Byggmax | Heltäckande och flexibelt system format för framtiden

Med varuhus i Sverige, Norge och Finland, över 1700 anställda och en enkel men effektiv affärsidé, verkar Byggmax för att erbjuda sina kunder prisvärda byggvaror av hög kvalitet. Sedan starten 1993 har verksamheten, och mängden medarbetare, växt så det knakar. Med det också behovet av ett välfungerande HR-system.

Manuella processer och system som inte pratade med varandra. Det var verkligheten för Byggmax HR-avdelning fram till juni 2019. Precis som så många andra verksamheter, kämpade företaget med att centralisera kunskap och information om sina medarbetare, berättar Byggmax Lön- och HR-chef Anna-Lena Wallertz.

”Vårt HR-arbete bestod länge bara av en uppsjö av dokument i olika mappar. Mycket av ansvaret hamnade på våra platschefer som förväntades hålla koll på viktiga dokument och information om sina medarbetare. Det var upplagt för problem, exempelvis när en platschef slutade och en annan tog vid. När organisationen växte så snabbt som den gjorde såg vi ett behov av att samla ihop allt och skapa en bestämd struktur för hela medarbetarresan.”

Sökte ett lätthanterligt och flexibelt system

Byggmax sökte ett system där de enkelt kunde samla alla processer som rörde deras medarbetare på ett och samma ställe. De önskade ett lätthanterligt, men ändå omfattande verktyg som de själva kunde manövrera och anpassa efter behov. Efter att ha övervägt flera system föll valet på Sympa. Och verktyget har än så länge inte gjort dem besvikna, menar Anna-Lena.

”Nu har vi lyckats samla allt som handlar om personalen, från anställning och onboarding hela vägen till offboarding. I Sympa kan våra platschefer hitta och logga information om exempelvis löner, medarbetarsamtal, anställningskontrakt och exit-samtal. Och vi har en centraliserad kontroll över vilka medarbetare som genomfört våra interna utbildningar eller tagit truckkort.”

Sympa ger kontroll och överblick

För Byggmax fungerar Sympas digitala HR-system alltså både som en kontrollfunktion och en bra överblick över organisationen och dess medarbetare. Allra bäst är funktionen för lönerevisioner och möjligheten att integrera Sympa med andra system för exempelvis tidrapportering och lönehantering, berättar Anna-Lena. Fördelarna som systemet genererar för verksamheten är många.

”Varje chef får nu en helhetsbild av sin enhet och avdelning på ett mycket tydligare sätt. De får direkt en överblick över sin personal, vilket sparar både tid och resurser. Det går inte att få samma struktur och tydlighet med manuella processer och skilda system hur man än försöker.”

Internationellt bolag kräver processer över gränserna

Som ett internationellt företag med medarbetare i flera länder var skalbarheten och processer över gränserna självklart viktigt. Här möjliggör Sympa att alla verksamma länder använder samma system, med anpassningar efter olika länders lagar och regler. Möjligheterna att forma systemet efter organisationen är ett vinnande koncept och ett välsmakande recept för Byggmax framtid, avslutar Anna-Lena.

”Jag är helt övertygad om att vi kommer använda Sympa i framtiden. Vi ska fortsätta bygga ut systemet i fler länder och kanske även fler bolag. Vi får se hur långt vi tar det”.

Här kommer en liten hälsning från Anders Lindberg på Byggmax om hans upplevelse av hur det är att jobba med Sympa i flera olika länder: