Introduksjon: Å trives blant bevegelige deler

Sympa startet som en liten, familieeid bedrift med en sterk kultur basert på å ha det gøy, skape verdi og muliggjøre vekst. De siste 20 årene har virksomheten vokst kraftig og suksessen førte til at investeringsselskapet PSG gikk inn som majoritetseier i 2020.

For å øke veksten ytterligere og ta nye markedsandeler rekrutterte Sympa over 70 nye Sympaticos bare i 2021, med planer om å rekruttere mange flere i 2022. Med så mange bevegelige deler er det viktig at vi opprettholder en sterk og inkluderende bedriftskultur som tar godt vare på både nye og erfarne medarbeidere, ikke minst fordi hybridarbeid har kommet for å bli.

I Sympa er åpenhet og tydelige retningslinjer grunnlaget for at informasjon når ut til relevante deler av organisasjonen. Og siden vi er vår egen HR-kunde, tenkte vi at du kunne ha nytte av å høre litt om hvordan vi tar vår egen medisin. La oss se på hvordan våre ansatte, linjeledere og HR-team bruker Sympa på tvers av samtlige HR-funksjoner.

Vi slo av en prat med både nye og erfarne Sympaticos for å høre hvordan de bruker Sympa i arbeidshverdagen sin:

Elizabeth Chan – Marketing Manager, Norge
Jenni Heiskanen – Development Manager, Customer Onboarding
Santeri Hämäläinen – Content Marketing Manager

Kapittel 1: Onboarding er en glimrende mulighet til å få lojale medarbeidere

Onboarding er første etappe av en Sympaticos reise – en glimrende mulighet til skape et positivt og varig inntrykk. Vår onboarding fokuserer på å gi nye medarbeidere en grundig innføring i bedriftskulturen fra første stund, lære dem arbeidsmåtene og prosessene våre og gi råd om hvordan de kan utvikle karrieren sin i Sympa.

Skape tillit

Når nye Sympaticos signerer ansettelseskontrakten sin, får de samtidig en lenke de kan følge for å legge inn grunnleggende informasjon i systemet vårt. Gjennom denne raske og enkle oppgaven kan nye medarbeidere utforske systemet og se hva de har i vente. De får dessuten se moduler for kompetanseutvikling, utviklingssamtaler og tilbakemelding.

Selv om Elizabeth, Santeri og Jenni ikke bruker Sympa hver dag, sier de at de kan stole på at systemet gir dem viktig informasjon i form av én-til-én-tilbakemeldinger og lønnsinformasjon når de trenger det. Denne raske og enkle selvbetjeningsløsningen skaper også tillit til oss som arbeidsgiver, fordi all informasjon er tilgjengelig og oppdatert.

“Som ansatt får jeg en enklere hverdag, fordi linjeledere og HR-ansvarlige har den informasjonen de trenger for å ta godt vare på meg,” sier Elizabeth.

Santeri: “Det jeg liker aller best med Sympa, er at jeg har all grunnleggende og arbeidsrelatert informasjon samlet på ett sted, noe som gir meg full oversikt. Det forenkler blant annet kommunikasjonen når jeg må være hjemme med sykt barn.”

Føle seg hjemme fra første stund

Det er hyggelig å gi gaver for å feire nye bekjentskaper, og onboarding er ikke noe unntak. Nye medarbeidere får som regel arbeidsutstyr og Sympa-hettegenser før de begynner i jobben. På første arbeidsdag er det bare å logge seg inn i Sympa og nyte onboardingsprosessen.

Santeri sier: “Kulturen i Sympa er tydelig i rekrutteringsprosessen. Allerede før jeg begynte, fikk jeg et inntrykk av hvordan det er å jobbe i Sympa, og hvor hyggelig arbeidsmiljøet er. Jeg fikk til og med en hettegenser før første arbeidsdag!”

Hettegenser, arbeidsutstyr, presentasjon av avdelinger, bedriftskultur, kommunikasjonskanaler, prosesser og mye mer. Alt dette er forskjellige brikker i onboardingen, med ett viktig formål: å hjelpe våre Sympaticos å navigere trygt gjennom sitt nye digitale og fysiske arbeidsmiljø.

Og etter hvert som nye Sympaticos utfører oppgavene sine i løpet av onboardingen, lærer de intuitivt hvordan de skal bruke Sympa. Jenni sier det slik:

“Som basisbruker kan du ikke gjøre noe feil i Sympa. Du kan fritt utforske systemet så mye du vil.”

Kapittel 2: Onboarding, offboarding og alt imellom

Det har gått nesten to år siden arbeidshverdagen vår endret seg for godt. I takt med at arbeidsplasser venner seg til hjemmekontor og hybridarbeid, spiller HR en økende rolle når det gjelder å effektivisere arbeidsflyten, myndiggjøre og engasjere team og legge til rette for fremtidig vekst.

I tillegg til de tradisjonelle ansvarsområdene er det også HRs oppgave å gi ansatte utstyret, ferdighetene, prosessene og støtten de trenger for å trives i rollene sine. I dagens kandidatstyrte arbeidsmarked gjør vi alt vi kan for at våre Sympaticos skal få en lang og blomstrende karriere i Sympa.

