaltlichen muss auch eine technische Vorbereitung erfolgen.
Vergewissern Sie sich, dass Sie die wichtigsten Funktionen Ihrer Konferenzsoftware beherrschen.
- Funktionieren Bild und Ton bei beiden Teilnehmern?
- Können Bildschirminhalte geteilt werden?
- Ist die Internetverbindung stabil?
- Sind die Zimmer frei von akustischen und optischen Ablenkungen?
Im Gespräch sollte es um inhaltliche Fragen gehen, nicht um technische Probleme, aber wir waren alle schon in Onlinemeetings, die mit technischen Problemen begannen. Solche Probleme verkürzen die Zeit für die eigentliche Diskussion und lenken die Aufmerksamkeit von den wirklich wichtigen Fragen ab.
3. STRUKTURIEREN UND STEUERN SIE DAS GESPRÄCH MIT GEEIGNETEN TOOLS
Onlineprogramme haben viele Vorzüge für die Entwicklung von Mitarbeiterbewertungen. Wie wäre es, wenn Sie diese Programme als Chance begreifen, endlich auf Stift und Papier zu verzichten und rein digital zu arbeiten?
Mit den passenden HR-Verfahren wird es einfacher, Gespräche klar zu strukturieren. Geteilte Bildschirminhalte sind eine praktische Möglichkeit, sich gemeinsam die Gesprächsplanung oder Bewertungsfragebögen anzusehen. Sie können vorstrukturierte Onlinefragebögen und Formularvorlagen nutzen und an Ihre Anforderungen anpassen.
Der einfache Zugriff auf andere gesprächsrelevante Unterlagen im HR-System erleichtert die Zielkontrolle und die Entwicklung auf Mitarbeiter- und Team-Ebene. Selbst auf höheren organisatorischen Ebenen ist eine Ziel- und Entwicklungskontrolle möglich.
Die Offline-Welt kann dabei durchaus einbezogen werden. Wenn Sie während des Gesprächs einen Kaffee trinken oder sich über Dinge aus der „realen“ Welt unterhalten, schaffen Sie einen gemeinsamen Bezugsrahmen mit dem Gesprächspartner.
4. GESPRÄCHE AUF AUGENHÖHE
Die Kriterien für ein gutes Bewertungsgespräch gelten auch für reine Onlinegespräche. Bewertungen sollten individuell, stimmig, fair, datengesteuert und perspektivisch sein.
Nutzen Sie die neuen technischen Gegebenheiten, ohne dabei den Verlauf vorheriger Präsenzgespräche zu ignorieren. Wenn Ihr Teammitglied mit dem letzten Bewertungsgespräch zufrieden war, sollten Sie die wesentlichen Gesprächselemente auch für die Onlinediskussion beibehalten.
Achten Sie besonders auf die Gesprächsführung. Manche Teilnehmer neigen dazu, das Gespräch an sich zu reißen und die Diskussion zu dominieren. Lassen Sie dem Gesprächspartner ausreichend Zeit!
In Diskussionen senden wir subtile Signale aus, die in Onlinegesprächen leicht untergehen können. Ermutigen Sie den Gesprächspartner, sich aktiv am Austausch zu beteiligen und lassen Sie ihn ausreden.
5. PROFITIEREN SIE VON DEN NEUEN MÖGLICHKEITEN
Nutzen Sie konsequent die Automatisierungs- und Unterstützungsfunktionen der Konferenzsoftware. So könnten Sie beispielsweise Erinnerungen und Termine zur Zielkontrolle einrichten, den Gesprächspartner um Feedback bitten (z.B. durch Fotos oder Emojis) oder dem Gespräch sogar einen spielerischen Charakter verleihen. Das Onlineformat bietet viele Möglichkeiten, Gespräche aufzulockern und interessanter zu gestalten.
Wenn beide Seiten gut vorbereitet sind und die Möglichkeiten des Onlineformats nutzen, können virtuelle Gespräche sehr erfolgreich sein.
Fordern Sie umfassendes Feedback vom Gesprächspartner ein und nutzen Sie es, um den Bewertungsprozess allgemein zu verbessern. Fragen Sie den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin nach jedem Gespräch, ob er oder sie mit dem inhaltlichen und technischen Ablauf und den getroffenen Vereinbarungen zufrieden ist.
Da Online-Gespräche meist kürzer und weniger ortsgebunden sind, können sie häufiger stattfinden und weniger streng strukturiert sein. Die neuen Kommunikationsformen bieten darüber hinaus auch die Möglichkeit, das Verhältnis zwischen Leitung und Belegschaft zu verbessern.
