
1. Brist på ägarskap och styrning
Ju tydligare ansvarsområden och starkare känsla av vem som äger projektet, desto bättre resultat. Att leda förändring, utvärdera HR-processer och sköta andra interna uppgifter under implementeringsprojektet kräver din organisations aktiva deltagande. I många fall krävs också att din projektledare ställer sig vid rodret.
Att framgångsrikt styra ett projekt kräver tydliga ramverk och riktlinjer för både ledarskap och ansvar. Din projektledare ska ha ett tydligt mandat att fatta nödvändiga beslut inom den satta tidsramen. Där beslut behöver fattas högre upp ska ledande beslutsfattare vara aktivt involverade och ordentligt införstådda, så att besluten inte försenas.
Att ha kontinuitet inom projektgruppen är en stor tillgång. Om nyckelpersoner lämnar teamet under implementeringen kommer deras ersättare behöva onboarding och information om vad som hänt fram till dess. Ibland går det här inte att undvika, och i de fallen ska din systemleverantör se till att den nytillkomna personen snabbt kan fylla sin föregångares skor.
För att sammanfatta vikten av ägarskap: en genomtänkt intern struktur, med tydlig tidsplanering, roller och ansvarsområden minimerar risken för förseningar, frustration och slöseri med resurser.

2. Brist på interna resurser
Ibland underskattar organisationer helt enkelt hur mycket arbete en systemimplementering kräver, särskilt i och med att det finns ett par saker som din leverantör inte kan göra åt dig. Att inte lyckas med att lägga tillräckliga resurser på en implementering sätter projektet på spel.
Redan från början är det av yttersta vikt att teamen hos både leverantören och er organisation förstår sina uppgifter och hur mycket arbete det handlar om.
Till exempel finns det nästan alltid vissa hemläxor och förberedelser för kunden att ta sig igenom innan implementeringen kan påbörjas. I vissa fall handlar det om att rensa eller importera data. Det kan även handla om att skapa en tydlig bild av alla behov som mjukvaran är tänkt att möta. Senare under implementeringen kan det röra sig om tester och finslipning.
Om du är engagerad, tar ansvar och gör förberedelserna som leverantören ber dig om kan du minimera förseningar och se till att projektet levererar alla fördelar som du hoppas på.

3. Brist på engagemang
Ett citat av Amazons grundare, Jeff Bezos, lyder: ”den som har satt igång något ska ge det sitt allt”. Du kan vara oense med kollegor, men om du ger dem grönt ljus för ett projekt måste du backa dem fullt ut. Det finns ingen poäng med att starta något och sedan hoppas, i hemlighet eller öppet, att det ska misslyckas.
Ett vanligt symptom på bristande engagemang är att interna diskussioner under projektets gång saknas. Om du är dedikerad till något kommer du vilja prata om det och finputsa varje liten detalj.
Implementeringsprojekt involverar ofta bland annat kickoff-möten, workshoppar och ett avslutande möte. Det kan vara frestande att hoppa över de här delarna, men de är nästan alltid otroligt värdefulla. Genom att se till att alla är engagerade i dessa möten säkerställer du att projektet är på rätt spar och att teamet har sammanhållning, entusiasm och fokus på sitt gemensamma mål.
Din organisation bör också vara engagerad i att omdefiniera HR-processerna. Detta innefattar analyser av vilka processer som fungerar, vilka som borde finslipas och vilka som är irrelevanta eller daterade, eftersom en ny HR-lösning kommer inte lösa problemen med dina processer av sig själv. Att implementera en lösning är det bästa tillfället att ifrågasätta allt som tas för givet inom HR-arbetet och utföra en grundlig utvärdering. Att implementera en HR-lösning får dig att tänka igenom dina egna processer, ifrågasätta dem och släppa det som är onödigt. När det här arbetet är klart kommer det kunna betala tillbaka för sin egen kostnad, på flera sätt.

4. Brist på kommunikation
Man kan inte lägga allt ansvar för kommunikationen på antingen kund eller leverantör. Kommunikation är en gemensam process. En leverantör måste göra sitt bästa för att öppna upp kanaler, lyssna, svara och finnas tillgänglig utan förbehåll. De bästa teamen kommunicerar fritt, även över organisatoriska gränser.
Ifall någon känner att de inte vågar fråga leverantören eller sitt eget team om något måste problemet tas upp. Delvis kan denna brist på kommunikation handla om att vi alla är mänskliga. De flesta vill helst inte ställa “dumma frågor” i stil med ”hur fungerar det här?” eller ”hur kan jag få ut så mycket som möjligt av den här mjukvaran?”. Hur som helst handlar problemet framförallt om att organisationen eller teamet inte uppmuntrar till öppen kommunikation, vilket kan få allvarliga konsekvenser.
Om kommunikationsproblemen inte går att lösa leder det ofta till felaktig information eller data, behov av att göra om delar av projektet och oundvikligen förseningar.
Var klar från början och kommunicera tydligt kring vem som har kunskap i vilka områden. Se till att båda sidor vet att de ska tänka på och kommunicera glasklart kring vissa faktorer som kan påverka tidsplaneringen, tillgängliga resurser och utplacering av systemet.

5. Brist på målbild
Om du inte vet vart du ska är det svårare att ta dig dit. I nästan varje projekt är flexibilitet en bonus. Sätt tydliga mål från början och ha regelbundna uppföljningstillfällen så att du vet att du är på väg åt rätt håll. Om en väg blockeras, ta en annan. Om en funktion inte levererar det du vill, var förberedd att tänka om. En tydlig målbild och uppfattning om omfånget av vad du vill uppnå bidrar till att du kommer fram till slut, oavsett hur vägen dit ser ut.
Leverantörens team finns där för att hjälpa dig nå dina mål, men kan inte bestämma din målbild åt dig. Det är en fördel att ha en tydlig överblick över dina processer. Om du bestämmer dig för ändringar under projektets gång, vilket ibland är oundvikligt, påverkar det arbetet och kan resultera i förseningar. Men med en tydlig målbild kan du hantera dessa situationer på ett mer konstruktivt sätt.