Dashboard som ett redskap för HR-administration

Skriven av Jesse Heimonen
15.03.2016
HR-system,

Dela

I en tid med stora mängder data och oerhörda mängder informationssamlingar är bearbetning i en lättolkad form och spridning av informationen viktiga nyckelfaktorer för konkurrenskraften, oavsett bransch. Mitt i allt prat om viktiga data har företagen insett att informationssystem och datainsamling bara kan ge konkreta fördelar för affärerna om insamlandet av data är meningsfullt, korrekt och finns i en begriplig form. Detta är den typ av data som kan förbättra kvaliteten och hastigheten i beslutsfattande.

Rätt information för rätt personer

Betydelsen av data beror på användarens roll och komplexiteten hos de problem som behöver lösas. För en försäljningschef kan försäljningssiffror som uppdateras i realtid eller på en daglig basis, veckovis eller månadsvis vara betydande. För en HR-chef kan siffror som mäter status, kompetens och personalens prestation, liksom siffror som representerar och prognostiserar kvantitet, kvalitet, prestanda och effektivitet av HR-praxis, vara viktiga. Personer som arbetar på handledarnivå kanske vill veta i realtid om de anställda är närvarande som avtalats, om en anställd är frånvarande och orsaken, möjligheter till tillgängliga ersättare, vilken personal som inte har arbetat övertid samt hur man snabbast kan kontakta möjliga vikarier.

När du flyttar från en organisatorisk nivå till en annan förändras även betydelsen av informationen när beslut ska fattas eftersom de problem som ska lösas blir allt mer komplexa. Problem som måste lösas på en strategisk nivå är ofta komplexa och har inte bara en fungerande lösning. När omfattningen av problemet är stort, till exempel när man planerar företagsförvärv och den riktning i vilken komponenterna i företaget bör utvecklas genom nämnda förvärv, ändras den roll information från informationssystemet ger från ett direkt svar till ett svar som förbättrar kvaliteten och hastigheten i beslutsfattandet.

Moderna informationssystem kan bidra till att lösa såväl direkta och enkla frågor som mycket stora och komplexa frågor om bolaget lyckas distribuera system och praxis på ett sätt där information produceras och uppdateras enligt överenskomna regler. Men många möjliga fördelar med informationssystem går till spillo om det produceras information som användaren inte får användning av.

Data som synliggörs

Hur informationen synliggörs för användarna är också viktigt. Det fungerar ungefär som en bils instrumentpanel. Dashboarden är uppbyggd av ett system som sammanfattar information från olika källor som är relevant för användaren. Det här tydliggörs i ett format som är lätt att tolka. Dashboarden ger användaren möjlighet att snabbt se statistik och uppgifter som kräver uppmärksamhet.

En perfekt dashboard är anpassningsbar för varje användare och gör det möjligt för användarna att följa sina viktigaste intressen och att slutföra sina uppgifter på ett effektivt sätt. Handledarens vy kan till exempel vara information som presenterar status och prestationer i handledarens eget team eller uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet (exempelvis semesterförfrågningar, sjukfrånvaro eller årliga utvecklingssamtal). Vyn kan också låta handledaren se information om sitt team mer detaljerat eller jämföra med information från andra team. En HR-chef å andra sidan bör kunna se viktig information om hela personalen och HR-praxis samt kunna gräva fram uppgifter om enskilda enheter eller operationer.

Dashboarden ska visa saker som användarna vill utföra, övervaka och hantera aktivt vare sig de är relaterade till försäljning, atmosfär, säkerhet på arbetsplatsen eller andra faktorer som bidrar till organisationens framgång.

Författare

Jesse Heimonen
Lärare

Skribenten Jesse Heimonen är lärare på Vasa universitets management- institution. Han är forskare och student på avancerad nivå, med ansvar för human resource intelligence i FIMECC S4Fleet-projektet. Målet med projektet är att utveckla sätt att använda data som samlats in från informationssystem för att fatta beslut i olika situationer. En central del av dataanvändning är sättet som information delas för att stödja beslutsfattning, på skilda organisationsnivåer och till människor i olika yrkesroller.

Jesse Heimonen
Dela

Vidare läsning

iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver