Napatech

Globaali ympäristö

Tanskalaisen pääkonttorin lisäksi Napatechillä on globaalin toimintaympäristön vuoksi pieniä tiimejä myös Yhdysvalloissa ja Taiwanissa. Tämä tarjoaa yhtiön HR-osastolle jännittävien mahdollisuuksien lisäksi myös haasteita.

”Koska työntekijämme työskentelevät useilla eri alueilla, tarvitsimme järjestelmän, joka kattaisi hyvin erilaiset oikeudelliset ja kulttuurilliset ympäristöt, joiden vaatimuksia HR-järjestelmämme on noudatettava”, sanoo Heidi Thisgaard, Napatechin henkilöstöjohtaja. Siksi Napatech valitsi kumppanikseen Sympan vuonna 2018. Yhtiö halusi varmistaa, että sen HR-prosesseja tuetaan kokonaisvaltaisesti ja tavalla, joka tarjoaa parhaan yhdistelmän niin paikallistuntemusta kuin globaalia osaamista.

Sujuva ja turvallinen käyttö

Maailmanlaajuisten vaatimusten lisäksi Napatech etsi ratkaisua, joka helpottaisi sekä yhtiön HR master datan jäsentämistä, että tarvittavien tietojen tarjoamista eri käyttäjäryhmille.

”Työntekijöidemme on tunnettava, että prosessit ja tiedot ovat aina turvattuina riippumatta siitä, missä maassa he työskentelevät. Valitsimme Sympan HR-järjestelmän, koska sen toiminnot ovat taatusti turvallisia ja eri käyttöoikeuksien määritteleminen käy erittäin helposti.”

Aina kun HR-prosesseja tai -lakeja muutetaan jollakin Napatechin kansainvälisistä lainkäyttöalueista, yhtiön on pystyttävä ottamaan muutokset nopeasti käyttöön prosesseissaan. Sympan HR-ratkaisu helpottaa prosessien vaihtoa ja kohdistamista myös digitaalisesti.

”Minun ei tarvitse koko ajan soitella asiakastukeen”, Heidi kiittää. Hän todella arvostaa Sympan HR-ratkaisun joustavuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. “HR-järjestelmään on todella helppo tehdä itse muutoksia”, hän kertoo.

Uusia ystäviä

Toinen asia, mitä Heidi arvostaa, on hänen Sympan tiimiin luomansa henkilökohtainen yhteys. ”Pidin todella paljon Sympan HR-järjestelmän käyttöönotossa avustavasta asiantuntijastamme. Hän pystyi laaja-alaisen HR- ja palkanlaskentakokemuksensa ansiosta näkemään mahdolliset sudenkuopat ja ongelmat jo ennen niiden ilmaantumista”, Heidi kuvailee.

Käyttöönotto, johon sisältyi myös ProLøn-palkanlaskentajärjestelmän integrointi, oli menestys. Tämä johtui suurelta osin erinomaisesta käyttöönottotiimiin luodusta työsuhteesta, joka muovasi koko prosessin kulkua. ”Olen erityisen kiitollinen asiantuntijamme innokkuudesta ja halusta jakaa kokemuksiaan ja tietämystään sekä HR-ratkaisusta, että järjestelmän toteutuksesta.”

Tie menestykseen

Sympan HR-ratkaisun käyttöönotto ei ollut ensimmäinen HR-järjestelmän käyttöönotto, jossa Heidi on ollut mukana. ”Vuosien varrella olen huomannut, että on huomioitava samat keskeiset tekijät, jotta projektin käsittely sujuu hyvin organisaatioissa. Olen erittäin tyytyväinen lopputulokseen: niin järjestelmäämme, käyttöönottoprosessiin kuin siihen, kuinka helposti Sympan HR-ratkaisu on mukautettavissa tarpeitamme vastaavaksi.

Heidin parhaat vinkit

Tässä on Heidin neuvot muille HR-ammattilaisille, jotka ovat aloittamassa järjestelmän käyttöönoton.

1. Valitse nimetyt avainhenkilöt ottamaan roolia käyttöönotossa ja jatkoprojekteissa

   ”Minä valitsin kaksi tärkeää henkilöä: johtajan yhdestä suurimmista liiketoimintaosastoistamme, koska hänen oli tarkoitus olla yksi esimieskäyttäjistä sekä palkanlaskennan asiantuntijamme, koska hänellä oli todella hyvä käsitys siitä, mitkä olivat tärkeimpiä tietoja.”

2. Luo käyttöoppaita ja järjestä käytännönläheisiä koulutuksia sisäisesti varmistaaksesi, että järjestelmää osataan käyttää.

   ”Käyttäjille on tärkeintä, että järjestelmä toimii, sen käyttö on vaivatonta ja käyttökokemus on hyvä. Muilla asioilla ei ole väliä.”

3. Jaa projekti konkreettisiin ja hallittaviin osiin

   ”Otimme ratkaisun ensin käyttöön tanskalaisten työntekijöidemme parissa, jonka jälkeen toteutimme erillisen projektin Yhdysvalloissa. Oli todella hyvä idea tehdä käyttöönotto vaiheittain.”