Att upphandla ett HR-system – hitta det rätta för din organisation

Upphandlingsguide för HR-system

Del 1

Förord från vår vd

Del 2

10 skäl till varför din organisation behöver ett HR-system

Köpprocessen steg för steg

Hur man väljer rätt HR-system och systemleverantör

Del 3

Är Sympa HR rätt för din organisation?

Vad är nästa steg?

Förord från vår vd

HR blir ständigt allt viktigare och samtidigt alltmer komplicerat. Det är därför fler och fler HR-chefer söker tekniska lösningar för att automatisera rutinuppgifterna och få mer tid att stödja medarbetarna på de områden där deras sakkunskaper tillför mest värde.

För att få ut det mesta av de teknologiska lösningarna inom HR måste du välja rätt HR-system – och rätt systemleverantör. Därför har vi sammanställt den här praktiska guiden med samlade erfarenheter från vårt arbete det senaste decenniet att tillhandahålla avancerad teknologi för HR.

I den här e-guiden tittar vi närmare på varför modern HR kräver ett avancerat HR-system, ger dig råd om hur du väljer rätt system för just din organisation och ger dig en inblick i vad som väntar under det första året med det nya systemet.

Vi menar att HR alltid är lokalt till sin natur, och det finns inte två organisationer som är exakt lika. En bra leverantör ska naturligtvis aldrig försöka pracka på dig ett system som inte är rätt för dig och din organisation. Jag hoppas att du väljer Sympa HR eftersom det är det system som bäst uppfyller dina behov. Om så inte är fallet hoppas jag att den här guiden ändå kommer till nytta.

Med lyckönskningar om framtida framgång,
Keijo Karjalainen, Sympas vd och grundare

Del 2

10 skäl till varför din organisation behöver ett HR-system

Då börjar vi! Eftersom du har kommit så här långt är vi övertygade om att du redan är mycket medveten om att digitalisera dina HR-processer med rätt system kan medföra stora fördelar för din organisation. Men vet du verkligen vad ett modernt HR-system kan göra?

Att implementera ett HR-system får inte bara handla om att överföra och digitalisera nuvarande processer, utan bör också leda till nytänkande och omstrukturering av arbetet.

När man funderar på att upphandla ett HR-system är det bra att ta ett kliv tillbaka och i lugn och ro identifiera fördelarna med systemet – och i synnerhet hur din organisation ska kunna dra nytta av det.

Här är tio viktiga punkter att tänka på vid HR-digitalisering. Många av dessa kommer från vår HR i Norden-undersökning (2018).

1. Datateknik stöder större förändringar i HR

Rollen som HR-medarbetare har genomgått stora förändringar under årtionden och förändringstakten visar inga tecken på att avta. Det är just datateknik som är kärnan i övergången till nästa HR-våg, där HR befäster sin ställning som en absolut nödvändig del av organisationen och intar sin rättmätiga plats vid ledningsborden.

HR-rollen går i allt högre grad mot att leverera affärsvärde. Att jobba med HR innebär inte längre att bara vara administratör. I stället intar man sin plats vid borden där de viktigaste verksamhetsbesluten fattas. Den här förändringen beror bland annat på att man kan visa påtagliga effekter av HR-arbetet i både ekonomiska resultat och organisationens effektivitet.

Som ett resultat av detta förändras även HR-systemen. Ett modernt HR-system ska inte bara vara ett enkelt program för att underlätta rutinmässigt HR-arbetet, utan en betydelsefull teknisk lösning som stöder hela skalan av HR-uppgifter.

Som HR-medarbetare har du nu bättre verktyg än någonsin tidigare för att dra full nytta av dina kunskaper och bidra till organisationens framgång.

2. Rätt system frigör din tid så att du kan utföra det arbete du är bäst på

Enligt en studie från Center for Effective Organizations vid University of California ägnar HR-medarbetare bara en fjärdedel av sin tid till värdeskapande uppgifter som kompetens- och karriärutveckling eller att finnas som en strategisk partner i verksamheten.

Utan ett HR-system gör dina nuvarande arbetsprocesser att du ägnar mer tid än du skulle vilja på rutinuppgifter och inte tillräckligt på värdeskapande specialistarbete – det arbete där din HR-kompetens kommer till sin fulla rätt.

3. Var en föregångare – det är inte alla som är där än

Den del HR-avdelningar använder fortfarande väldigt få digitala hjälpmedel. Vanligt är att de organisationerna har flera olika system för olika uppgifter. Systemen kanske heller inte kommunicerar med varandra, vilket skapar hinder för dataflödet, försvårar datahanteringen och försämrar datakvaliteten.

En undersökning som vi genomförde 2018 visade att bara drygt 74 % av de tillfrågade organisationerna i Norden hade en komplett HR-lösning på plats. Om dessa lösningar är framtidssäkrade eller inte är en öppen fråga som snart kan få sitt svar då två tredjedelar av de tillfrågade svarade att de hade som ambition att öka automatiseringen av HR-datahanteringen de närmaste två åren.

4. För att fatta datadrivna beslut behöver du rätt verktyg

Nu för tiden råder ett överflöd av data. Att gå från beslutsfattande som bygger på magkänsla till datadrivet beslutsfattande förutsätter att HR-medarbetarna har den kompetens och de tekniska förutsättningar som krävs för att tolka data och göra den begriplig. Annars står man där med en ständigt växande höstack av data och letar efter den gömda nålen.

Ett överflöd av data väcker också andra frågor. Eftersom det finns uppgifter om nästan allt och alla i personalen i ett HR system, varav mycket är känslig information, är det allt viktigare med datatransparens och dataintegritet. En strategi för HR-data som överensstämmer med moderna integritetsregler förutsätter att HR-medarbetarna har tillgång till verktyg som ger dem full kontroll över data. Detta är ett av de viktigaste argumenten för att ha ett fungerande HR-system på plats.

5. Analytics – inte bara siffror

När data är på plats är nästa steg att få ordning på rutinerna för HR-analyser. Enligt vår undersökning innebär HR-analys fortfarande rapportering för de flesta inom HR, ett område som man uppgav sig behärska hyfsat bra (1,93). När det gäller prediktiv analys är bedömningen ännu lägre (1,59). Det är tydligt att det talas mycket mer om båda än de faktiskt används.

Utan data blir det förstås ingen analys. Att samla in personuppgifter i ett enhetligt HR-system är därför det första steget i att bygga upp analyskapaciteten och börja dra nytta av allt som systemet har att erbjuda.

6. Prediktiv analys är en möjlighet som inte bör tappas bort

Få organisationer får ut mesta möjliga av sina HR-analyser, och ännu färre av prediktiva analyser. Med stöd av bra data och korrekt användning kan prediktiv analys identifiera orsakssambanden mellan olika händelser såsom sambandet mellan nytt kontor och personalomsättning.

Genom att identifiera orsakerna till att personal lämnar företaget kan åtgärder vidtas för att minska personalomsättningen, vilket normalt också minskar kostnaderna för hela organisationen.

7. Rätt HR-system stöder utvecklingsinitiativ inom kompetenshantering

De senaste årens förändring av HR kräver att den datateknik som används måste stödja olika utvecklingsinitiativ och processer, inte bara det administrativa arbetet. Vår undersökning identifierade kompetenshantering som ett av de viktigaste områdena för HR i Norden. Kompetenshantering är ett hett ämne som exempelvis innefattar analys av kompetenser, kompetensgap och profilering.

Hantering av kompetenskartor och att kunna koppla kompetenser till arbetsroller och affärsstrategier fick en låg genomsnittlig siffra bland de svarande. Det betyder, med andra ord, att en majoritet känner att kompetenshantering är en utmaning, trots att det rör sig om ett av de vanligaste prioriterade områdena bland de tillfrågade organisationerna.

8. Verktyg för förändringsarbete och bra översyn

Ett annat område som vår undersökning identifierat som problematiskt för många inom HR är bristen på verktyg för att få en överskådlig bild över verksamheten. 95 % av de tillfrågade ansåg att det fanns utrymme för förbättringar när det gäller att hantera verksamhetsprocesser och transparens.

