HR-analys blir allt viktigare i takt med att HR-team precis som andra funktioner behöver kunna visa effekter av förändringar och investeringar – inte mist för att lyckas driva igenom viktiga insatser. Om begreppet är helt nytt för dig kanske du vill börja med att läsa vår korta introduktion här.
Här nedan listar vi sju steg för att framgångsrikt genomföra ditt första HR-analysprojekt.
1. Vad är startläget?
Bestäm vilka projekt du kan börja med. Vilken typ av resurser och vilken typ av kunnande har du till ditt förfogande? Var kan du maximera nyttan med minsta möjliga resurser? Snabba resultat ökar självförtroende, vilket i sin tur hjälper dig få stöd för större och mer krävande projekt.
Be interna experter och de som äger data om råd då du kartlägger vilka projekt som har potential att generera bra resultat. Det kan vara svårt att göra rekommendationer eller ha tillgång till alla data som behövs utan en dialog med dessa nyckelpersoner.
2. Sätt ihop ett team
Börja med att lista det kunnande ni har för tillfället, t.ex. med en klassisk SWOT-analys, och lägg upp en plan för hur du bygger ihop ett team för ditt projekt. Du kan t.ex. inkludera HR eller kunniga från olika avdelningar i organisationer, använda dig av extern hjälp, eller kombinera dessa för att skapa bästa möjliga team.
Se till att ledningen är medveten om, och stödjer, projektet så tidigt skede som möjligt. En inflytelserik sponsor kan hjälpa dig nå bättre resultat, eftersom otillräckliga resurser ofta leder till sämre resultat. Försäkra dig också om att både HR och era jurister kan hjälpa till vid behov.
"En inflytelserik sponsor kan ha en avgörande roll när det kommer till hur väl projektet framskrider.”
3. Utvärdera er datakvalité
Efter att du gjort en kompetenskartläggning och satt ihop ett team, är det viktigt att kartlägga hur kvalitativ den information ni har till hands faktiskt är, och att skapa en process för all datahantering. För att projektet ska lyckas bör de data ni har hålla en tillräckligt hög nivå, annars är resultatet inte pålitligt. Bedömningen hjälper er även se över hur ni samlar in och behandlar data, vilket i sig kan vara ett stort framsteg för många organisationer. Se även till att effektivt utveckla de bristfälliga punkterna ni identifierat under processen.
4. Välj verktyg
Se till att vara selektiv och tänka efter då ni väljer verktyg. Vilka verktyg behöver ni egentligen? Att komma igång är det viktigaste, och när ert kunnande växer kan ni övergå till mer sofistikerade verktyg. Microsoft Excel är ett populärt val, men i dagens läge är olika BI-verktyg, som t.ex. QlickSense, PowerBI och Tableau mer kostnadseffektiva och lättare att använda. De erbjuder även dashboards i realtid, möjligheten att dela rapporterna, och mer avancerade databehandlingsmetoder.
5. Välj mätvärden
Definiera mätvärden och lägg upp en målsättning för projektet. Gör det tydligt både för dig själv och andra vilken typ av information ni vill synliggöra med projektet och hur det kommer att förbättra er verksamhet. Definiera med andra ord ett syfte för projektet, vad ni vill uppnå, potentiella risker, kostnader och tidsåtgång. Om du har svårt att definiera någon av dessa kan det vara värt att tänka ett extra varv. Fokusera på projekt som ger tydlig nytta, och du kommer att ha en starkare grund att stå på för nästa projekt.
6. Skapa en plan
När projektet gett resultat är det dags att ge rekommendationer. Ett tips: istället för en traditionell rapport, varför inte använda dig av historieberättande, som gör det lättare för andra att förstå och komma ihåg resultaten. Du kan be marknads- eller kommunikationsavdelningen om hjälp med att skriva ihop en bra text om era upptäckter. Eftersom ert projektteam inte är isolerat från resten av organisation ska man inte heller underskatta betydelsen av nätverkande: be medlemmarna dela med sig av resultaten till sina kollegor. Att marknadsföra sina projekt internt är en ofta underskattad faktor för hur det kommer tas emot och hur enkelt det är att få igenom nya.
7. Mät, mät och än en gång: mät!
Projektet är inte slut bara för att ni har gått ut med era resultat. Det sista steget är att mäta effekten av era rekommendationer och utveckla eller omforma dem vid behov. Då ni gör ändringar i era rekommendationer är det alltid bra att fundera på hur resultaten av de nya rekommendationerna kan mätas.
Vi hoppas att du med dessa råd kan ta de första stegen mot att börja planera era första HR-analysprojekt.
Lästips
Vi rekommenderar varmt boken ”The Power of People” av Nigel Guenole, Jonathan Ferrar och Sheri Feinzig för den som är intresserad av att läsa mer om ämnet. Boken ger dig konkreta exempel och tips på hur du får det mesta ut av dina projekt. Även många av tipsen i denna artikel baserar sig på författarnas rekommendationer.
Så kan Sympa stötta
Välkommen att utforska våra lösningar för HR-analys och HR-rapporter. Du kan alltid höra av dig till oss om du är osäker på hur du ska komma igång med ditt projekt.
