Hitachi Transport System Europe | En forenklet prosess

Hitachi er et forholdsvis lite selskap, og hadde ikke noe eget system for HR-prosesser utenfor Nederland. “Ettersom vi er såpass lite selskap, hadde vi ikke bruk for et felles HR-system,”sier Lorraine Roomer, HR-ansvarlig for Hitachi Transport System Europe. “Sympa er faktisk det første systemet som brukes i hele selskapet, og det har forenklet mange av prosessene våre.”

Det nederlandske HR-teamet er ansvarlig for de ansatte i samtlige av de seks forretningsavdelingene. Før Sympa ble tatt i bruk i 2018, var det opp til lederne i hver forretningsavdeling å ta hånd om lokale HR-oppgaver. “Vi hadde ikke full oversikt over selskapet,” forteller Roomer. “Vi visste ikke engang hvor mange ansatte vi hadde i de ulike landene.”

Viktige ansattdata ble i sin helhet lagret i Excel-filer, og informasjonen i disse filene viste seg ofte å være unøyaktig eller direkte feil. “Det var den manglende oversikten over våre ansatte som gjorde at vi ønsket å finne og implementere et HR-system hvor vi kunne samle sammen alle data fra samtlige forretningsavdelinger på ett sentralt sted,” legger Roomer til.

Letingen etter det rette HR-systemet ble kortvarig. Sympa ble raskt førstevalget – en prisgunstig løsning som tilbød akkurat det Hitachi var ute etter – ett sentralt sted for alle ansattdata, tilgjengelig på flere språk og stor fleksibilitet som gjør at systemet kan konfigureres og tilpasses lokale behov fullt ut.

Implementeringen var vellykket, men ga også viktig lærdom underveis. “I løpet av implementeringsprosessen var det endringer i prosjektteamet, noe som førte til stramme tidsfrister,” forteller Roomer. “Vi fikk derfor ikke nok tid til å forberede ledelsen og de ansatte og gi dem full opplæring før systemet ble tatt i bruk.”

Nå som implementeringsprosessen er fullført og Sympa brukes i hele organisasjonen på tre forskjellige språk, er det lett å se hvilke fordeler systemet gir for hele selskapet.

Mange prosesser har blitt smidigere, mer effektive og mindre tidkrevende. Ta for eksempel prestasjonsstyring, som tidligere bare ble gjennomført i Nederland, og som i sin helhet ble håndtert via Excel. “Det var en veldig omfattende jobb å samle inn alle data og følge opp hvem som hadde fylt ut gjennomgang av prestasjoner, og hvem som ikke hadde det,” minnes Roomer. “Sympa støtter denne prosessen fullt ut, slik at det blir lett for meg å vise ledelsen status for gjennomgang av prestasjoner.”

Takket være Sympa har gjennomgang av prestasjoner blitt enklere for Hitachi, som også har videreutviklet prosessen i sin helhet. “De ansatte kan nå ta ansvar for sin egen utviklingsplan i systemet,”sier Roomer. “De kan be om opplæring eller formidle hvilke ambisjoner de har, og lederen kan lese forespørslene deres og handle ut fra dem. Dette oppmuntrer definitivt til dialog mellom ledere og teammedlemmer.”

Lederne har vært veldig positive til de nye selvbetjeningsverktøyene for ansatte og ledere. Nylig tok Hitachi i bruk Sympas onboardingsfunksjoner, som er et utmerket supplement til selskapets eksisterende rekrutteringsverktøy. “Når en kandidat blir ansatt, oppretter vi ganske enkelt en profil i Sympa med all den informasjonen vi trenger,” forklarer Roomer. “I forbindelse med onboardingsprosessen bruker vi enkle sjekklister i Sympa som den ansvarlige lederen kan følge opp. Dermed har vi nye ansatte oppe og går i løpet av kort tid.”

Og ikke minst kan Hitachi nå, etter å ha spart så mye tid på administrative oppgaver, konsentrere seg helt og fullt om strategisk bemanningsplanlegging. “Ved å bruke Sympa til å definere og administrere personalprosesser, samt benytte gjennomgang av prestasjoner til å sørge for at alle trives i rollene sine, blir vi mer effektive på lang sikt,” mener Roomer. “For å si det enkelt – fornøyde ansatte som trives i jobben sin, er og forblir effektive i arbeidet sitt.”