Før eller siden bliver alle virksomheder nødt til at overveje, hvordan de kan strømline deres HR-processer – og hvorvidt anskaffelsen af et HR-system kunne hjælpe dem med at forbedre deres arbejdsrutiner. Ved at kombinere viden fra både HR- og IT-afdelingerne bliver det lettere at sætte den rigtige kurs fra starten.

Ja, generelt set skal IT-systemer være omkostningseffektive og give virksomheden konkret værdi. HR-systemer skal desuden give en god brugeroplevelse og bidrage positivt til den samlede medarbejderoplevelse. Et tæt samarbejde mellem HR- og IT-brugere er derfor helt afgørende for at HR-systemet kan understøtte både virksomheden og medarbejderne.

Et tættere samarbejde

Indtil for godt ti år siden betød et køb af et HR-system normalt netop blot det: et køb af et HR-system. På det tidspunkt var der stort fokus på funktionelle, men separate systemer. Integrationer blev kun udført, når det var nødvendigt – hvis overhovedet. De forskellige teams var mere fokuserede på at anskaffe systemer, der passede til netop deres egne behov, snarere end på løsninger, der kunne imødekomme behovene i hele virksomheden.

Tiderne har dog ændret sig. I dag ønsker de fleste organisationer at finde lige præcis den brik i puslespillet, der passer perfekt til deres IT-økosystem, og som nemt kan integreres med eksisterende systemer. Det gælder om at få mest muligt ud af investeringen. Denne holistiske tilgang giver bedre resultater, men det kræver, at virksomhederne udfordrer de traditionelle metoder, justerer HR-processerne og sikrer, at organisationen (eller dens partnere) er i stand til at udføre integrationer uden problemer. Et tæt samarbejde mellem HR og IT er ofte nøglen til at få disse opgaver løst.

I dag ønsker de fleste organisationer at finde lige præcis den brik i puslespillet, der passer perfekt til deres IT-økosystem.

Nye og uforudsete muligheder

Med andre ord indser de fleste organisationer i dag, at det godt kan betale sig at se HR og IT som en kombineret indsats – også på langt sigt. Ved køb af et HR-system vil planlægning og opbygning af en velsmurt maskine fra starten give pote senere. Det resulterer i en tydelig forbedring af medarbejderoplevelsen, og selvbetjeningsfunktioner er lettere at bygge oven på en solid struktur.

Når HR og IT samarbejder og ser projektet som et fælles projekt, ender de ofte med at finde uforudsete dimensioner og fordele. Der kan opstå uventede fordele, når HR-masterdata ligger i HR-systemet fremfor i lønsystemet. Med et HR-system kan datastyring eksempelvis deles, rapporteringsfunktioner udvides, brugeroplevelsen forbedres, og fleksibiliteten til at integrere med anden software er ofte bedre end med et mere traditionelt lønsystem.

Fra et IT-perspektiv kan integration af følgende grænseflader eller software med dit HR-system give mange nye muligheder:

  • Identity Management Systems (f.eks. Active Directory og Okta). Brugeren kan få adgang til intranettet, udvalgte applikationer og så videre direkte fra et sted, hvor HR-dataene altid er opdateret: HR-systemet.
  • Kundespecifikke masterdataoversigter. HR-data kan rapporteres videre og kan også beriges med data fra andre kilder.
  • BI-værktøjer (f.eks. PowerBI, Tableau og Qlikview). Information kan indsamles fra mange forskellige kilder og konverteres til relevante, forretningsvenlige rapporter.
  • IT ticketing systems. Både til problemsituationer og udstyrs- og licensordrer til eksempelvis en ny medarbejder. I forbindelse med sådanne operationer vil der være flere fordele, jo flere medarbejdere der er.
  • SSO (single sign-on). Hvis adgangskontrol er bygget oven på HR-masterdata, bliver den usynlig for slutbrugeren, da der ikke er behov for flere adgangskoder eller separate logons til forskellige systemer.

Åben op for diskussion

Den største hindring for at få mest muligt ud af samarbejdet mellem IT og HR er måske den manglende evne til at forudse alle muligheder. At finde potentialet (og gøre det rentabelt!) kræver, at man åbner op for diskussionen mellem HR og IT, og planlægger den nødvendige arkitektur sammen.

HR + IT vil altid være større end summen af de enkelte dele.

Det er afgørende at kunne kommunikere disse fordele videre ud i organisationen og vise de faktiske besparelser, en velplanlagt arkitektur kan give dig. Du kommer langt ved at have forberedt en overbevisende business case for at købe et HR-system. Indsamling af argumenter, der viser værdien fra alle sider – HR’s, IT’s og slutbrugerens – hjælper i høj grad din case, når den bliver præsenteret for ledelsen eller andre stakeholders, der sidder på budgettet.

HR + IT vil altid være større end summen af de enkelte dele. Mit råd er derfor at have en åben dialog for at se, hvilke fordele et samarbejde mellem HR og IT kan give din organisation – uanset om du anskaffer et HR-system eller på anden måde bare overvejer, hvordan du kan få mere ud af dit IT-økosystem.

"Jeg er glad for, at IT-afdelingen var involveret fra begyndelsen. Det gav os mulighed for at foretage justeringer tidligt.

- Patrick Thörnlund, IT Project Manager hos Sabis