Varför HR behöver samarbeta tätt ihop med IT

Eftersom HR spelar en allt större roll i de flesta organisationer så växer även HR:s roller och ansvar.

HR-avdelningen förväntas numera utbilda anställda, ha koll på rekryteringsaktiviteter, sköta onboarding och offboarding av anställda, hantera intern kommunikation, hantera personalförmåner, stödja linjechefer med olika personrelaterade frågor, etc. Och listan bara fortsätter.

HR-personal har med andra ord mycket att göra.

Dessutom måste HR-avdelningen kunna mäta avkastningen på sin verksamhet. För att klara av det behöver de lite hjälp.

De behöver teknik och IT-kunskap.

Som tur är använder de flesta HR-avdelningar redan olika verktyg för att driva sin verksamhet och förse medarbetarna med struktur och genomtänkta processer. Vi är övertygade om att en HR-avdelning måste jobba nära IT för att kunna göra ett bra jobb.

I det här blogginlägget ger vi dig tre skäl till varför IT och HR bör ha ett nära samarbete.

Kombinera era kompetenser och se den större bilden

Man kan inte veta allt. Och det är okej!

HR-proffs förväntas vara bra på HR-ämnen. Och dina kollegor inom IT förväntas ha koll på IT-frågor. När de två världarna möts bör expertisen också göra det.

HR-personal bör rådfråga IT för att få en överblick över HR-teknikens status, systemets förväntade livslängd och hur väl det kan integreras med andra system. Den kunskapen bör ge HR en gedigen plattform att utgå ifrån när processer ska arbetas fram.

Å andra sidan förstår HR personalens behov och önskemål. Att bygga ett fungerande HR-system kräver att IT-avdelningen till fullo är insatt i dessa förhållanden för att kunna avgränsa och definiera vad som är möjligt och vad som inte är det.

Köp och implementera hr-system på rätt sätt.

Att implementera ett HR-system är emellertid ett tungt och komplext arbete. Processen att köpa och implementera ett HR-system kräver noggrann planering både ur administratörsanvändarnas (HR) synvinkel och ur teknisk (IT) synvinkel.

Gemensamt funderande innebär dessutom större chans till en realistisk planering och schemaläggning för inköpet, med hänsyn till tidplaner för andra systemprojekt i resten av organisationen. Det gör att långa implementeringstider och därmed extra kostnader kan undvikas.

Vi ser hos våra kunder att när HR och IT samarbetar under implementeringsfasen så fortsätter samarbetet även efter implementeringsprojektet och blir en rutin.

Bygg ett säkert ekosystem för persondata

Personuppgifter och känslig information om anställda måste skyddas.

Om det är något vi lärt oss av de senaste decenniernas otaliga hackerattacker så är det att allt som är kodat kan hackas. Ert jobb är att göra allt som står i er makt för att begränsa externa hot.

När ni implementerar och uppdaterar HR-dataekosystemet är det nödvändigt att involvera IT. Bara IT har kunskapen och expertisen som krävs för att skapa smidiga integrationer, och bara IT kommer att kunna utvärdera säkerhetsnivåerna eller GDPR-efterlevnaden för sådana integrationer.

Läs: IT säkerställer att endast mycket säkra verktyg integreras i HR-systemet för att begränsa riskerna för dataintrång.

Automatisera redundanta HR-processer

Om du redan använder flera HR-lösningar är det troligt att en del av arbetet sker dubbelt – och dubbelarbete lämnar mer utrymme för potentiella misstag. Även om du inte dubbelarbetar ägnar du med största sannolikhet mycket tid på att hoppa från ett verktyg till ett annat för att hitta information och säkerställa kontinuitet.

Med hjälp från IT går det att skapa automatiserade arbetsflöden som aktiveras utifrån en definierad serie åtgärder.

Något som vi ofta ser hos våra kunder är exempelvis arbetsflöden för on- och offboarding.

