Et stærkt HR-fundament for humanitært arbejde hos Læger Uden Grænser Norge

Læger Uden Grænser (Médecins Sans Frontières, MSF) er afhængig af velfungerende teams for at kunne yde humanitær hjælp verden over. Bag hver mission ligger komplekse HR-processer, der skal køre smidigt – fra onboarding af fundraisere til håndtering af medarbejdere udsendt til internationale projekter. 

Før Sympa havde MSF Norge ikke et dedikeret HR-system. Medarbejderdata lå i et økonomiværktøj, og vigtige dokumenter var spredt på tværs af platforme. Som Derek Widme-Rickards, Domestic HR and Systems Administrator hos MSF Norge, forklarer: 

“Kontrakter, jobbeskrivelser, signerede og usignerede kopier, PDF’er, Word-filer – alting lå forskellige steder. Vi havde brug for én fælles sandhedskilde.” 

Uden selvbetjening blev HR hurtigt en flaskehals for selv simple opdateringer og forespørgsler. Det var tid til et system, der kunne skabe struktur – og frigive tid og energi til det, der virkelig betyder noget: den humanitære indsats. 

Hvad de havde brug for

MSF Norge ønskede at modernisere deres HR-arbejde og give alle medarbejdere en mere smidig og overskuelig oplevelse – uanset rolle eller kontekst. 

De ledte efter: 

• Én samlet sandhedskilde til al HR-masterdata 
• Et system, der er let tilgængeligt – både for kontorpersonale og fundraisere i frontlinjen 
• Selvbetjening, der minimerer unødvendig frem-og-tilbage-kommunikation med HR
• En partner, der kan imødekomme specialiserede behov, som fx komplekse anciennitetsberegninger 

Frem for alt havde de brug for ro i maven: Et system, der effektiviserer – uden at gøre tingene mere komplicerede. 

Hvad Sympa leverede 

Implementeringen af Sympa begyndte i starten af 2022, hvor Derek trådte ind i den afgørende test- og opbygningsfase. I tæt samarbejde med Sympas team finjusterede MSF Norge deres datastrukturer, workflows og adgangsrettigheder – og sikrede, at systemet fra dag ét kunne understøtte det daglige arbejde fuldt ud. 

I dag fungerer Sympa som MSF Norges centrale HR-masterdatasystem – både for medarbejdere i Norge og dem, der er udsendt på internationale missioner. Data flyder stabilt videre til IT, løn og økonomi og skaber et fælles fundament for alle processer, der følger. 

Sådan skabte Sympa værdi 

Sympa har markant lettet den administrative byrde for HR-, økonomi- og fundraisingteams hos MSF Norge. Når e-mailtråde og manuelle opdateringer bliver erstattet af selvbetjening, frigives der tid – tid, som nu kan bruges på det, der virkelig tæller: at støtte det humanitære arbejde. 

Integrationerne spiller også en nøglerolle. Derek fremhæver især én funktion: 

“E-signering er min guldstjerne. Jeg ved ikke, hvordan jeg skulle klare mig uden den nu.” 

Før Sympa betød kontraktunderskrifter spredte filer og lange ventetider. Nu sker det hele automatisk: Dokumenter sendes ud, signeres og arkiveres i Sympa – helt uden ekstra arbejde. 

At løse komplekse udfordringer sammen 

En af de største udfordringer for MSF Norge var deres unikke metode til at beregne anciennitet – noget, de færreste standard HR-systemer kunne håndtere. I stedet for en simpel år-for-år-beregning vurderer de anciennitet baseret på tidligere roller, ansvar og varighed. 

Derfor udviklede Sympa en skræddersyet baggrundsberegning, som fulgte MSF Norges logik. Det krævede flere testrunder i tæt samarbejde – men resultatet blev helt sømløst. Som Derek selv siger: 

“Det fungerer. Men jeg forstår stadig ikke hvordan.” 

Et fundament for fremtiden 

Fra forbedringer i brugerflade og brugeroplevelse til endnu mere præcise rollebaserede tilladelser – MSF Norge ser et stort potentiale i Sympas fortsatte udvikling. Med fokus på fremtiden håber Derek allerede på en bredere udrulning på tværs af lande: 

“Det er meget nemmere at tilføje nye miljøer end at købe et helt nyt system.” 

Takket være Sympa har MSF Norge nu et stabilt HR-fundament, der minimerer administration og styrker governance. 

“Sympa giver os struktur, så vi kan bruge vores tid, energi og de privatindsamlede midler dér, hvor de gør størst gavn: på at redde liv.”