Et sentralisert og strukturert system

Effektiv onboarding via Sympa er et utmerket første steg. Men det slutter ikke der. Etter onboardingsprosessen bruker vi Sympa til å formidle viktig informasjon for å holde kulturen vår levende på tvers av alle land, også når ansatte har hjemmekontor.

Fundamentet vårt er en tydelig håndtering av hele arbeidsforholdet i ett enkelt system. Vi ønsker å veilede våre ansatte gjennom alle viktige karriereøyeblikk fra rekruttering til offboarding. Vår erfaring er at en strukturert og personlig tilpasset håndtering av arbeidsforholdet bidrar til at alle Sympaticos får en meningsfylt arbeidshverdag og opprettholder motivasjonen.

For å forstå hvordan vi har håndtert dette krevende (men viktige) arbeidet møtte vi noen av dem som er ansvarlige for å utvikle Sympas prosesser og lede våre Sympaticos:

  • Anna Aarnisalo – VP, People and Culture
  • Jannica Lintumäki – People and Culture Specialist
  • Laura Järvinen – Finance Manager
  • Bart Stoffels – Manager, Consultants the Netherlands
  • Tuomas Makkonen – Director, Customer Onboarding
  • Marianne Lumme – Head of Customer Success

En problemfri start i preboardingsfasen

I løpet av preboardingen sender Sympas rekrutteringsansvarlige ansettelseskontrakter til nye medarbeidere for e-signering. Når nye Sympaticos takker ja til stillingen, får de en lenke med påloggingsopplysninger før sin første arbeidsdag i Sympa.

“Allerede før nye medarbeidere begynner, kan de gi lønnsavdelingen og HR all nødvendig informasjon – og voilà! Vi slipper å bruke flere dager på administrativt arbeid og kan fokusere på selve onboardingen fra første stund,” sier Anna.

Finne seg til rette i den nye rollen

Hvem kan vel motstå sjekklister? Vi har funnet ut at den mest effektive metoden for å få oversikt over arbeidsoppgaver og fremdrift – for både ledere og Sympaticos – er å bruke de strukturerte sjekklistene vi har lagt til i systemet.

Når onboardingen er fullført og våre Sympaticos har begynt å finne seg til rette i sin nye rolle, blir både ledere og ansatte bedt om å planlegge én-til-én-samtaler hver sjette måned. Sympaticos blir dessuten oppfordret til å informere lederen deres på forhånd om det er spesielle områder de ønsker å fokusere på under samtalen, slik at begge parter får mest mulig utbytte av samtalen.

Som linjeleder er Marianne Lumme glad for å kunne hjelpe nye medarbeidere med å finne seg til rette i rollen. “HR-teamet har allerede utviklet prosessene i Sympa, så det er ingen grunn til å prøve å finne ut av ting selv,” sier hun.

Bart, som nylig begynte i ny jobb som linjeleder, setter stor pris på at han via systemet allerede har lært mye om hvordan han kan støtte teamet sitt.

“Det er veldig nyttig å ha tilgang til grunnleggende HR-data på ett sted; det er til stor hjelp når jeg skal forberede én-til-én-samtaler og rapportering. Fra tidligere utviklingssamtaler har jeg for eksempel fått innsikt i medarbeidernes erfaringer med Sympa før vårt første møte. Jo bedre jeg forstår reisen deres så langt, desto mer kan jeg hjelpe dem på veien videre,” sier han. 

Opprettholde bedriftskulturen

En fellesnevner for alle Sympaticos er at vi ser på Sympa som et fundament for bedriftskulturen vår. Mangfold, likestilling og inkludering har etter hvert fått en sentral plass i de kulturelle diskusjonene våre, og Sympa gir oss de dataene vi trenger for å ha en rettferdig og inkluderende arbeidsplass.

Eksempler på dette kan rapporteres via ulike data i systemet: kjønnsbalanse, ansatte med variert kulturell bakgrunn og rettferdig lønnsnivå som er fastsatt ut fra rolle- og markedsnivå i hvert av landene våre. Vi bruker systemet til å fastsette og definere begynnerlønn for nykommere og kan enkelt sammenligne gjennomsnittlige lønnsnivåer. Lønnsutviklingen er alltid synlig for den ansatte og lederen, slik at det blir enkelt å følge med på utvikling og likestilling.

Engasjement og utvikling

Når det gjelder faglig og personlig utvikling, bruker Anna Sympa til å legge til rollebeskrivelser som støtter medarbeidernes utvikling. Rollebeskrivelsene gir nye medarbeidere informasjon om kjerneoppgaver og ansvarsområder, slik at det blir lettere for dem å fokusere på meningsfylte arbeidsoppgaver.

Som økonomiansvarlig må Laura ha oversikt over data daglig. Fordi Sympa enkelt og sikkert kan integreres med andre systemer som opplæring, lønn og rekruttering, finner Laura alle dataene hun trenger på ett sted.

