Yleinen työttömyyskassa YTK

Yleinen työttömyyskassa YTK on n. 155 henkilöä työllistävä sitoutumaton työttömyyskassa, joka on avoin kaikille palkansaajille toimialasta riippumatta. Erinomaisen asiakastyytyväisyyden voimin kasvava YTK halusi sujuvoittaa ulkoisten prosessien lisäksi myös sisäisiä prosessejaan, tavoitteenaan ketterämpi HR ja esimiesten työn tehostaminen.

HR-ratkaisu työntekijöiden tarpeisiin

YTK:lla työskentelee sitoutunut ja tyytytyväinen henkilöstö, jonka ykkösvalttina on erinomainen asiakaspalvelu. Asiakastyytyväisyys onkin YTK:lla alan ehdotonta parhaimmistoa. Hyvät työkaverit ja mahdollisuus tehdä töitä tehokkaasti ovat suuressa arvossa organisaatiossa, jolla on valtava jäsenmäärä ja kova kasvutahti. Toimivien asiakkuudenhallintaan liittyvien prosessien lisäksi YTK:n keskiöön on noussut myös omien, sisäisten prosessien tehostaminen.

“Pidämme tärkeänä, että meillä on hyvät järjestelmät ja että prosessit toimivat – sekä asiakkaiden suuntaan, että sisäisesti”, kertoo YTK:n henkilöstöpäällikkö, Anne Pihlava. “Halusimme toimivan asiakaspalvelun lisäksi sujuvuutta myös sisäisiin toimintoihimme. Toiveiden keskiössä oli hyvä HR-ratkaisu, jonka avulla pystyisimme hoitamaan sisäiset prosessit ja varmistamaan, että jokaisella YTK:n työntekijällä on mahdollisimman hyvät edellytykset onnistumiseen.”

Hajautetuista exceleistä yhteen, tietoturvalliseen paikkaan

HR-järjestelmän hankinta oli ollut YTK:lla vireillä jo pidemmän aikaa – GDPR:n lähestyessä hankinta nähtiin lopulta välttämättömänä ja tärkeänä osana turvallista ja tehokasta henkilötietojen käsittelyä. GDPR:n vauhdittama hankintaprosessi päätyi lopulta eri toimittajien vertailujen jälkeen yhteistyöhön Sympan kanssa.

“HR:ään liittyvät asiat olivat melko hajallaan ja tieto kulki monimutkaisia reittejä pitkin eri exceleissä ja sähköpostien välityksellä. Nyt esimiehet pystyvät merkkaamaan ja hyväksymään itse esimerkiksi tiiminsä lomapyyntöjä, eivätkä joudu välittämään tietoja mailien tai excelien välityksellä henkilöstöhallinnolle. Samalla tiiminjäsenet saavat kätevästi suoraan esimiehiltään tiedot ja näkyvyyden omista lomista ja poissaoloistaan”, Anne kertoo.

“Pääkäyttäjyys, eli mahdollisuus muokata ja hallinnoida Sympaa itse, on ollut myös tärkeää meidän kokeilunhaluiselle kulttuurille. Välillä tehdään juttuja erehdysten kautta, mutta niistä aina opitaan ja näin järjestelmä kehittyy kanssamme!”, Anne jatkaa.

Jatkuvaa tukea käyttöönotosta koulutuksiin

HR-järjestelmän käyttöönotto voi usein tuntua pelottavalta ja stressaavalta projektilta. Sympan kokenut projektitiimi, jolla on kokemusta yli 700 käyttöönotosta ja kattava ymmärrys yritysten HR-tarpeista, varmisti myös YTK:n tapauksessa menestyneen käyttöönoton. Anne mainitseekin yhdeksi tärkeimmistä menestystekijöistä Sympan projektipäällikön, Tonin osaamisen:

“Projektipäällikkömme Toni ohjasi käyttöönottoa ystävällisen jämäkästi eteenpäin. Etenkin palkkahallintomme oli todella vakuuttunut siitä, miten hyvin hän oli kartalla asioista aiempien HR-kokemustensa ansiosta”, Anne kertoo. Myös oma valmistautuminen oli tärkeä osa projektin aikataulussa pysymistä, ja tässä YTK onnistui esimerkillisesti. “Pidimme myös itse aikatauluista kiinni ja olimme aina hyvin valmistautuneita yhteisissä workshopeissamme Sympan kanssa”, Anne jatkaa.

YTK:n ja Sympan yhteinen HR-matka saa nyt jatkoa myös tulevien verkostoitumistapahtumien kanssa, jossa eri organisaatioiden Sympa-käyttäjät pääsevät jakamaan kokemuksiaan ja oppimaan toisiltaan. “On kivaa päästä jakamaan tietämystä puolin toisin muiden Sympa-käyttäjien kanssa! Odotan innolla tulevia Sympa MEET- asiakastapahtumia, joissa pääsen näkemään ja kuulemaan vinkkejä järjestelmän käytöstä”, Anne kertoo.