Lindex

“Kaikki tieto työntekijöistämme oli aikaisemmin varastoituna eri järjestelmissä maakohtaisesti”, kertoo Björn Lorentzon, HR Advisor Lindexiltä. “Tiesimme, että tiedon kerääminen yhteen paikkaan ja sen ylläpitäminen tulisivat olemaan haaste. Halusimmekin käytännöllisen järjestelmän, joka helpottaisi raportointia ja jossa tiedot pysyisivät ajan tasalla.” Toinen tärkeä vaatimus oli se, että järjestelmän piti toimia monella kielellä, ja siten pystyä luomaan ja käsittelemään eri maiden työsopimuksia.

Sympa oli joustavuuden ja käyttöystävällisyyden takia selkeä valinta Lindexille. “Vertailimme eri toimittajien ratkaisuja ja meille oli tärkeää, että järjestelmään pystyy helposti itse tekemään muutoksia ja hienosäätöjä, mikä onnistuu helposti Sympassa”, iloitsee Lorentzon. ” Mikäli löydämme kirjoitusvirheen tai haluamme lisätä esimerkiksi uuden kentän, voi muutokset tehdä nopeasti ja helposti itse. Se on meille todella hyödyllistä.”

Järjestelmän käyttöönottoprosessin aikana Lindex havaitsi myös kehityskohtia omissa HR-prosesseissaan. Kuten Lorentzon toteaakin: “Suuri etu tiedon siirtämisessä erillisistä järjestelmistä yhteiseen HR-tietokantaan on, että törmää asioihin, joita voisi kehittää.”

“Olemme esimerkiksi huomanneet työaikaraportoinnissa tiettyjä asioita, joita olemme nyt voineet hyödyntää paremmin. Myös paperisten asiakirjojen tarve on vähentynyt. Tulostamisen sijaan tallennamme kaikki dokumentit Sympan pilvipalveluun”, Lorentzon jatkaa.

Alkuun Lindex on keskittynyt käyttämään Sympaa ensisijaisesti työsopimusten hallinnointiin ja osaamisen kehittämiseen. Seuraava askel on laajentaa käyttöä kansainvälisesti ja ottaa järjestelmä käyttöön myös Suomessa. “On erittäin kätevää, kun järjestelmää on niin helppo muokata omien tarpeiden mukaan juuri kuten itse haluaa ja rakentaa toimintoja itse”, selittää Lorentzon.

Lindexillä on huomattu, että Sympan käyttö on ollut erittäin hyödyllinen työkalu myös itse HR-prosessien kehittämisessä. “Jos joku keksii uuden tavan toteuttaa esim. työhaastattelu, meidän ei tarvitse lähettää pyyntöä eteenpäin järjestelmätoimittajallae, vaan voimme tehdä muutoksen itse vain parissa minuutissa”, kertoo Lorentzon. Tämänkaltainen joustavuus yhdistettynä Sympan hinnoittelumalliin ovat järjestelmän suurimmat edut. “Sympa tarjoaa SaaS -pilvipalvelua, jossa maksamme vain siitä, mitä käytämme.”