Nextlane: Ett skalbart HR-system för 11 länder

Nextlane är Europas ledande plattform för den digitala fordonsbranschen. Plattformen stöttar återförsäljare, biltillverkare (OEM:er) och återförsäljargrupper med molnbaserad mjukvara som förenar kärnverksamheten inom försäljning, eftermarknad och administration. 

Nextlane är verksamt på flera europeiska marknader och kopplar samman tusentals återförsäljare genom en öppen, säker och smart plattform. Lösningarna minskar fragmentering genom att förena system, data och arbetsflöden, vilket möjliggör enhetlig drift, regelefterlevnad och skalbar tillväxt över landsgränser. 

I takt med att teamen växte och HR-processerna blev alltmer komplexa behövde Nextlane ett HR-system som kunde stödja denna storlek och mognadsgrad. 

Före Sympa använde organisationen ett verktyg som i första hand var byggt för tidrapportering. Det täckte grundläggande behov, men saknade det bredare HR-stöd som Nextlane nu behövde. Prestationsuppföljning, målsättning, lönerevisioner och centrala HR-processer hanterades i Excel. Att arbeta med personaldata på koncernnivå innebar manuella flöden och landspecifika skillnader – särskilt efter sammanslagningen av två bolag i Frankrike och Spanien. 

För Malin Holmgren, HR Lead för Norden på Nextlane, blev det tydligt: de behövde ett flexibelt HR-system som kunde samla processer över länder och samtidigt stödja en mer mogen HR-organisation i takt med dess tillväxt. 

Utmaningen 

Nextlanes snabba tillväxt innebar att HR-grunden på många håll fortfarande var splittrad eller hanterades manuellt. Det tidigare systemet erbjöd begränsad HR-funktionalitet, och efter sammanslagningen av två bolag med olika historik skilde sig HR-processerna markant åt mellan länderna. 

Samtidigt drev Nextlane ytterligare ett stort projekt: implementeringen av ett nytt tidrapporteringssystem i Spanien. Det ökade kraven på HR-teamet att välja och införa ett nytt HR-system på ett effektivt sätt – utan att lägga till komplexitet. 

De viktigaste utmaningarna var:

• Spridd data och manuella processer i kalkylblad

• Begränsat systemstöd för mål, prestation och lönerevision

• Behovet av att harmonisera HR-arbetet mellan flera länder

• Att hantera två parallella implementeringar av system

• Att säkerställa att den nya lösningen var skalbar och långsiktigt hållbar

Framför allt behövde Nextlane ersätta splittrade arbetsflöden med moderna, sammanhängande HR-processer som kunde hålla jämna steg med företagets tillväxt. 

Varför de valde Sympa 

Nextlane utvärderade omkring tio HR-system runt om i Europa innan de valde att gå vidare med Sympa. Redan vid den första demonstrationen, ledd av Sympas säljrådgivare Björn Sandberg, såg teamet en lösning som både kunde möta dagens behov och stödja morgondagens ambitioner. 

Björn visade hur Sympa kopplar samman målsättning, medarbetarsamtal och löneutveckling i en sammanhängande process. För en organisation som till stor del arbetat i kalkylblad var detta banbrytande. Som Malin uttryckte det: "Att se hur processen flöt mellan modulerna var det som fick det att klicka. Vi kunde äntligen se ett modernt och framtidsinriktat arbetssätt för de HR-processer som betyder mest." 

Så skapade implementationen värde 

I nära samarbete med Sympas implementeringskonsult Lilly-Karoliina Bergström byggde Nextlane strukturen för sitt nya HR-system snabbt och med säkerhet. Lilly-Karoliinan förmåga att förklara för- och nackdelar samt bästa praxis var central för projektets framgång. 

Vid lansering täckte systemet Nextlanes HR-grund: medarbetardata, organisationsstrukturer, processer och regelefterlevnad i elva länder. 

I dag har Nextlane ett nära samarbete med Sympas supportteam och lyfter särskilt fram deras tillgänglighet och tydlighet. Frågor besvaras snabbt, förklaringar är pedagogiska och även ingående, multinationella ärenden hanteras med trygghet. 

Fortsatt utveckling 

Med grunden på plats arbetar Nextlane nu med att fördjupa användningen av Sympas funktionalitet – bland annat inom prestationsutvärdering, målsättning och lönerevision. Målet är att skapa en fullt integrerad HR-process, från mål och utveckling till ersättning, som stöttar både chefer och medarbetare i hela organisationen. 

Nextlane ser sin relation med Sympa som ett långsiktigt partnerskap. Teamet är angeläget om att dra nytta av nya funktioner, utforska nya integrationer och fortsätta att gemensamt utveckla sina processer. 

”Vi vill ha ett nära samarbete”, säger Malin. ”Vi vill veta vad som kommer, hur vi kan förbättra oss och hur vi får ut maximalt värde av systemet.” 

Ett partnerskap som bygger på människor 

Utöver själva systemet återkom ett tema gång på gång: människorna bakom det. Från försäljning och implementation till support har varje kontaktpunkt präglat upplevelsen. 

”Den positiva överraskningen var helt klart människorna”, berättar Malin. ”Sympa gav oss en skalbar HR-grund – och människor vi känner att vi kan lita på när vi växer över flera länder.” 

För Nextlane är Sympa en central del av HR-infrastrukturen och stödjer företagets fortsatta tillväxt i Europa.