Sådan kan et HR-system hjælpe dig

7 grunde til at bruge et HR-system

Uanset dine nuværende forretningsmål eller den branche, du opererer i, findes der en væsentlige faktor, der adskiller  succesrige virksomheder fra ikke succesrige: medarbejdere. 

Og her er den afgørende faktor: For at nå din organisations fulde potentiale skal du løbende at investere i dem. HR’s samlede indflydelse vokser i de fleste organisationer, noget der viser, at fokus på medarbejderne kun bliver større og større. HR er dog ikke det eneste team, der bør beskæftige sig med jeres medarbejderstrategi.

Hvordan kan et HR-system hjælpe dig?

Ved at planlægge og udføre effektive HR-tiltag, der understøtter din strategi, kan du øge produktiviteten og skabe vækst, og dermed skabe værdi for hele forretningen. Det kan du gøre ved at investere i et  HR-system, så du kan skabe et solidt fundament for alle jeres HR-aktiviteter.

"Strategi, branding og mennesker - at kunne arbejde i disse dimensioner samtidigt driver virkelig vores vækststrategi og vores transformation. Det gør det muligt for mig at udvikle virksomheden som en del af vores bredere strategi. Det er lige netop det et HR-system giver mig muligheden for at fokusere på."

Marte Alvfalk, Head of People & Process og Brand Strategist – The North Alliance

Når I har implementeret, et HR-system kan du:

• Spare tid og optimere omkostningerne
• Drastisk reducere sandsynligheden for menneskelige fejl
• Centralisere og standardisere HR-processer
• Håndtere følsomme medarbejderdata på en sikker måde
• Digitalisere dine HR-processer
• Forbedre den samlede medarbejderoplevelse
• Måle din HR-indsats

I dette dokument finder du 7 grunde til at investere i et HR-system — og ikke blot ethvert system, men et system, der passer til netop din virksomhed og hjælper dine medarbejdere med at nå jeres forretningsmål.

1. Spar tid, optimer omkostningerne

Systemsupport og strukturerede processer vil hjælpe ethvert  team med at blive mere effektivt. Den samme gælder HR-teams. Et HR-system vil spare alle for uvurderlige arbejdstimer – fra  HR-medarbejdere til afdelingsledere og medarbejdere – og dermed optimere jeres forretningsomkostninger.

Endnu vigtigere er det, at det frigør tid for HR-medarbejderne, så de kan fokusere på netop de projekter og initiativer, der skaber værdi.

"Min drøm,  siger han, er at undgå administrative opgaver og i stedet være tilgængelig for åbne og ærlige samtaler med medarbejderne, så de kan udvikle sig mere og konstant blive bedre til deres arbejde.”

Wouter Hofstede, Director of HR, Danmark & BeNeLux – Matrix Fitness

2. Færre menneskelige fejl

Excel-ark eller arbejde i utallige forskellige værktøjer kan hjælpe med at indsamle data midlertidigt, men det kan være udfordrende at spore, hvem der gjorde hvad, hvor og
hvornår. Jo flere dokumenter og værktøjer, desto mere spredte  data, og desto flere muligheder er der så for menneskelige fejl. Og det er et stort problem for HR-medarbejdere, da selv den mindste fejl kan påvirke medarbejderne betydeligt.

"HR-processerne var adspredte, og følsomme
medarbejderdata kunne rejse en lang vej via excel-dokumenter og e-mail, inden de nåede til HR. Nu kan alle ledere udfylde og godkende deres teams ferieansøgning uden at behøve dele følsomme oplysninger med HR via e-mail eller excel. Derudover har medarbejderne adgang til deres egne oplysninger om ferie og fravær i systemet."

— Anne Pihlava, HR Manager – A-kassen YTK

3. Centraliser og standardiser HR-processer

For internationale virksomheder eller virksomheder med flere lokationer rimer “lokale lovgivning” ofte på “mange forskellige løsninger”. Med et avanceret HR-system, der kan håndtere integrationer, og som fungerer som “centrum i dit  HR-univers”, kan du samle og håndtere alle medarbejderdata under ét tag – uanset lokation, hvilket gør det nemt at implementere mere standardiserede processer.

