Grundstenarna för framgångsrik implementering av HR-system

Nu sätter vi igång!

Att implementera nya IT-lösningar och börja använda ny mjukvara kan leda till både mardrömmar och ångest. Det kan vara en stresskälla för vilken IT-specialist som helst, men givet att många som arbetar inom HR inte har en bakgrund inom systemimplementering kan det kännas rent utsagt skrämmande. Historier om mjukvaruprojekt som har gått fel och orsakat kaos för organisationer är inte svåra att hitta.

De goda nyheterna är att det inte behöver bli så för dig. I och med att fallgroparna är vanliga och dyker upp gång på gång finns välbeprövade strategier för att undvika dem. Vi har samlat alla våra bästa tips i den här guiden, för att hjälpa dig undvika de vanligaste fällorna och göra dig till en expert inom implementering av HR-system.

Vi har skrivit den här guiden utifrån erfarenheten av över 700 implementeringar och bidrag från våra experter (bland annat projektledare och systemkonsulter. Erfarenheten som speglas här kommer inte enbart från Sympa HR, utan även från implementeringar av ett brett spektrum av andra mjukvaror och IT-inriktningar. Vi har samlat nyttiga riktlinjer och insiderkunskap som de flesta konsulter aldrig skulle drömma om att avslöja, så att du ska få en ordentlig chans att bli din egen organisations expert.

Vi är stolta över att kunna presentera en praktisk guide med tydliga steg-för-steg-instruktioner som säkerställer att implementeringen av din HR-lösning blir framgångsrik. Även om teknik kanske inte är din specialitet kommer du kunna känna kontroll och ta en aktiv roll i att styra projektet. Vi hoppas att den här guiden ska ge dig både tips och självförtroendet som krävs för att leda en smidig och snabb implementeringsprocess inom din organisation, samtidigt som du får hjälp att leverera resultaten du är ute efter.

Slutet gott, allting gott

Din första fråga till konsulten eller teamet som ska sköta din mjukvaruimplementering, redan innan ni kommer igång, borde vara ”när kan jag bli av med er?”. Om det inte finns någon slutpunkt i sikte, ens från start, så arbetar du med fel människor.

Om evigt konsultande är din mjukvaruleverantörs främsta mål kommer de ge dig kostnadsförslag utan tidsbegränsning och ett projekt som aldrig når ett ordentligt slut. Bra mjukvaruföretag vill att deras bästa projektgrupper ska finnas tillgängliga för att ta hand om nya implementeringar och ser till att deras kunder når ett läge där de kan köra och utveckla systemet på egen hand. Självklart erbjuder bra leverantörer en strålande kundtjänst, men ingen vill behöva ringa dit hela tiden.

Därför borde det ligga i båda parters intresse att göra implementeringen framgångsrik inom en överenskommen tidsram.

Du är nyckeln till din egen framgång

Implementeringen av en HR-lösning ska aldrig vara något som bara ”händer”. En framgångsrik implementering kräver att båda parter använder sina kompetenser och kunskaper. Som kund ska du förstå var du står, vad som måste förändras och vilka mål du har. Din mjukvaruleverantör ska inte bara känna sin teknologi utan och innan, de ska även kunna skicka ut rätt personer med expertis inom kundens område. Till exempel skapar vi på Sympa både tekniska lösningar och kan HR. Utöver det gör vi det till en poäng att förstå kundernas verksamhet och att bidra med vår kunskap och best practice.

Nu när vi har gått igenom grunderna kan vi fortsätta med att avslöja de fem vanligaste problemen som dyker upp i implementeringsprojekt för HR-system, men lika väl i andra IT-sammanhang. Fortsätt läsa ända till slutet, eftersom vi även ger dig fem lösningar som förebygger eller i alla fall minimerar de här problemen. Vi önskar dig lycka till med ditt implementeringsprojekt!

1. Brist på ägarskap och styrning

Ju tydligare ansvarsområden och starkare känsla av vem som äger projektet, desto bättre resultat. Att leda förändring, utvärdera HR-processer och sköta andra interna uppgifter under implementeringsprojektet kräver din organisations aktiva deltagande. I många fall krävs också att din projektledare ställer sig vid rodret.

Att framgångsrikt styra ett projekt kräver tydliga ramverk och riktlinjer för både ledarskap och ansvar. Din projektledare ska ha ett tydligt mandat att fatta nödvändiga beslut inom den satta tidsramen. Där beslut behöver fattas högre upp ska ledande beslutsfattare vara aktivt involverade och ordentligt införstådda, så att besluten inte försenas.

Att ha kontinuitet inom projektgruppen är en stor tillgång. Om nyckelpersoner lämnar teamet under implementeringen kommer deras ersättare behöva onboarding och information om vad som hänt fram till dess. Ibland går det här inte att undvika, och i de fallen ska din systemleverantör se till att den nytillkomna personen snabbt kan fylla sin föregångares skor.

