INLEDNING:
BLI EXPERT PÅ UTVECKLINGSSAMTAL PÅ JOBBET
Vissa företag lyckas medan andra misslyckas. Här är människor avgörande, för de är den viktigaste resursen ett företag har, och när du väl har hittat och rekryterat rätt medarbetare vill du naturligtvis att de ska trivas och utvecklas.
En av de främsta faktorerna för att skapa trivsel på jobbet är relationen mellan medarbetare och chef. Det framgår inte minst av resultaten från en studie av Gallup, som ofta citeras i detta sammanhang. I studien tillfrågades medarbetare som hade sagt upp sig om varför de gjorde det. Hela 75 % av de tillfrågade svarade med orsaker som kunde härledas till dåligt ledarskap.
Utvecklingssamtalet ska vara ett tillfälle för medarbetare och chef att slå sig ned för ett konstruktivt samtal. Tiden som läggs på det här är värdefull i sig, förutsatt att båda parter är genuint intresserade och inställda på att utveckla sig själva och sin relation, men det finns mycket annat att vinna på väl genomförda utvecklingssamtal.
KAPITEL 1:
BYGG MOTIVATION OCH ENGAGERA MED UTVECKLINGSSAMTAL
Varje modern organisation är intresserad av hur medarbetarna presterar och genomför utvecklingssamtal i någon form för att ge stöd och utveckla medarbetarnas prestation. I vanliga fall hålls utvecklingssamtal med långa mellanrum: enligt en undersökning som gjordes av Society for Human Resource Management håller 72 % av företag utvecklingssamtal bara en gång om året.
I samma studie gav endast 2 % av de anställda högsta betyg till sitt företag för deras performance management. I allmänhet är medarbetare inte nöjda med hur organisationer hanterar utveckling och mäter prestation.
Men det här missnöjet kan repareras. En annan studie visade att de anställda vars chefer höll regelbundna möten var tre gånger mer benägna att vara nöjda med sina jobb.
VAD MER KAN DU FÖRVÄNTA DIG ATT VINNA PÅ EN SYSTEMATISK HANTERING AV UTVECKLINGSSAMTAL?
ÖKAD MOTIVATION
Genom att organisera framåtblickande utvecklingssamtal kan chefer hjälpa personerna de ansvarar för att hitta en väg i karriären och utveckla deras kompetenser och styrkor för att ta nästa steg.
EN KÄNSLA AV FRAMSTEG
Att sätta mål och följa upp dem långsiktigt ger struktur och insyn i en individs karriär. För individen som kan följa sina egna framsteg i karriär och kompetens bidrar det till att hålla motivationen uppe.
INSIKTER OM ORGANISATIONEN
Utvecklingssamtal kan användas för att identifiera varför vissa team fungerar bättre än andra. Finns det något som andra team kan lära sig från deras beteende eller sätt att arbeta? Utvecklingssamtal kan även bidra till en bedömning av om din organisation har kompetenserna som behövs för att utföra den valda företagsstrategin.
ATT LIGGA I LINJE MED STRATEGIN
Utvecklingssamtal är en utmärkt möjlighet att säkerställa att medarbetare ser sitt eget arbete genom linsen av organisationens övergripande strategi. Transparens och motivation ökar medan människor lär sin knyta sina individuella mål till företagets övergripande målsättningar.
Nu vet vi varför utvecklingssamtal borde spela roll i din organisation. Då har det blivit dags att ta en titt på hur du organiserar framgångsrika utvecklingssamtal.
KAPITEL 2:
GRUNDPELARNA I ETT BRA SAMTAL
I det här korta kapitlet ska vi ta en titt på receptet för ett fantastiskt utvecklingssamtal. Att ha kriterierna i åtanke bidrar till planeringen av en process där de uppfylls.
KAPITEL 3:
SÅ SKAPAR DU EN FRAMGÅNGSRIK PROCESS
FÖR UTVECKLINGSSAMTAL
Varje utvecklingssamtal är unikt, men vi har listat de mest avgörande stegen för att organisera en strategisk process för din organisation.
STEG 1: ANALYSERA NULÄGET
Innan du börjar forma eller omforma en process för utvecklingssamtal är det viktigt att veta var din organisation står just nu.
Information som du bör försöka ta reda på:
- Hur nöjda är dina medarbetare med utvecklingssamtalen i dagsläget?
- Hur ofta genomförs utvecklingssamtal i vanliga fall?
- Vad är strukturen/formen som utvecklingssamtalen följer (om en sådan finns)?
- Vilka resultat rapporterar cheferna? Är de konsekventa?
Det finns ett par olika sätt att ta reda på den här informationen. Om din organisation använder ett HR-system, se efter vilken typ av data som har samlats in genom det. Om du inte har ett sådant system, fråga dina chefer och medarbetare.
STEG 2: UTVÄRDERA, ÅTGÄRDA OCH BÖRJA OM IGEN
Din planering kommer naturligtvis att påverkas av vilka svar som din nulägesanalys ger. Nyckelfrågor att ställa till dig själv är: Hur kan du förbättra relationerna mellan medarbetare och chefer inom din organisation? Vilken sorts stöd kan du ge chefer och medarbetare?
NÅGRA TYPISKA PROBLEM OCH SNABBA LÖSNINGAR
FÅ ÄR NÖJDA MED DINA MEDARBETARSAMTAL
Om så är fallet ska du snabbt ta reda på varför. Beror det på den valda tidpunkten, strukturen eller att medarbetare och chefer inte är kompatibla? Behöver din process ta mer hänsyn till individuella skillnader mellan medarbetare? Har medarbetare tillräckligt mycket att säga till om i samtalen? Känner de att de verkligen har något att säga till om kring sitt arbete?