Förbättra on- och offboarding av medarbetare dramatiskt

”Om du hjälper mig så hjälper jag dig!”

En annan bra anledning till ett nära samarbete mellan HR och IT är för att se till att HR-systemet också blir till nytta för IT-avdelningen. Ett av de bästa exemplen på hur ett HR-system kan tillgodose behoven hos både HR och IT är identitetshantering för medarbetarna (IdM/IAM).

Det kan vara praktiskt under t.ex. onboarding- och offboarding av anställda.

Det krävs mängder av obligatoriska steg för att säkerställa att nyanställda har allt de behöver för att kunna börja jobba från dag ett och att information inte sparas om medarbetare som är på väg mot nya äventyr.

Ett sätt är att bygga arbetsflöden och automatisera påminnelser för både HR och IT.

Här är ett exempel på ett arbetsflöde som kan sättas upp med Sympa.

När nya personer ska börja på företaget kan följande uppgifter utföras automatiskt så snart HR fått ett undertecknat avtal:

• Skapa autentiseringsuppgifter och hantera åtkomsträttigheter så att de får tillgång till alla nödvändiga arbetsredskap.

• Skapa e-postadresser för nya medarbetare direkt efter att de lagts till i HR-systemet.

• Beställa och konfigurera arbetsverktyg så att nyanställda kommer igång med arbetet snarast.

• Hantera löneinformation för att säkerställa en stressfri start.

Att låta HR och IT arbeta tillsammans för att bygga processer gör allas jobb enklare och mindre stressigt.

Dels kan HR-personalen utföra sina uppgifter på ett smidigt sätt, dels slipper IT-avdelningen sista minuten-förfrågningar varje gång någon nyanställs.

Mot (mer) datadriven HR

Enligt Future of Work-rapporten 2022 anser 35,7 % av HR-medarbetarna att deras beslutsfattande är mycket datadrivet, och nästan varannan (46,4 %) säger att de sätter stort värde på personalanalyser.

Många års erfarenhet av nära samarbeten med Sympa-användare har lärt oss att man bara kan förbättra det man gör genom att mäta och spåra prestationer. Om ni implementerar fler arbetsflöden med hjälp av IT-avdelningen får ni fler chanser att göra just det.

Mät HR:s påverkan på verksamheten

Att titta på era HR-mätvärden kommer 1. hjälpa er att förstå vilken inverkan HR har på verksamheten, 2. hjälpa er att kommunicera detta till ledningen och 3. hjälpa er att förbättra det ni gör.

Nedan finns några mätvärden som ni kan följa och sammanställa via HR-systemet.

• Kostnad per rekrytering

• Tid för rekrytering

• Frånvarofrekvens

• Retentionsgrad

• Medarbetares prestationer

• Personalomsättning

• Utbildningars effektivitet

• Medarbetares motivation

• Medarbetarengagemang

Sådan kunskap kommer att hjälpa er att fatta mer välgrundade beslut och få större betydelse på en organisatorisk nivå.

Läs mer om HR-mätvärden i vårt blogginlägg: Hur kan HR-mätvärden styra företag mot framgång?

Förbättra processerna för talent management

Slutligen är användningen av personaldata också en möjlighet att kartlägga kompetensen inom organisationen:

• Vilka kompetenser finns just nu?

• Vilka kompetenser saknas? När en kunskapslucka har identifierats är det dags att bestämma om ni ska utbilda era anställda eller helt enkelt rekrytera nya talanger för att få den kompetens som saknas.

Redo att effektivisera HR-processerna?

Sammanfattningsvis är huvudskälet för ett samarbete mellan IT och HR att skapa en sammanhållen HR-miljö som kan stötta en organisation.

—

Det är allt. Nu har du allt du behöver för att sälja in idén om ett närmare samarbete mellan HR- och IT-avdelningarna.
Vi diskuterar gärna er nuvarande HR-organisation och hur implementering av ett HR-system som vårt kan bidra till er organisations tillväxt!