För att sammanfatta vikten av ägarskap: en genomtänkt intern struktur, med tydlig tidsplanering, roller och ansvarsområden minimerar risken för förseningar, frustration och slöseri med resurser.

2. Brist på interna resurser

Ibland underskattar organisationer helt enkelt hur mycket arbete en systemimplementering kräver, särskilt i och med att det finns ett par saker som din leverantör inte kan göra åt dig. Att inte lyckas med att lägga tillräckliga resurser på en implementering sätter projektet på spel.

Redan från början är det av yttersta vikt att teamen hos både leverantören och er organisation förstår sina uppgifter och hur mycket arbete det handlar om.

Till exempel finns det nästan alltid vissa hemläxor och förberedelser för kunden att ta sig igenom innan implementeringen kan påbörjas. I vissa fall handlar det om att rensa eller importera data. Det kan även handla om att skapa en tydlig bild av alla behov som mjukvaran är tänkt att möta. Senare under implementeringen kan det röra sig om tester och finslipning.

Om du är engagerad, tar ansvar och gör förberedelserna som leverantören ber dig om kan du minimera förseningar och se till att projektet levererar alla fördelar som du hoppas på.

3. Brist på engagemang

Ett citat av Amazons grundare, Jeff Bezos, lyder: ”den som har satt igång något ska ge det sitt allt”. Du kan vara oense med kollegor, men om du ger dem grönt ljus för ett projekt måste du backa dem fullt ut. Det finns ingen poäng med att starta något och sedan hoppas, i hemlighet eller öppet, att det ska misslyckas.

Ett vanligt symptom på bristande engagemang är att interna diskussioner under projektets gång saknas. Om du är dedikerad till något kommer du vilja prata om det och finputsa varje liten detalj.

Implementeringsprojekt involverar ofta bland annat kickoff-möten, workshoppar och ett avslutande möte. Det kan vara frestande att hoppa över de här delarna, men de är nästan alltid otroligt värdefulla. Genom att se till att alla är engagerade i dessa möten säkerställer du att projektet är på rätt spar och att teamet har sammanhållning, entusiasm och fokus på sitt gemensamma mål.

Din organisation bör också vara engagerad i att omdefiniera HR-processerna. Detta innefattar analyser av vilka processer som fungerar, vilka som borde finslipas och vilka som är irrelevanta eller daterade, eftersom en ny HR-lösning kommer inte lösa problemen med dina processer av sig själv. Att implementera en lösning är det bästa tillfället att ifrågasätta allt som tas för givet inom HR-arbetet och utföra en grundlig utvärdering. Att implementera en HR-lösning får dig att tänka igenom dina egna processer, ifrågasätta dem och släppa det som är onödigt. När det här arbetet är klart kommer det kunna betala tillbaka för sin egen kostnad, på flera sätt.

4. Brist på kommunikation

Man kan inte lägga allt ansvar för kommunikationen på antingen kund eller leverantör. Kommunikation är en gemensam process. En leverantör måste göra sitt bästa för att öppna upp kanaler, lyssna, svara och finnas tillgänglig utan förbehåll. De bästa teamen kommunicerar fritt, även över organisatoriska gränser.

Ifall någon känner att de inte vågar fråga leverantören eller sitt eget team om något måste problemet tas upp. Delvis kan denna brist på kommunikation handla om att vi alla är mänskliga. De flesta vill helst inte ställa “dumma frågor” i stil med ”hur fungerar det här?” eller ”hur kan jag få ut så mycket som möjligt av den här mjukvaran?”. Hur som helst handlar problemet framförallt om att organisationen eller teamet inte uppmuntrar till öppen kommunikation, vilket kan få allvarliga konsekvenser.

Om kommunikationsproblemen inte går att lösa leder det ofta till felaktig information eller data, behov av att göra om delar av projektet och oundvikligen förseningar.

Var klar från början och kommunicera tydligt kring vem som har kunskap i vilka områden. Se till att båda sidor vet att de ska tänka på och kommunicera glasklart kring vissa faktorer som kan påverka tidsplaneringen, tillgängliga resurser och utplacering av systemet.

5. Brist på målbild

Om du inte vet vart du ska är det svårare att ta dig dit. I nästan varje projekt är flexibilitet en bonus. Sätt tydliga mål från början och ha regelbundna uppföljningstillfällen så att du vet att du är på väg åt rätt håll. Om en väg blockeras, ta en annan. Om en funktion inte levererar det du vill, var förberedd att tänka om. En tydlig målbild och uppfattning om omfånget av vad du vill uppnå bidrar till att du kommer fram till slut, oavsett hur vägen dit ser ut.