Likaså är processer och verktyg för chefer och ledare i behov av förbättringar, särskilt för att hantera förändringar. Förändringshantering är en viktig angelägenhet i många organisationer och HR förväntas i allt högre grad leda eller spela en aktiv roll i förändringsprojekt.

9. HR via mobila enheter

Mobila enheter styr våra liv. Men bara omkring en av tre av de tillfrågade i vår HR i Norden-undersökning använde HR-verktyg på mobila enheter. Med tanke på datateknikutvecklingen och hur vi lever och arbetar är det absolut nödvändigt att ha tillgång till de viktigaste HR-verktygen var och när som helst. Det är därför ett måste för alla moderna HR-system att ha den viktigaste funktionaliteten i såväl datorn som i mobiltelefonen eller surfplattan.

10. Rätt datateknik lägger grunden för expertbeslut

Att hantera och utveckla HR-processer kräver rätt datateknik. Vi människor kan helt enkelt inte bearbeta så stora mängder data på ett effektivt sätt. Men tack vare den information och analys som ett bra system tillhandahåller kan HR ännu effektivare göra det som datorer inte kan – nämligen att fatta expertbeslut.

Det finns dock en hel del osäkerhet om hur man väljer rätt system. Att implementera ett HR-system går inte snabbt och är inte helt enkelt. Såväl upphandling som implementering och förändringsarbetet efteråt är processer som bör utföras både tillförsiktligt och med övertygelse.

Så härnäst tittar vi närmare på de frågor du bör ställa till leverantörerna för att säkerställa att ni får de verktyg ni verkligen behöver.

Köpprocessen steg för steg

1. Tänk på din organisation och dess behov

Några av de saker du kan fundera på är:

• Organisationens storlek
• HR-verksamhetens karaktär
• Vad är absolut nödvändigt att systemet klara av?
• Vilka snabba vinster kan uppnås med ett nytt system? Vad kan vänta?

Det är bra att börja i liten skala eftersom implementeringen är ett stort projekt.

2. Ta fram en preliminär lista över de tekniska systemkraven

Att skriva upp alla krav på HR-systemet är definitivt värt besväret. Vi har gjort uppgiften lite enklare genom att lägga till små övningar i den här guiden som hjälper dig att arbeta fram dina systemkrav.

3. Läs på om de olika alternativen som finns på marknaden

Det finns en mängd matnyttiga guider och annat material online som du kan använda för att läsa på om marknaden. Använd också dina nätverk, prata med branschkollegor och besök mässor och andra HR-event.

4. Kontakta systemleverantören och kom överens om ett demomöte

När du väl har en tydligare uppfattning om vad du vill är det dags att borra sig ner i detaljerna och få grepp om de olika systemen. Att testa systemen själv i en demo-miljö är alltid bra, men det är alltid bäst att först ha gjort sin hemläxa så man vet vad man testar.

5. Ha en levande dialog med leverantören om dina behov

Kom ihåg att ha en aktiv dialog med leverantören från början till slut. Din utgångspunkt och var du hamnar kan se väldigt olika ut och du kan behöva se över dina befintliga processer. Bolla idéer tillsammans med din leverantör och var öppen för nya idéer.

Om din organisation är stor och har liten erfarenhet av implementationsprojekt kan det löna sig att anlita en extern konsult som hjälper till med förändringsarbetet.

6. Involvera rätt personer internt

Vem fattar besluten? Om ni är flera om besluten gäller det att involvera dem tidigt i upphandlingsprocessen. Se till att ta fram argument eller ett business-case som stöder inköpet.

• Se till att ha koll på budgeten.
• Vilka är intressenterna? För en diskussion med IT-avdelningen, vd, ekonomichefen och alla andra relevanta intressenter.
• Involvera chefer och andra systemanvändare tidigt för att göra både implementationen och förändringsarbetet efteråt enklare när systemet väl har köpts in.

Hur man väljer rätt HR-system och systemleverantör

Ingen vill bli sittande med fel system, eller med fel systemleverantör. I valet av HR-system är det framför allt två saker som är viktiga:

1) kraven på systemet
2) relationen med systemleverantören

Låt oss först fundera på systemkraven. De viktigaste uppgifterna i ett HR-system är att lagra, validera och uppdatera data. Att kunna skapa värdeskapande processer uppbackade av datateknik förutsätter att du har din masterdata på plats. Du måste också kunna lita på att din data alltid är säker och att den uppdateras automatiskt.

Tappa inte bort dina prioriteringar och distraheras inte av alla spännande men irrelevanta alternativ som ett nytt HR-system kan erbjuda. Se till att systemet erbjuder bra verktyg som stöder de viktigaste processerna du behöver hantera. Fokusera på det väsentliga.

Utöver det, håll utkik framåt i tiden. Välj ett system som inte bara klarar dagens utmaningar utan också hjälper dig under åren framöver. Systemet ska växa med organisationen, både när det gäller personalstyrkan och utvecklingen av HR-processerna.

Svara på dessa fem frågor innan du väljer ett HR-system:

1. Hur säkerställer systemet att er viktigaste HR-data alltid är tillgänglig för rätt personer vid rätt tidpunkt?
Systemet bör ha en analysfunktion kopplad till de viktigaste HR-aktiviteterna. Data ska kunna samlas in, bearbetas och göras tillgänglig i ett användbart format i realtid. Ett bra alternativ att titta på är möjligheten att presentera data i en dashboard för att säkerställa att de viktigaste siffrorna är tillgängliga för rätt personer.

2. Stöder systemet utformning av HR-processer med medarbetaren som utgångspunkt?
Företagen fokuserar allt mer på medarbetarnas upplevelser. I en tuff kamp om de bästa talangerna är det inte tillräckligt att enbart erbjuda en hög lön. Företagen måste se över sin verksamhet utifrån medarbetarnas perspektiv och HR-systemet måste stödja detta.

3. Stöder systemet en agil anställningskultur?
First employers started the push for greater flexibility, now employees expect flexibility too. People leave and return, others work seasonally, some work remotely, others as contractors. All that needs proper management.

4. Kan systemet växa med organisationen?
Alla HR-system bör stödja organisationens behov av förändring. Därför är flexibel kompetensuppföljning och kompetensbyggande viktiga inslag i ett bra HR-system. Du vill vara framför kompetenskurvan – inte bakom den, eller hur?

5. Utvecklas systemet ständigt med hjälp av agila metoder?
Leta efter lösningar som är under ständig utveckling. Du vill att ditt HR-system ska vara lätt att anpassa allteftersom omständigheter och bestämmelser förändras och tekniken utvecklas. Nyckeln är att kunna vara agil. Om varje mindre anpassning och förändring kräver en armé av konsulter och utvecklare är det dags att titta på en annan lösning.

Viktiga krav på systemleverantören

Som köpare bör du kunna systemkraven på dina fem fingrar. Det är dock lika viktigt att bedöma systemleverantörens egenskaper och pålitlighet. Här kommer några viktiga krav som en systemleverantör bör uppfylla:

1. Att de agerar transparent

Du vill förstås ha en leverantör som hela tiden agerar öppet och transparent. Leverantören bör kunna visa vilka fördelar deras lösning har för just din organisation, både i ekonomiska termer och i det värde den tillför.

2. Att de förstår din budget

Leverantören ska hjälpa dig att få en så effektiv lösning som möjligt inom din budget och andra begränsningar. Om det finns avvägningar att göra vill du ha hjälp med att beräkna vilka val som är mest gynnsamma.

3. Att de förstår din verksamhet

Du vill ha en leverantör som förstår din verksamhet, dina prioriteringar och dina behov.

4. Att de har en strategisk förståelse för din framtid

Du vill också dra nytta av din leverantörs expertkunskaper, inte bara av deras system. Samarbeta med någon som kan sätta sig in i din situation och visa på bättre sätt att arbeta, bättre processer, nya möjligheter och nya idéer som hjälper dig att nå dina mål.

