Slik kan HR-analyse hjelpe selskaper med å nå sine mål

I tillegg til utfordringene med å ansette og beholde de dyktigste medarbeiderne, er HR-team avgjørende for å bidra til virksomhetens fremgang. Gitt at anskaffelse av ansatte av høy kvalitet er den viktigste prioriteten til de fleste HR-team, er det også fornuftig å maksimere bruken av data, analysetall og analyser for å få mest mulig ut av selskapets menneskelige ressurser. Menneskelige ressurser kan være knappe, spesielt når man skal fylle stillinger som trenger meget spesialiserte ferdigheter. Denne knappheten er noe mange administrerende direktører gjenkjenner.

Ifølge dem er en av de største truslene til virksomheten den begrensede tilgangen til viktige ferdigheter, innovasjon og kreativitet som de trenger gjennom høyt kvalifiserte medarbeidere.

I mellomtiden anerkjenner 47 % av HR-teamene gjennomtrekk av ansatte som sin største utfordring. Dermed er en forståelse av hva som tiltrekker potensielle medarbeidere (og hva som holder dem fornøyde) kritisk for å oppfylle virksomhetens mål og å øke avkastningen.

For å håndtere disse utfordringene, må HR-ansvarlige ha full tilgang til data om hva som bidrar til medarbeidertilfredshet. For eksempel:

• McKinsey rapporterer at høyt medarbeiderengasjement ikke bare holder ansatte fornøyde, men det øker også selskapets fortjeneste.
• Opptil 20 % av ansattes oppsigelser skjer innen 45 dager etter ansettelse. Forskning relatert til dette viser at 72 % av nyansatte mener at den viktigste delen av onboardingen er tid med egen leder eller nærmeste overordnede.

Disse dataene kan bidra til å se på strategier for ansettelse og medarbeiderengasjement med nye øyne. Det er også viktig å forstå data som er spesifikke for organisasjonen som kan hjelpe HR-ledere og deres sentrale ledere med å løse unike problemer og utnytte styrker som finnes i deres team av dyktige medarbeidere.

Det er her HR-analyse kan være nyttig. Med en dyp forståelse av HR-analyse, KPI-er og medarbeiderprestasjoner, kan HR-team gjøre statistikk om til løsninger og ta smarte beslutninger gjennom handlingsrettet innsikt.

Hva er HR-analyse og hvorfor er det viktig?

HR-analyse er data som hjelper organisasjoner med å få innsikt i deres arbeidsstyrke og måle effektiviteten av HR-initiativer.

Her er noen eksempler på kritiske analyser som kan bidra direkte til forretningssuksess:

• Kostnad per ansettelse
• Tid brukt på ansettelser
• Fraværsprosent
• Hvor lenge ansatte blir
• Medarbeidernes prestasjon
• Gjennomtrekk av arbeidskraft
• Opplæringseffektivitet
• Medarbeidernes motivasjon
• Medarbeiderengasjement

Tradisjonelt har virksomheter målt KPI-er som salgs- og produksjonstall, men moderne bedrifter følger også viktige indikatorer for personalledelse nøye. Videre har personellrelaterte data blitt en enda mer verdifull ressurs for strategisk beslutningstaking. Toppledere blir også stadig mer interessert i å inkludere innsikt fra HR-rapporter i sin helhetlige forretningsstrategi.

Blant de største fordelene med å følge HR-analyse er:

Forbedring av organisasjonens strategi

Klare, solide data om en organisasjons medarbeidere kan hjelpe ledere med å ta informerte, strategiske beslutninger for selskapets fremtid.

Måling av medarbeideropplevelsen

Vi har vært inne på hvordan det å holde på de ansatte og gjennomtrekk av ansatte er HRs største utfordring. I forbindelse med dette stoler flere og flere HR-team på HR-analyse for å prioritere måling og evaluering av medarbeideropplevelsen.

Dette er for å sikre at innsatsen deres for medarbeiderengasjement og ansettelsesstrategier omsettes til medarbeidertilfredshet og mindre gjennomtrekk.

Reduserte kostnader og økt resultat

En god forståelse av HR-analyse kan gi ledere klar innsikt i områder der kostnader kan redusere og resultatene kan økes.

Data viser for eksempel at et firma kan spare så mye som 220 000 kr (22 000 USD) årlig per ansatt som jobber hjemmefra. Det å kunne dokumentere at en stor prosentandel av de ansatte er mer produktive når de jobber hjemmefra, kan gjøre det mulig for et selskap å redusere kostnadene til kontorer, elektrisitet og andre kostnader knyttet kontorplasser.

Viktige HR-analyser

Når et selskap har valgt de viktigste HR-analysene og satt de tilhørende målene, bør de berørte medarbeiderne ha en klar oversikt over disse indikatorene. Det å erkjenne utfordringer og muligheter på et tidlig stadium legger til rette for bedre beslutningstaking og rask respons.

I stedet for lite fleksibel og treg månedlig rapportering, inkluderer moderne, fleksible HR-systemer smidige rapporteringsverktøy og HR-dashboard. Disse oppsummerer store mengder data til sanntidsanalyser som er enkle å forstå og leverer dem (sammen med andre KPI-er for virksomheten) direkte til ledelsen via en rekke kanaler, inkludert mobilenheter.

Nedenfor identifiserer vi noen viktige HR-analyser som kan være nyttig å følge. Men husk at disse spesifikke rapporteringsstrategiene blant annet vil avhenge av organisasjonens prioriteringer og størrelse. For å presisere hvilke HR-analyser som er mest verdifulle for et selskap, må HR-teamet samarbeide med toppledelsen for å samle innsikt om målsettinger og mål som kan være direkte relatert til disse analysene.

Viktige HR-analyser som bør prioriteres

• Fraværsprosent – Refererer til gjennomsnittlig antall dager medarbeideren er fraværende innenfor en gitt tidsramme (unntatt ferie og sykedager).
• Kostnad per ansettelse – Dette refererer til gjennomsnittskostnaden per nyansettelse. Dette inkluderer både eksterne og interne ansettelseskostnader, delt på det totale antallet nye ansettelser i en gitt periode.
• Overtidstimer – Antall arbeidstimer overtid i et gitt tidsrom. Høy fraværsprosent og gjennomtrekk kan av og til kobles til for mange overtidstimer, noe som igjen kan signalisere behov for flere ansatte for å hindre at ansatte velger å slutte.
• Medarbeidertilfredshet – Refererer til antall ansatte som vil anbefale selskapet til andre og omtale det som et godt arbeidssted kontra antall ansatte som vil gjøre det motsatte.
• Prosentvist gjennomtrekk – Totalt antall ansatte som slutter innenfor en gitt tidsramme delt på totalt antall ansatte i en organisasjon.
• Antall prosent som blir værende – Antall ansatte som forblir i en organisasjon innenfor en gitt tidsramme delt på totalt antall ansatte i en organisasjon.
• Medarbeidernes produktivitet – Refererer til den arbeidsmengden en ansatt fullførte i en gitt tidsramme (ikke antall timer de arbeidet).
• Omsetning per ansatt – Refererer til den totale omsetningen delt på totalt antall ansatte.
• Medarbeidernes prestasjon – Kan spores via fagfellevurdering, egenvurdering og ledervurdering.
• Opplæringsutgifter per ansatt – Totale kostnader for opplæring, kurs og læringsressurser delt på totalt antall ansatte.
• Opplæringseffektivitet – Kan måles gjennom ansattes produktivitet (hvis relatert til opplæring og kurs) eller ved å gjennomføre tester eller vurderinger.

Hvordan kan HR-analyse bidra til bedriftens suksess?

Godt lederskap har tradisjonelt vært avhengig av å kunne holde oversikt over et komplett spekter av KPI-er for virksomheten, for eksempel salg, markedsføring, produksjon og økonomi. Men stadig flere bedrifter ser nå at moderne HR-analyser kan være vel så viktige.

Med disse HR-indikatorene kan HR-sjefer, ledere og team overvåke endringer i organisasjonens resultater og velvære i sanntid. De kan også automatisere rapportering for å støtte forretningsdrift og administrasjon på en bedre måte.
Analysene støtter medarbeidernes arbeid mot organisasjonens forretningsmål, samt gir ledere muligheter til å ta datastyrte beslutninger.

Prioriteten bør være å fokusere på å forbedre forretningskritiske aktiviteter samtidig som nøkkelmedlemmer av ledelsen varsles hvis noen av indikatorene ikke oppfylles. Det er enklere å identifisere styrker og svakheter hvis viktige HR-data er lett tilgjengelig for visning og sammenligning.

Disse sammenligningene kan for eksempel være mellom forretningsenheter eller mellom kunde- og medarbeidertilfredshet.

Slik definerer du dine viktigste KPI-er

En KPI er en verdi som man kan måles for å vurdere hvor effektivt en person eller organisasjon oppnår viktige forretningsmål. Ideelt skal hver KPI samsvare med et bestemt forretningsmål eller et bestemt resultat med et prestasjonsmål.

Du kan svare på følgende spørsmål for å begynne å definere dine KPI-er:

• Hva er det ønskede forretningsresultatet?
• Vil det være viktig å oppnå dette resultatet? Hva er grunnen til det?
• Hvilke metoder bruker du for å måle fremgang?
• Hvilke nøkkelfaktorer vil påvirke dette resultatet?
• Hvem er de avgjørende personene/teamene for dette resultatet?
• Hva er en nøkkelmarkør for å oppnå ønsket resultat?
• Hvor ofte bør det gjennomføres fremdriftsvurderinger?

La oss for eksempel si at målet er mindre gjennomtrekk dette året. Hvis du definerer en KPI for å unngå gjennomtrekk av ansatte, kan det se slik ut:

• Å redusere gjennomtrekken blant ansatte med 30 % dette året.
• Dette vil redusere kostnadene og øke de ansattes moral.
• Fremdriften måles som en økning i hvor mange ansatte som blir værende.
• Nøkkelfaktorer vil inkludere initiativer for medarbeiderengasjement samt gjennomgang av fordeler, lønn og andre goder.
• Ansettelsesansvarlig er ansvarlig for denne analysen
• Antall ansatte som blir værende økes med 30 % dette året.
• Utviklingen måles hver måned.

KPI-er bør også deles med interessenter for å oppfordre til ordentlig oppfølging og etablere en klar retning for teamet og organisasjonen. Hvis teamet under en regelmessig gjennomgang av KPI-en oppdager at de bør oppdateres, kan de utvikle KPI-ene slik at de passer organisasjonens endrende behov.

Slik har du kontroll over dine resultater

Vellykket HR-oppfølging involverer ofte mange faktorer. I tillegg til å følge viktige HR-analyser og KPI-er, kan forskjellige praksiser hjelpe ledere med å følge opp medarbeidernes resultater på en bedre måte:

Gjennom observasjon

Ledere kan fortelle mye om medarbeidernes resultater gjennom direkte observasjon. For eksempel kan en salgsleder se en medarbeider samhandle med en kunde og umiddelbart få verdifull innsikt i medarbeiderens prestasjoner.

Ved å bygge et økosystem for hr-løsninger

Mest sannsynlig bruker dere HR-løsninger til å strukturere HR-aktivitetene i organisasjonen. Men kan du samle all informasjon på ett sted?

Et HR-system som Sympa gir HR-team en måte å se og skalere alle HR-prosesser fra ett sted, og dermed skape synlighet i alle aspekter av ansettelsen - fra ansettelse til oppsigelse. Dette gir HR-ledere og teamledere effektive data og innsikt for å gjennomgå og forbedre eksisterende prosesser for å holde medarbeiderne fornøyde og motiverte.

Ikke forbli I mørket. Bruk dine hr-data.

HR-analyse er ikke bare nyttig for HR-team, men også for organisasjonens ledere og medarbeidere. Ved å fremme en datadrevet kultur, kan organisasjoner maksimere medarbeidernes potensiale gjennom informerte beslutninger støttet av data.

Ikke bare kan en organisasjon spare penger fra innsikt som hentes fra HR-rapporter, men det kan også øke omsetningen gjennom medarbeidernes tilfredshet og produktivitet.