Før eller senere må alle organisasjoner begynne å vurdere hvordan de kan effektivisere HR-prosessene sine – og anskaffe et HR-system som kan endre rutinene til det bedre. Ved å slå sammen kompetansen til HR- og IT-avdelingen kan du stake ut riktig kurs fra første stund.

Det er ingen tvil om at IT-systemer både må være kostnadseffektive og tilføre virksomheten konkret verdi. HR-systemer må dessuten være brukervennlige – det forventes at de bidrar positivt til den totale ansattopplevelsen. Et tett samarbeid mellom HR- og IT-brukerne er derfor helt avgjørende for at HR-systemet skal støtte både virksomheten og de ansatte.

Bevege seg nærmere hverandre

Så sent som for ti år siden var det å anskaffe et HR-system i de fleste tilfeller ikke noe mer enn det – å kjøpe et HR-system. Fokuset var rettet mot å skaffe funksjonelle, men separate systemer. Integrasjoner ble kun foretatt ved behov – i beste fall. Ulike team var mest opptatt av å skaffe systemer som var tilpasset til deres konkrete behov, snarere enn å vurdere løsninger som kunne ivareta behovene til hele organisasjonen.

Tidene har heldigvis forandret seg. I dag prøver de fleste organisasjoner å finne puslespillbrikken som passer sømløst inn i deres IT-økosystem, og som enkelt kan integreres med eksisterende systemer slik at investeringen blir mest mulig lønnsom. En slik helhetlig tankegang gir bedre resultater, men krever at organisasjonen endrer tradisjonell praksis, justerer HR-prosessene og sørger for å gjennomføre integrasjoner effektivt (eller at organisasjonens samarbeidspartnere gjør det). Et tett samarbeid mellom HR og IT er ofte avgjørende for å oppnå dette.

I dag prøver de fleste organisasjoner å finne puslespillbrikken som passer sømløst inn i deres IT-økosystem.

Nye og uforutsette muligheter

I dag innser de fleste organisasjoner at det lønner seg å se på HR og IT som et felles anliggende, også på lang sikt. Når man kjøper et HR-system vil det lønne seg å planlegge og bygge en velsmurt maskin fra første stund. Det resulterer i en total forbedring av ansattopplevelsen, og det er alltid enklere å bygge selvbetjeningsfunksjoner på et solid fundament.

Det er faktisk slik at når HR og IT samarbeider og tar fatt på prosjektet i fellesskap, vil de ofte oppdage uforutsette dimensjoner og fordeler. Uventede fordeler kan dukke opp når HR-masterdata ligger i HR-systemet og ikke i lønnssystemet. I et HR-system kan for eksempel databehandling deles, rapporteringsfunksjoner utvides og brukeropplevelsen forbedres. Dessuten er integrasjonsmulighetene med annen programvare ofte bedre enn i et tradisjonelt lønnssystem.

Fra et IT-perspektiv kan integrasjon av følgende grensesnitt eller programvare med HR-systemet ditt gi mange nye muligheter:

  • Brukeradministrasjonssystemer (f.eks. Active Directory og Okta). Brukeren kan få tilgang til intranettet, utvalgte programmer osv. direkte fra et sted der HR-dataene alltid er oppdatert, nemlig HR-systemet.
  • Kundespesifikke masterdatalagre. HR-data kan rapporteres videre, og kan også suppleres med data fra andre kilder.
  • BI-verktøy (f.eks. PowerBI, Tableau og Qlikview). Informasjon kan innhentes fra ulike kilder og gjøres om til relevante, bedriftsvennlige rapporter.
  • For problemsituasjoner og bestilling av utstyr og lisenser til en ny ansatt, for eksempel. I forbindelse med slike operasjoner blir det flere fordeler jo flere ansatte det er.
  • SSO (single sign-on). Adgangskontroll som bygges med utgangspunkt i HR-masterdata blir usynlig for sluttbrukeren, siden det ikke er behov for flere passord eller separat pålogging for ulike systemer.

Åpne opp for diskusjon

Det største hinderet for å få fullt utbytte av et samarbeid mellom IT og HR er kanskje manglende evne til å se alle mulighetene. Å finne (og utnytte!) potensialet krever at det åpnes opp for diskusjon mellom HR og IT, og at den nødvendige arkitekturen planlegges sammen.

HR + IT utgjør virkelig mer enn summen av enkeltdelene.

Det er viktig å kommunisere disse fordelene i organisasjonen og vise de faktiske besparelsene som en nøye planlagt arkitektur kan gi. Du kommer langt med en solid prosjektbegrunnelse for å anskaffe et nytt HR-system. Å samle argumenter som viser verdien for alle parter – HR, IT og sluttbrukeren – er til god hjelp når du skal legge frem saken for ledelsen eller andre interessenter som vokter budsjettet.

HR + IT utgjør virkelig mer enn summen av enkeltdelene. Mitt råd er derfor å ha en åpen dialog for å se hvilke fordeler organisasjonen din kan ha av et samarbeid mellom HR og IT – enten du skal anskaffe et HR-system eller om du ønsker å vite hvordan IT-økosystemet ditt kan bli mer lønnsomt.

"Jeg er glad for at IT-avdelingen ble involvert fra starten av. Det har gjort det mulig å foreta justeringer tidlig i prosessen.

- Patrick Thörnlund, IT-prosjektleder i Sabis