5. Att de har ditt bästa i åtanke

Framför allt vill du samarbeta med en leverantör som inte är beredd att sälja ett system som inte passar dig. Det finns inget system som passar alla.

Bra systemleverantörer har ofta sina referenskunder att tacka för en stor del av sin framgång. Det är inte i någons bästa intresse att sälja ett olämpligt system. Inför en upphandling bör du lära dig tillräckligt om HR-system för att kunna bedöma trovärdigheten i leverantörernas försäljningsargument.

En leverantör kan välja att antingen utnyttja en kunds bristande kunskaper eller försöka sätta sig in i kundens situation. Allt handlar om tillit och säljarens förmåga att se hur – och om – den erbjudna lösningen kan vara rätt för kunden.

Del 3

Är Sympa HR rätt för din organisation?

Sympa bestämde sig redan från början att ta fram ett system som underlättar yrkeslivet för alla inom HR. Vår lösning, Sympa HR, sköter de vardagliga uppgifterna och hjälper HR-medarbetarna i deras arbete att stötta kollegorna, utveckla deras karriärer och hjälpa organisationen att uppnå sina strategiska mål.

Sympa HR är utformat för att vara mycket anpassningsbart; under implementeringen arbetar vi tillsammans med dig för att matcha vår lösning med dina processer. När vi sätter oss ner med en kund för att planera den nya lösningen försöker vi hålla alla idéer på bordet. Ganska ofta leder processen till att våra kunder omprövar och anpassar sitt sätt att arbeta för att dra nytta av de möjligheter som den nya tekniken ger och/eller för att de inser att det finns mer effektiva sätt att arbeta.

Efter implementeringen ser våra kunder ofta en ökad nöjdhet med olika HR-processer bland deras anställda. Ofta märker de också att de plötsligt har timmar eller till och med dagar att ägna åt mer värdeskapande uppgifter.

Om du vill ha mer kött på benen när det gäller den typ av resultat vi producerar är det bara att läsa vidare.

Vad händer när Sympa HR implementeras?

Vi är stolta över hur nöjd Sympa HR kan göra dig.

Enligt en studie utförd av Gartner skedde en snabb och kraftig ökning av hur nöjd man är med de områden som hanterades av Sympa HR. Ytterligare förbättringar sågs ett år efter implementeringen.

Sympa HR sparade massor med tid. Allra mest nytta av Sympa HR hade ledarna i organisationerna, som sparade omkring tre timmar i veckan eller nästan två hela dagar per månad på rutinmässiga uppgifter. För HR-chefer ökade tillfredsställelsen med processerna kring hantering av personuppgifter med 26 procent, medan den positiva bedömningen av kompetensuppföljning steg med 17 procent.

Siffrorna kommer från vår studie utförd av Gartner 2014/2015.

Vad är nästa steg?

Argumenten för ett modernt HR-system är starka – inte minst eftersom investeringen börjar betala av sig nästan omedelbart. Ett orosmoment är implementeringen. Vad händer om allt går fruktansvärt fel?

Ja, implementeringen kan vara riskfylld, kostsam och tidskrävande. I mindre smidiga system som kräver en smärre armé av konsulter – något som är vanligt med äldre system – kan resultatet av misslyckade implementationsprojekt bli katastrofala.

Men den enkla sanningen är att risker kan hanteras. Genom att vara medveten om fallgroparna och genom ordentlig planering kan de flesta problemen undvikas. Med rätt leverantör som partner kan oförutsedda problem nästan alltid övervinnas. En lyckad implementering förutsätter bra samarbete, öppen kommunikation och engagemang för att kunden ska lyckas.

Det viktigaste för ett lyckat implementationsprojekt:

• Tydlig ägande av projektet
• Transparenta mål
• Tilldelning av nödvändiga resurser
• Kommunikation och samarbete med leverantören

Om du har några funderingar eller frågor så är det bara att kontakta oss på Sympa. Och när du är redo att införa ett nytt HR-system kan vi sätta oss ner och visa dig exakt vad Sympa kan göra med just din data – så att du får en förhandstitt på hur det skulle fungera i verkliga livet.