6. FEEDBACK VON BEIDEN SEITEN
Das Mitarbeitergespräch ist eine ausgezeichnete Gelegenheit, sich mit dem Beschäftigten vertrauensvoll über seine Leistung, Zufriedenheit und Ziele auszutauschen.
In einem guten Bewertungsgespräch geben und erhalten beide Seiten Feedback und ermutigen sich in einem offenen Austausch gegenseitig zu Verbesserungen. Wenn Sie das Gespräch mit positivem Feedback beginnen, haben Sie bessere Chancen, den Partner von der Notwendigkeit weiterer Verbesserungen zu überzeugen.
—
Wussten Sie schon?
In einem HR-System wie Sympa können beide Seiten auf die Notizen zu vorherigen Gesprächen zugreifen. Das erleichtert den sachlichen, fairen Austausch.
HANDELN SIE NACHVOLLZIEHBAR
Mit einem unternehmensweit einheitlichen Bewertungsformular lassen sich wichtige HR-Informationen erheben und speichern. Mit diesen Informationen können HR-Fachkräfte das aktuelle Know-how im Unternehmen abbilden und feststellen, welche zusätzlichen Fähigkeiten es benötigt.
Bewertungsformulare dürfen allerdings nicht überstrukturiert sein, sondern müssen Freiraum für die Gesprächsführung bieten. Beide Seiten müssen die Möglichkeit haben, offene Fragen zu stellen, die sich nicht einfach mit Ja oder Nein beantworten lassen. Durch offene Fragen verlagert sich die Diskussion praktisch automatisch zu den Themen, die wirklich wichtig sind.
Um Ihnen den Einstieg in eine gute Mitarbeiterbeurteilung zu erleichtern, haben wir diese Bewertungsvorlage zusammengestellt. Passen Sie die Vorlage an Ihren Bedarf an. Sie können die Fragen modifizieren, neue Fragen hinzufügen oder Fragen entfernen.
8. BEGRÜNDEN SIE DIE LEISTUNGSZIELE
Mitarbeiter*innen sind motivierter, wenn das Management erklärt, in welchem Zusammenhang ihre persönlichen Ziele mit der Unternehmensstrategie stehen. Die besten Ziele sind ehrgeizig und zugleich realistisch. Zum Abschluss des Gesprächs sollten sich beide Seiten einig sein, wie und wann die vereinbarten Ziele erreicht werden sollen.
9. SEIEN SIE FAIR
Alle Mitarbeiter*innen müssen fair und nach gleichen Maßstäben beurteilt werden. Für Mitarbeiter*innen mit den gleichen Aufgaben müssen auch die gleichen Anforderungen gelten. Auch unter diesem Aspekt ist ein unternehmensweit einheitliches Formular hilfreich. Dabei darf jedoch nicht vergessen werden, dass jede Führungskraft in gewissen Grenzen eigene Maßstäbe hat – manche bewerten strenger, andere nachsichtiger – und dass für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin individuelle Anforderungen gelten.
10. GEHEN SIE SYSTEMATISCH VOR
Der Trendbericht Zukunft der Arbeit für 2022 zeigt, dass 28,5% der Unternehmen jährliche Leistungskontrollen bevorzugen, während 23,5% auf monatliche Kontrollen setzen.
In dieser Frage gibt es kein richtig oder falsch.. Jährliche Gespräche sind für die langfristige Planung von Vorteil, während ein kontinuierlicher Austausch für einen guten Informationsfluss zwischen Leitung und Belegschaft sorgt. Unabhängig von ihrer Häufigkeit sollten die Gespräche systematisch, ehrlich und konstruktiv sein.
BEREIT FÜR BESSERE BEWERTUNGSGESPRÄCHE?
Effektive Mitarbeiterbewertungen vermitteln den Beschäftigten das Gefühl, dass ihre Arbeit sinnvoll ist und sie ihr Wissen anwenden können, um die vereinbarten Ziele zu erreichen.
Wenn Sie einen Teil Ihrer Mitarbeitergespräche online durchführen, bietet sich eine ausgezeichnete Gelegenheit, die aktuellen Bewertungsprozesse aus einer neuen Perspektive zu beurteilen.
Zudem zeigen Untersuchungen der Society for Human Resource Management, dass bei Mitarbeiter*innen, die sich regelmäßig mit ihren Vorgesetzten austauschen, die Wahrscheinlichkeit, zufrieden mit der eigenen Arbeit zu sein, dreimal größer ist.
—
Sie haben jetzt alle erforderlichen Informationen, um Ihre Mitarbeiterbewertung zu verbessern. Die vorstehenden Empfehlungen helfen Ihnen, die Mitarbeitergespräche aussagekräftiger zu gestalten – zum Vorteil beider Gesprächspartner.