Leverantörens team finns där för att hjälpa dig nå dina mål, men kan inte bestämma din målbild åt dig. Det är en fördel att ha en tydlig överblick över dina processer. Om du bestämmer dig för ändringar under projektets gång, vilket ibland är oundvikligt, påverkar det arbetet och kan resultera i förseningar. Men med en tydlig målbild kan du hantera dessa situationer på ett mer konstruktivt sätt.

1. Välj en hängiven projektledare

Som vi nämnt tidigare behöver varje organisation någon som äger projektet. Den här personen kommer agera som en förespråkare, förkämpe, koordinator, chef och den självklara kontaktpersonen för din organisations team under projektet.

Projektledaren behöver en överblick över all pågående aktivitet inom projektet. Din projektledare kommer behöva:

• Tiden och kompetenserna som krävs för att köra ett viktigt projekt.
• Att vara tillgänglig under hela projektets gång.
• Tillräckliga resurser för projektet och förmågan att säkra dem ifall de inte finns på plats.
• Att vara ansvarig för att organisationen följer det angivna schemat och att säkerställa att leverantören är informerad om organisationens deadlines.
• Att omarbeta planen som organisationen ska följa för att färdigställa allt inom den överenskomna tidsplanen.
• Auktoriteten, förmågan och viljan att fatta beslut i god tid.

2. Skapa ett team med kompetenta personer

Ett implementeringsprojekt med ett fantastiskt team kommer ta sig framåt på ett sätt som ett projekt med ett dysfunktionellt team inte gör. Ditt team ska inte vara för stort, för då blir det svårt att hantera. Men det ska inkludera representanter från alla avdelningar som berörs av projektet och omfatta alla kompetenser som behövs för att leverera det. När du sätter ihop ett team, ha följande i åtanke:

• Dela ut ansvar och uppgifter till medlemmar med lämpliga kompetenser. Nyckelpersoner ska prioritera och ta del av relevanta workshoppar och projektmöten.
• Avsätt resurser för varje område eller grupp av innehåll.
• Övergripande ansvar bör ges till en person som får kontroll över projektet och kan identifiera och delegera uppgifter.
• Det måste finnas en viss nivå av tillit inom teamet Alla ska kunna kommunicera på ett obehindrat och öppet sätt med kollegor och teamet hos leverantören.

3. Håll din leverantör informerad

Förutsättningarna för bästa möjliga förhållande mellan leverantör och din organisation är relativt enkla; båda ska fokusera på att projektet är framgångsrikt. Leverantören måste vara engagerad redan från starten av säljprocessen.

Ju mer leverantören och ditt team fungerar som en enda enhet, desto bättre. På så sätt kommer nämligen de flesta potentiella problem uppmärksammas och lösas direkt. Här är fyra saker som du bör sätta på din checklista:

• Skapa en tydlig struktur för att göra det så lätt som möjligt att arbeta tillsammans.
• Identifiera och tackla potentiella hinder för smidig kommunikation.
• Var så noggrann som du kan när det kommer till att hålla varandra uppdaterade.
• Se till att alla era mål ligger i linje med varandra.

4. Ha kul

De säger att om du väljer ett jobb du älskar så kommer du aldrig behöva arbeta en dag i hela ditt liv. Att applicera samma filosofi på ditt implementeringsprojekt ger vem som helst helt ny energi. Det kommer göra dig mer produktiv, mer fast besluten att klara deadlines och mindre stressad överlag. Det är väl värt det att fundera kring hur du kan göra projektet trevligare för alla inblandade.

• Entusiasm är smittsamt och kraftfullt. Om du är entusiastisk inför projektet påverkas alla positivt och projektet får ordentlig fart.
• Gläd dig åt dina kollegors talanger, ha kul med att lösa det som är knepigt tillsammans, gör workshoppar givande och trevliga – ni gör detta tillsammans.
• Fira era framgångar. Se till att ingen tappar sugen när det är tufft.

5. Ha ett öppet sinne

Var redo att ifrågasätta allt. Bara för att något alltid har gjorts på ett särskilt sätt betyder det inte att det ska fortsätta så. På Sympa uppmuntrar vi alltid till ett agilt förhållningssätt till projekt. Var förberedd på att ändra kurs och testa nya saker, särskilt om tillvägagångssättet du planerade från början inte fungerar som du hade hoppats.

• Tappa inte siktet på dina slutmål. Din projektledare ska se till att alla inblandade alltid har målen i åtanke under hela projektet. Projektledaren ska även prioritera så att de viktigaste uppgifterna får den uppmärksamhet som de kräver.
• Systemet och processerna måste ofta justeras samtidigt.
• Din leverantör kan skapa helt nya möjligheter i takt med att projektet rör sig framåt. Var förberedd på att ta vara på dem genom att ändra dina processer när det blir nödvändigt.
• Lär av det som varit men fokusera på framtiden.