Svårigheterna med att hantera organisationer som är uppbyggda i stuprör och den brist på data som gärna uppstår är ett problem som har ökat exponentiellt under den nuvarande globala COVID-19-pandemin.

Om ett problem är för stort är det bäst att dela upp det i hanterbara bitar, eller hur? Det är detta resonemang som ligger bakom uppkomsten av affärsenheter. Att ha flera olika avdelningar gör det möjligt för företagen att bygga upp specialiserade team som är experter på att utföra specifika funktioner som driver verksamheten framåt. Gott så, men alla vet att detta ofta också resulterar i organisatoriska silor som kan leda till informationsbrist och göra det svårt att få grepp om helheten.

Ett företag och dess olika enheter kan i grund och botten reduceras till de människor som arbetar där, och en välfungerande HR-avdelning kan höja effektiviteten både genom att ge individuellt stöd och genom att ta fram en översiktsbild av personalens behov, kapacitet och struktur. Vikten av att lyckas med dessa uppgifter accentueras under kris eller plötsliga organisatoriska förändringar. För att navigera i tider av osäkerhet – och säkerställa kontinuitet i verksamheten – måste HR-avdelningarna ha en stabil grund att bygga på. Den grunden är HR-masterdata.

För att navigera i tider av osäkerhet – och säkerställa kontinuitet i verksamheten – måste HR-avdelningarna ha en stabil grund att bygga på. Den grunden är HR-masterdata.

Medarbetare, löner och planering

I föränderliga tider måste företagen kunna hantera förändringar på ett tryggt och effektivt sätt, oavsett om de beror på tillväxt, omstrukturering eller nedskärningar.

När det gäller att starta eller avsluta en anställning har HR-avdelningar med gedigna masterdata en kunskapsgrund som hjälper dem att förstå hur en framgångsrik medarbetarresa ser ut, och hur HRM-processerna bör organiseras. De kommer att kunna rekrytera via digitala kanaler på ett smartare sätt, ta fram successionsplaner som ser till att avdelningarna aldrig saknar den personal de behöver samt ge värdefull vägledning när det blir nödvändigt med omstruktureringar eller uppsägningar.

Gedigna data om medarbetarna ger också viktig information till stöd för andra affärsenhetsfunktioner. Löner är exempelvis en stor kostnad för de flesta företag, och att ha koll på dessa siffror är avgörande när det gäller att få grepp om kostnaderna i verksamheten.

Att förstå vad som döljer sig bakom siffrorna hjälper dig att fatta rätt beslut när du planerar och organiserar personalen.

I en situation som i den nuvarande globala COVID-19-pandemin är realtidsdata om medarbetarna och deras tillgänglighet ett måste. Det är viktigt att följa upp frånvaro, semestrar och distansarbete för att ha en god bild av vad som sker. Utöver bättre talang- och bemanningsplanering gör gedigna HR-masterdata det också lättare att tolka trender och att skapa bättre prognoser.

Att stödja medarbetarna genom osäkra tider

I dagens extremt föränderliga situation är det viktigare än någonsin för HR att skapa nya digitala processer som stärker kontakten med medarbetarna. En snabb övergång till digitala kanaler är avgörande för att upprätthålla en korrekt överblick. En uppenbar fördel med digitala HR-verktyg och korrekta HR-masterdata är naturligtvis att de stöder kontinuiteten i affärsverksamheten, men de hjälper dig också att stödja medarbetarna i osäkra tider.

I tider där strategin snabbt kan förändras och ni behöver omgruppera hjälper digitala verktyg dig att samla in rätt data för att effektivt kommunicera och genomföra förändringar och leda medarbetarna i en ny riktning, samtidigt som du får överblick över förloppet och kan justera efter behov. Digitala HR-processer, som verktyg för e-signering eller utvecklingssamtal, gör oss inte bara mer effektiva, de underlättar också för distansarbete, något som nu är viktigare än någonsin tidigare. Det är organisationer med denna typ av resiliens som har störst utsikter till framgång.

Ur ett praktiskt perspektiv kan välgrundade beslut och rekommendationer som rör HR bara fattas om du har en fullständig bild av dina medarbetare och tydliga strategiska mål.

Masterdata bör ge dig översikt över hela verksamheten. HR-masterdata baserade på de rätta nyckeltalen innehåller information som ger en bättre kollektiv förståelse av områden som berör personalen som helhet, men också av områden som personlig utveckling och motivation. Om du är stark på kompetenskartläggning men svag på individuella målsättningar kan du riskera att minska medarbetarnas motivation genom att leda in dem på en utvecklingsväg som visserligen stöder företagets strategi men inte engagerar dem på ett personligt plan.

Korrekt strukturerade HR-masterdata kan också fungera som ett fönster mot företagets kultur, även på global nivå. Det kan vara svårt att veta om olika affärsenheter och arbetsplatser har anammat företagskulturen, eller om HR-initiativen har fått rätt effekt. En standardiserad och automatiserad process för insamling av data kan ge en detaljerad bild av team och arbetsplatser, och en förståelse för hur stora framsteg som verkligen görs både på lands- och företagsnivå.

Med rätt HR-data och HR-nyckeltal kan du bevara och vårda det som gör organisationen unik – er kultur.

Följa upp avkastningen på HR-investeringar

Insikter som dessa hjälper HR-avdelningarna att följa upp avkastningen på sina initiativ. Att ha tillgång till HR-masterdata bidrar också till att säkerställa att beslutsfattandet är välinformerat och baserat på korrekta data.

I en situation som den nuvarande COVID-19-pandemin är de första frågorna många företag ställer sig mycket grundläggande: hur många arbetar för oss? Var hittar jag alla kontaktuppgifter? Hur många är sjukskrivna eller arbetar hemifrån? Hur hanterar jag en potentiell organisatorisk omstrukturering? En automatiserad process som är utformad för att samla in och hantera medarbetardata i enlighet med GDPR-, sekretess- och arbetsrättsliga krav kommer att ge både de rätta svaren och besparingar i tid, pengar och potentiella framtida juridiska kostnader.

HR-avdelningar som använt sig av helt digitala processer för upprättande av anställningsavtal har till exempel kunnat uppnå totala effektivitetsbesparingar på 50–75 %. Digitala HR-verktyg sparar organisationerna enormt mycket tid – en resurs som är knapp när krisen är runt hörnet och det krävs snabba åtgärder från HR.

En automatiserad process som är utformad för att samla in och hantera medarbetardata i enlighet med GDPR-, sekretess- och arbetsrättsliga krav kommer att ge både de rätta svaren och besparingar i tid, pengar och potentiella framtida juridiska kostnader.

Slutligen

Det finns inget sådant som den perfekta uppsättningen HR-masterdata, och förändringstakten för dessa data är nu snabbare än någonsin tidigare. Mitt förslag till er är detta: bygg på en gedigen, automatiserad, administrativ grund. Bestäm vad som ska följas upp genom att definiera nyckeltal som hjälper dig att bibehålla en aktuell översikt över företagets viktigaste tillgång, medarbetarna. Mät effekterna av dina åtgärder och fortsätt att lära dig allt du kan om organisationen medan du navigerar i det nya normala.

Låt oss hjälpa dig med din masterdata

Hör av dig så hjälper vi dig med både nuvarande och framtida utmaningar.