Fem trinn til en vellykket utviklingssamtale

1. Sørg for tilbakemelding fra begge parter

For både lederen og den ansatte er utviklingssamtalen en unik mulighet til å diskutere arbeidsprestasjoner, trivsel og mål i full fortrolighet. I en effektiv utviklingssamtale gir og mottar begge parter tilbakemeldinger, og oppmuntrer hverandre til å oppnå bedre resultater i en åpen dialog. Det er alltid lurt å starte med positive tilbakemeldinger; da blir det lettere å gå videre til områder som trenger forbedring.

2. Vær konsekvent

Ved å bruke samme skjema for utviklingssamtaler i hele bedriften blir det enklere å registrere og lagre viktig HR-informasjon. Dette kan blant annet bidra til å kartlegge nåværende ekspertise i bedriften og fastsette ytterligere kompetansebehov. Men skjemaer for utviklingssamtaler bør ikke følges til punkt og prikke. Åpne spørsmål fra lederen og den ansatte – spørsmål som ikke kan besvares med et enkelt ja eller nei – vil styre samtalen naturlig mot det som er viktigst.

For at du skal komme i gang, har vi laget en mal for vellykkede medarbeidersamtaler. Du kan endre, legge til eller slette spørsmål ut fra bedriftens nåværende situasjon og behov.

3. Gi målene mening

Ansatte vil bli mer motiverte hvis lederen forklarer hvordan deres personlige mål er knyttet til bedriftens overordnede strategi. De beste målene er ambisiøse, men realistiske. For å avslutte samtalen er det lurt å forsikre seg om at det er en felles forståelse av hvordan og når de avtalte målene skal nås.

4. Vær rettferdig

I en utviklingssamtale skal alle ansatte behandles rettferdig og likeverdig. De samme kravene må gjelde for alle som har de samme ansvarsområdene. Også i denne sammenheng er det nyttig å bruke ett skjema for hele bedriften. Det er likevel viktig å huske at alle ledere har sin egen måte å evaluere på – noen er strenge, andre mer overbærende – og at alle ansatte har sine individuelle behov.

5. Vær systematisk

72 % av alle bedrifter gjennomfører kun utviklingssamtaler én gang i året, andre foretrekker korte ukentlige samtaler. Årlige samtaler er gunstig for langsiktig planlegging, mens kontinuerlig samspill bidrar til å holde leder og ansatt på samme bølgelengde. Uansett hvor ofte utviklingssamtaler finner sted, bør de være systematiske, ærlige og konstruktive.

Nøkkelen til trivsel og produktivitet

En gallupundersøkelse viser at ansatte som jobbet i team hvor de var helt enige i utsagnet «på jobben har jeg mulighet til å gjøre det jeg kan best hver dag», hadde større sannsynlighet for å score høyt på kundetilfredshet, ha lite gjennomtrekk av ansatte og være produktive. Med effektive utviklingssamtaler føler de ansatte at arbeidet deres er meningsfylt, og at de kan bruke kompetansen sin til å nå felles mål. Når dette skjer, vil hele bedriften blomstre.