“Jeg trenger informasjonen for å få nøyaktige estimater og produktrapporter. De ansatte kan oppdatere opplysningene sine selv når det er endringer, derfor vet vi at informasjonen er relevant til enhver tid,” sier Laura.

Beholde ansatte

Alle organisasjoner, også vår, opplever iblant at ansatte slutter. En effektiv strategi for å beholde ansatte bidrar imidlertid til å holde dette tallet på et minimum. For oss har en sterk bedriftskultur, tydelige prosesser og kontinuerlig fokus på trivsel blant våre ansatte vært viktige faktorer for lavere gjennomtrekk, spesielt i en omfattende vekstfase.

Et sluttintervju kan være krevende, men ikke desto mindre viktig. Det gir god innsikt i hvorfor det ikke fungerte med den fratredende medarbeideren, og du kan dermed avdekke negative trender og områder hvor du bør sette inn tiltak. Når en medarbeider slutter i Sympa, bruker Anna et ferdiglaget skjema for sluttintervju for å finne årsaken til oppsigelsen. Sympa bruker informasjonen fra skjemaet til å utvikle og forbedre prosesser på arbeidsplassen.

“Sluttintervju har vært viktig for å få åpne og ærlige samtaler. Selv om slike samtaler kan være vanskelige, kaster de ofte lys over viktige problemstillinger vi kanskje har oversett, særlig i en vekstfase. Målet er å forstå hva vi kan gjøre bedre for å skape en arbeidsplass der alle Sympaticos trives,” sier hun.

Kapittel 3: Veien videre – Bli enda bedre på kompetansestyring

Vi tror at kontinuerlig utvikling er veien til suksess. Med Sympa som kjernen i HR-virksomheten vår har vi planer om å videreutvikle systemet for å tilby våre ansatte og kunder enda mer verdi og støtte. For de neste 12 månedene har vi blant annet følgende mål:

Fordoble antall ansatte innen utgangen av 2022

Bare i 2021 ansatte vi over 70 nye Sympaticos. I år tar vi sikte på å ha 225 Sympaticos innen slutten av desember. Flere ansatte er ikke noe problem for systemet, men vi utvider likevel HR-teamet for å kunne håndtere all rekruttering på en god måte.

“Vi har planer om å ansette en rekrutteringsspesialist, og vi er allerede godt integrert med Recruitees rekrutteringsplattform. Vi kan dermed rekruttere relevante kandidater i det tempoet som passer oss. Og når de er ansatt, vil alt gå på skinner takket være våre velfungerende onboardingsprosesser,” sier Jannica.

Utvikle og styrke opplæring i bedriften

Jannica forteller at HR-teamet legger vekt på å tilby tydelige opplæringsmuligheter for alle Sympaticos i bedriften. Personlig utvikling blir stadig viktigere for å kunne ansette og beholde medarbeidere i hele bransjen. Vi lanserer Learning Management System (LMS), en funksjon som gir nye medarbeidere enda mer utbytte av onboardingen, og hvis alt går etter planen, skal vi utvikle moduler for å håndtere intern stillingsendring og lederopplæring,” legger hun til.

Innpass i nye markeder

Sympa har allerede signert kontrakter med de første kundene i Storbritannia, og vi etablerer oss i Tyskland i løpet av våren 2022. Våre Sympaticos er spredt rundt omkring i Norge, Sverige, Danmark, Finland og Nederland, og systemet vårt er et helt nødvendig verktøy for å kunne utvide virksomheten til nye markeder og samtidig ivareta våre ansatte.

Åpenhet, klare retningslinjer og konsekvent behandling av ansatte er avgjørende for å lykkes, ifølge Anna:

“Vi må for eksempel bygge opp hele HR-funksjonen når vi etablerer oss i det tyske markedet. Funksjonen må blant annet inneholde avtalemaler i systemet. Vi må dessuten ta hensyn til hvordan ansettelse av Sympaticos påvirkes av lokal lovgivning og lokale markedsforhold. Det er et krevende puslespill, men vi har klart å være rettferdige og konsekvente ved å kartlegge minstekravene som gjelder for alle stedene hvor vi er etablert, og deretter legge til ytterligere funksjoner, naturalytelser og avtaler i tråd med våre egne verdier – og verdiene til våre Sympaticos,” forklarer hun.

Konklusjon

Det har vært både hyggelig og nyttig å snakke med de ansatte i bedriften vår som bruker Sympa og HR-prosessene som støtte i arbeidshverdagen sin. Takket være disse funksjonene har vi opprettholdt en sterk bedriftskultur under omstillingen til hybridarbeid og onboarding av over 70 nye medarbeidere i et skiftende arbeidsmarked. Våre ansatte og ledere har dermed kunnet fokusere på sine kjerneoppgaver og ansvarsområder.

Og det er fortsatt rom for forbedringer.

Kom i gang med kompetansestyring

Ta i bruk vår mini-håndbok for å lære alt du trenger for å danne en vellykket strategi for kompetansestyring som fører til lykkeligere ansatte og et mer produktivt team.