Siiloutuneen organisaation tulosten ja riittämättömien tietojen käsittely on ongelma, joka on lisääntynyt eksponentiaalisesti maailmanlaajuisen COVID-19-pandemian aikana.
Jos ongelma on liian suuri, se pitää jakaa hallittavissa oleviin osiin, eikö niin? Sen takiahan liiketoimintayksiköt perustettiin. Eri osastojen avulla yritykset voivat rakentaa erikoistuneita tiimejä, jotka ovat asiantuntijoita tiettyjen liiketoimintaa edistävien toimintojen toteuttamisessa. Tästä seuraa myös valitettavan usein siiloutunut organisaatio, mikä voi aiheuttaa eriytymistä ja vaikeuttaa kokonaisuuden hahmottamista.
Yrityksessä ja sen yksiköissä on ennen kaikkea kyse ihmisistä. Hyvin toimiva HR-osasto voi parantaa suorituskykyä tarjoamalla sekä yksilöllistä tukea että muodostamalla tarkan kuvan tarpeista, valmiuksista ja yrityksen työvoiman rakenteesta. Näiden tehtävien yhdenmukaistamisen haaste korostuu kriisin tai äkillisten organisaatiomuutosten aikana. Selvitäkseen epävarmoista ajoista – ja varmistaakseen liiketoiminnan jatkuvuuden – HR-osastoilla on oltava vankka perusta, jolle rakentaa tulevaa. Tämä perusta on HR master data.
HR voi auttaa antamalla yritykselle kokonaiskuvan sen tärkeimmästä voimavarasta, eli työntekijöistä."
Työntekijät, palkat ja suunnittelu
Muutoksen hetkellä yritysten on käsiteltävä prosessinsa tehokkaasti ja turvallisesti, oli sitten kyse kasvusta, organisaation rakenneuudistuksesta tai toiminnan supistamisesta.
Kun on kyse yrityksen palvelukseen tulevista ja sieltä lähtevistä henkilöistä, kunnollisen HR master datan omaavilla HR-osastoilla on faktoihin perustuva ymmärrys siitä, millainen on onnistunut työntekijäkokemus ja miten HRM ja siihen liittyvät prosessit pitää järjestää. Ne pystyvät rekrytoimaan älykkäämmin digitaalisten kanavien kautta, laatimaan seuraajasuunnitelmia, jotta osastoilta ei koskaan puutu tarvittavia työntekijöitä, ja antamaan arvokasta ohjausta, kun rakenneuudistukset tai lomautukset ovat välttämättömiä.
Tärkeä data työntekijöistä tarjoaa lisäksi arvokasta tietoa muiden liiketoimintayksiköiden toimintojen tueksi. Esimerkiksi palkanlaskenta on suuri kustannuserä yrityksille, ja numeroiden hallitseminen on tärkeää kustannuksia läpikäytäessä.
Numeroiden taustalla olevien syiden ymmärtäminen auttaa tekemään oikeita päätöksiä henkilöstösuunnittelussa ja -järjestelyissä."
Esimerkiksi tämänhetkisen COVID-19-pandemian aiheuttamassa tilanteessa reaaliaikainen tieto omista työntekijöistä ja heidän käytettävyydestään nousee merkittävään rooliin. Tiedot poissaoloista, lomista ja etätyöskentelyn aikatauluista on tärkeä olla ajan tasalla, jos halutaan pysyä kartalla oman organisaation tilanteesta. Paremman osaamisen suunnittelun ja resursoinnin lisäksi kunnollinen HR master data auttaa tulkitsemaan trendejä ja mahdollistaa paremman ennustamisen.
Työntekijöiden tukeminen epävarmoina aikoina
Nykyisessä erittäin epävarmassa tilanteessa HR:n on entistäkin tärkeämpää rakentaa uusia digitaalisia prosesseja saadakseen yhteys työntekijöihin. Nopea siirtyminen digitaalisiin kanaviin on välttämätöntä tarkan kokonaiskuvan säilyttämiseksi. Liiketoiminnan ja sen jatkuvuuden tukeminen ovat yksi digitaalisten HR-työvälineiden ja tarkan HR master datan selvistä hyödyistä, mutta ne myös auttavat työntekijöiden tukemisessa epävarmoina aikoina.