"At operere i så mange lande betyder ikke kun forskellige sprog, men også forskellige kulturer og lovgivninger. Med Sympas support og HR-løsning har  vi været i stand til at implementere fælles processer med stor succes."

— Agnieszka Koziara, Senior Vice President, People & HR, Fortaco

4. Håndter følsomme data på en sikker måde

Sikring af privatlivets fred og sikkerheden af medarbejderdata skal være blandt en organisations højeste prioriteter. Et  avanceret system som Sympa overholder (og overgår!) GDPR’s minimumskrav, – fra lagring til håndtering af følsomme data.

Ud over de åbenlyse fordele for medarbejderne beskytter du også din organisation mod hårde sanktioner for ikke at overholde de nyeste databeskyttelsesregler.

"Medarbejdere har brug for at vide, at processerne og  deres oplysninger er sikret – uanset hvilket land de arbejder i. Vi valgte Sympa, da alt er sikret i systemet, og det er nemt at definere, hvem der har adgang
til hvilke data."

— Heidi Thisgaard, HR Director – Napatech

5. Drag nytte af at blive digital

Ved at digitalisere jeres HR, får du mulighed for at redesigne dine organisatoriske processer, så de passer til det moderne arbejdslivs behov. For eksempel bliver det muligt at indføre regler for hjemmearbejde, håndtere signaturer med eSignatur  og beregne og implementere digitale lønreguleringer i hele virksomheden. Nu får du muligheden for at indgå i fremtidens arbejde!

"Du skal ikke sidde og vente på, at der bliver
nedskrevet en ny strategi. Vær selv med til at udforme den! Alt det, der sker nu, og situationen som vi lever i, åbner op for nye muligheder. De virksomheder, der er i stand til at udnytte disse muligheder, er fremtidens virksomheder."

— Marte Alvfalk, Head of People & Process og Brand Strategist – The North Alliance

6. Forbedr medarbejderoplevelsen

At give en god medarbejderoplevelse er afgørende for at tiltrække de bedste talenter, da du skal tilbyde dine medarbejdere de værktøjer og det miljø, de har brug for, for at trives og få succes. Derudover er gennemsigtighed grundlaget for en fornuftig samtale. Også her vil det rette HR-system bidrage til at skabe åbenhed mellem medarbejdere og ledelse. Undersøgelser viser at udover tid og omkostningsbesparelser kan et HR-system gøre medarbejderne mere effektive, bedre informerede og bedre i stand til at kommunikere, hvordan de tilfører værdi til virksomheden.

"Ved at bruge Sympa til at definere og håndtere
medarbejderprocesser samt bruge performance
reviews for at sikre, at alle trives i deres roller, bliver vi mere effektive på den lange bane,” tilføjer Roomer. Kort sagt, tilfredse medarbejdere, der er glade for deres job, er effektive medarbejdere."

— Lorraine Roomer, European HR manager – Hitachi Transport System Europe

7. Mål din HR-indsats

Du kan kun evaluere og forbedre det, du kan måle. Selvom du ikke præcist kan måle alle subjektive HR-resultater, er et centraliseret HR-system det første skridt i retning af at måle effekten af dine HR-initiativer. Et konkret eksempel på dette er at identificere eller forebygge flaskehalse. For eksempel kan et hurtigt kig på systemet hjælpe HR-chefer med at forudse rekrutteringsbehov i god tid. På samme måde kan et stigende mønster i sygefraværet advare HR-chefer om nye processer, der påvirker medarbejderne negativt.

"Det er meget vigtigt for os at få nøgletallene til beslutningstagning og til skalering af vores HR- aktiviteter – især fordi vi har aktiviteter i forskellige lande og kører projekter og processer parallelt."

— Morten Jakobi, Executive Vice President, People & Culture – Dustin Group

Bonus: Så meget kan du spare med Sympa.

Se, hvor meget du ville spare ved at håndtere HR-processer i Sympa. Vores ROI-beregner giver dig en enkel beregning af jeres omkostningsbesparelser direkte i din indbakke.

Sympa ROI-beregner