Jämför data: finns det några grupper som är mer nöjda än andra? Vad gör de annorlunda? Oavsett vilka svar du får, kom ihåg att följa upp för att se om ändringarna du gör fungerar.
DINA CHEFER ORGANISERAR INTE SAMTALEN TILLRÄCKLIGT OFTA
Utbilda dina chefer och erbjud alternativ till långdragna årliga utvecklingssamtal. Visa dem fördelarna med ett bra utvecklingssamtal, vad de har att vinna på det och hur det kan underlätta deras arbete. Se efter om någon chef har för många personer i sitt team. Ordna en process för att skicka påminnelser och uppföljning.
DU FÅR INTE TILLRÄCKLIGT MYCKET ANVÄNDBAR ÖVERGRIPANDE INFORMATION FRÅN UTVECKLINGSSAMTALEN
Omforma ditt formulär för utvecklingssamtal och utbilda chefer kring hur de använder det korrekt. Ge en tydlig definition av vad varje värde indikerar. Mer information om formulär för utvecklingssamtal hittar du i kapitel 4. Om medarbetare däremot generellt är nöjda med utvecklingssamtalen bör du akta dig för att förstöra dem med ett stelt formulär.
Nu när din process är tydlig, låt oss ta en titt på vilken sorts data från utvecklingssamtal som kan hjälpa dig att fatta beslut.
KAPITEL 4:
ANVÄND DATA FRÅN UTVECKLINGSSAMTAL
SOM STÖD FÖR BÄTTRE BESLUT
Även om alla organisationer är olika visar studier att vissa egenskaper är vanliga hos högpresterande team. Till exempel visar en studie från Gallup att team med anställda som helt instämde med påståendet ”på jobbet har jag möjlighet att göra vad jag gör bäst varje dag” var 44 % mer sannolika att få höga värden av kundnöjdhet, 50 % mer sannolika att ha låg personalomsättning och 38 % mer sannolika att vara produktiva.
Att synliggöra vad som skiljer dina högpresterande team och medarbetare från andra är enklare om dina utvecklingssamtal är formade för att samla enhetliga data. Du behöver ingen lång lista med frågor, faktum är att endast tre till sex frågor eller påståenden kan vara tillräckligt.
PERSONENS STYRKOR
Majoriteten av diskussioner bör handla om personens styrkor. Hur kan de använda sina styrkor i sitt arbete? Hur kan de utveckla sina styrkor ytterligare? Om det här är det första utvecklingssamtalet kan du kanske börja med att lista personens starka sidor.
MÅL FÖR FRAMTIDEN
Sedan är tanken att ni ska sätta upp mål eller en riktning. Vad ska personen försöka åstadkomma under en bestämd tidsperiod? Målen bör vara tydliga: vid nästa utvecklingssamtal måste du kunna se tydligt om de har uppfyllts. Det är även en bra idé att diskutera hur de här målen hänger ihop med företagets övergripande riktning.
ÅTGÄRDSPUNKTER
Knyt åtgärdspunkter till målen. Vilka åtgärder krävs för att uppfylla varje mål? Kanske behöver personen ett projekt eller ytterligare utbildning? Varje mål kommer troligen få mer än en åtgärdspunkt. Notera att en åtgärdspunkt också kan vara att sluta göra något som personen gör i dagsläget. Vad är det första steget?
UTFALL
Sist men inte minst vill du ta reda på hur utfallet blev. Uppfylldes målen och i så fall, vad blev resultaten? Hur ser framgång ut?
KAPITEL 5:
VALET MELLAN AGILA OCH
TRADITIONELLA MEDARBETARSAMTAL
Som nämndes i kapitel ett håller 72 % av företag utvecklingssamtal en gång om året. Det här långsiktiga tillvägagångsättet har sina fördelar: långsiktig planering är enklare och processen blir tydlig och förutsägbar. I vanliga fall sätts mål i början av året och utvecklingen utvärderas ett år senare.
Problemet med en årlig utvärdering är att studier visar att människor faktiskt är ganska dåliga på att bedöma andras prestation, och därför är ett årligt utvecklingssamtal ett överraskande dåligt sätt att göra just detta.
SLUTSATS:
ANVÄND UTVECKLINGSSAMTAL FÖR ÖKAD FÖRSTÅELSE
MELLAN TEAMLEADERS OCH TEAM
För att maximera dina medarbetares välmående och prestation är det bra att utvärdera hur utvecklingssamtal sköts i din organisation och att jämföra det med andra framgångsrika organisationer. Om det är något man kan lära sig från stora studier kring organisationer så är det är att desto närmare relationer mellan teamleaders och personerna de ansvarar för, desto bättre presterar organisationen.
Studierna pekar även på att kortare samtal, snarare än långdragna och sällsynta diskussioner, förbättrar och fördjupar relationen mellan teamleaders och teamet. Det tar tid att bygga en kultur där chefer och medarbetare ständigt delar feedback, men det är det bästa sättet att hålla dina medarbetare delaktiga och engagerade.
I slutändan bidrar utvecklingssamtal till att ta reda på vad dina medarbetare är bäst på, att hjälpa dem förbättra sina kompetenser och att rikta deras arbete mot att nyttja styrkorna fullt ut.
VÅRA BÄSTA TIPS
- Ditt främsta mål ska vara att få till ett bra flyt av feedback mellan teamleaders och personerna de ansvarar för.
- Skapa en struktur för utvecklingssamtal som låter medarbetare prata om sina styrkor, sätta mål och åtgärdspunkter, och även möjliggör uppföljning av utfall.
- Det är bättre att hålla korta utvecklingssamtal med korta mellanrum.