Aikana, jolloin strategia voi muuttua nopeasti ja on tehtävä jälleenrakentamista, digitaaliset työvälineet auttavat keräämään oikeat tiedot, jotta muutokset saadaan kommunikoitua ja toteutettua tehokkaasti. Lisäksi digitaaliset työvälineet auttavat johtamaan työntekijöitä uuteen suuntaan samalla, kun ne seuraavat edistymistä ja tekevät sen mukaisia muutoksia. Digitaaliset HR-prosessit, kuten sähköinen allekirjoitus ja digitaaliset kehityskeskustelutyökalut sekä tehostavat toimintaa, että tukevat etätyökäytäntöjen omaksumista, mikä on nyt tärkeämpää kuin koskaan. Tällaisella selviytymiskyvyllä varustetut organisaatiot ovat niitä, jotka todennäköisesti onnistuvat.
Tietoon perustuvia HR-päätöksiä ja suosituksia voidaan tehdä ainoastaan silloin, kun yrityksellä on kokonaiskuva työntekijöistä ja selkeitä strategisia tavoitteita."
HR master datan pitäisi antaa käsitys kokonaisuudesta. Oikeisiin suorituskykymittareihin perustuva HR master data sisältää datapisteitä, jotka antavat paremman kokonaiskuvan koko henkilöstöä koskevista alueista, mutta myös henkilökohtaisen kehityksen ja yksilöllisen motivaation kaltaisista osa-alueista. Jos yritys on hyvä osaamisen kartoituksessa mutta huono yksilöiden tavoitteiden asettamisessa, on vaarana, että työntekijät kadottavat motivaationsa, kun heidät ohjataan kehityspolulle, joka tukee yrityksen strategiaa mutta ei innosta heitä henkilökohtaisella tasolla.
Asianmukaisesti jäsennelty HR master data voi toimia myös ikkunana yrityksen kulttuuriin jopa globaalilla tasolla. Voi olla vaikea tietää, ovatko liiketoimintayksiköt ja eri toimipisteet ottaneet käyttöön yrityksen yhteisen kulttuurin, tai onko HR-aloitteilla oikeanlainen vaikutus. Tietojen keräämisen standardoitu ja automatisoitu prosessi voi antaa yksityiskohtaisen kuvan tiimeistä ja toimipisteistä, sekä maan- ja yrityksenlaajuisen käsityksen siitä, kuinka paljon edistystä todella tapahtuu.
Oikeilla HR-tiedoilla ja HR:n suorituskykymittareilla säilytetään ja vaalitaan sitä, mikä tekee organisaatiosta ainutlaatuisen – sen kulttuuri."
Henkilöstöhallinnon ROI:n seuranta
Tällaiset tiedot auttavat HR-ammattilaisia seuraamaan aloitteisiin sijoitetun pääoman tuottoa. HR master datan käyttö auttaa myös varmistamaan, että päätöksenteon perusteina käytetään tarkkoja tietoja.
Tämänhetkisen COVID-19-pandemian kaltaisessa tilanteessa monet yritykset esittävät aluksi hyvin yksinkertaisia kysymyksiä: Kuinka paljon meillä on työntekijöitä? Mistä kaikki löytävät heidän yhteystietonsa? Kuinka moni on sairaslomalla tai työskentelee etänä? Miten mahdollinen organisaation uudelleenjärjestely hoidetaan? Automatisoitu prosessi, joka on suunniteltu keräämään ja käsittelemään työntekijöiden tietoja GDPR-asetuksen, työlainsäädännön ja yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti, antaa sekä oikeat vastaukset että säästää aikaa, rahaa ja mahdollisia tulevia oikeudenkäyntikuluja.
Esimerkkinä: täysin digitaalisen työsopimusten luomisprosessin käyttöön ottaneet HR-osastot ovat saavuttaneet 50–75 prosentin säästöjä kokonaistehokkuudessa. Digitaalisilla HR-työvälineillä mikä tahansa organisaatio säästää valtavasti aikaa, jota on niukalti, kun kriisi kolkuttelee ovella ja HR:ltä vaaditaan nopeita toimia.
Lopuksi
Täydellistä HR master dataa ei ole olemassakaan, ja tällä hetkellä tämä data muuttuu nopeammin kuin koskaan ennen. Oma ehdotukseni on tämä: Käyttäkää vankkaa, automatisoitua, hallinnollista perustaa. Päättäkää seurattavat kohteet määrittelemällä suorituskykymittarit, jotka auttavat pysymään ajan tasalla yrityksen tärkeimmästä voimavarasta eli sen työntekijöistä. Mitatkaa aloitteiden vaikutukset ja opetelkaa kaikki mahdollinen omasta organisaatiostanne, kun navigoitte kohti uutta normaalia.
Oletko valmis hallitsemaan HR-tietosi?
Lue lisää alta tai ota meihin yhteyttä! Autamme mielellämme haasteissasi - sekä nykyisissä, että tulevissa.
