Ekstraordinære omstændigheder karakteriseres ofte ved uvished og et behov for flere oplysninger - især når det omhandler håndtering af HR-data. De nuværende strukturer og processer tages op til revurdering, når organisationer forsøger at tilpasse sig til den "nye normal". Dette kan medføre nye og presserende krav til at HR også tilpasser deres ageren. Hvis en virksomhed ikke allerede har taget et HR-system i brug, vil den automatisk være bagud, når der skal reageres på krisen.

Mange virksomheder har for nylig rapporteret om afskedigelser på grund af COVID-19-pandemien. HR er blandt de vigtigste funktioner i virksomheden, og situationen har fået mange virksomheder til at indse, hvor essentielt et godt Human Resource Management-system er i svære tider.

Min erfaring har lært mig, at et HR-system styrker en virksomheds Human Resource management igennem hele ansættelsescyklussen – både ved vækst eller nedskalering – men fordelene ved et godt HR-system er endnu mere synlige ved ekstraordinære omstændigheder.

Ved hurtige, ofte ukontrollerbare ændringer i en virksomhed eller dets omgivelser bliver værdien af at have opdaterede oplysninger om jeres medarbejdere, salg, produktion eller ressourcer, der nemt kan rapporteres, virkelig tydelig.

Hvis en virksomhed ikke allerede har taget et HR-system i brug, vil den automatisk være bagud, når der skal reageres på krisen.

Kan man ikke støtte sig op af et HR-system i krisetider eller ekstraordinære omstændigheder, kan selv de mest grundlæggende HR-spørgsmål virke uoverskuelige. Hvor mange medarbejdere har vi, hvilke ansættelseskontrakter har de, og hvilke kompetencer og færdigheder har vores medarbejdere? Har vi nok ressourcer til at kunne håndtere en øget efterspørgsel? Hvor hurtigt kan vi rekruttere nye medarbejdere? Hvad gør vi, hvis efterspørgslen falder? Hvordan kan vi håndtere fagforeningsforhandlinger eller afskedigelser? Hvordan sikrer vi os, at vi er klar til hurtigt at opskalere efter krisen? Det er nogle af de mange spørgsmål.

En evne til at besvare disse grundlæggende spørgsmål er en forudsætning for at sikre forretningens kontinuitet. Et HR-system giver virksomheden mulighed for at tilpasse sig til forandringerne ved at skabe målbar merværdi, der understøtter organisationens tilpasningsevne og hjælper den med at tilpasse forretningen til det hurtigt skiftende makromiljø.

Fleksibilitet og tilpasningsevne, når det kommer til HR-processer

I skiftende tider er det vitalt at have et system, der understøtter hurtig beslutningstagning og fleksible processer for at være i stand til at udarbejde nye processer til disse ekstraordinære omstændigheder. Når alle HR-processerne er samlet i et system, som alle har adgang til, kan man reagere på disse ændringer meget mere effektivt og smidigt – uanset hvor medarbejdere befinder sig geografisk.

  • Håndtering af fagforeningsforhandlinger og afskedigelser effektivt og sikkert: selv de mest ubehagelige medarbejderændringer kan udføres med processer, der er så empatiske som muligt. For eksempel kan klar-til-brug skabeloner og elektroniske bekræftelser hjælpe.
  • Ændrede rekrutteringer: Både publicering af jobopslag og lukning af ledige stillinger kan foretages øjeblikkeligt. Ansøgere kan også modtage en notifikation direkte fra systemet.
  • Automatiserede processer skabt til at indsamle og håndtere medarbejderdata i overensstemmelse med GDPR, fortrolighed og ansættelsesretlige krav vil både give jer de rigtige svar og besparelser i form af tid, penge og potentielle fremtidige juridiske omkostninger.

Beslutninger baseret på data i realtid

Succesfulde beslutninger kræver nøjagtige data. Hvis du ændrer kurs eller er nødsaget til at tage svære medarbejderbeslutninger, vil du altid have adgang til de seneste medarbejderdata, hvilket vil hjælpe dig med at tage de rigtige beslutninger.

  • Derudover giver vigtige medarbejderdata også værdifulde indsigter, der understøtter operationerne i andre business units.
  • Lønomkostninger er eksempelvis betydelige omkostninger, og det er vigtigt at have styr på tallene ved en gennemgang af de operationelle omkostninger.

Lettilgængelig rapportering imødekommer det voksende behov for flere data

I hurtigt skiftende tider skal data kunne rapporteres tydeligt og være tilgængeligt 24/7 – uanset hvor en medarbejder befinder sig geografisk. Med et HR-system kan enhver brugergruppe få adgang til vitale informationer.

  • I usædvanlige situationer har både bestyrelsen og salg sandsynligvis brug for betydeligt mere information og i et hurtigere tempo i forhold til “normalt”.
  • Omfattende rapporteringsværktøjer muliggør operationel effektivitet: med et HR-system kan du til enhver tid udarbejde rapporter med de data, der er vitale for dine operationer. For eksempel er det vigtigt at have alle lønningsdata tilgængelige for at kunne sammenligne indtægt og eventuelle besparelser med udgifter og cash flow i realtid.

Værktøjer til at understøtte HR og håndteringen af fjernarbejde

Værktøjer til fjernarbejde gør hverdagen nemmere og sikrer, at der er taget højde for alle teams og medarbejdere fra alle lande.

 

  • Med et HR-system er fjernarbejde business as usual for enhver HR-afdeling. Ledere og medarbejdere har altid alle de nødvendige oplysninger lige ved hånden. Ingen grund til at besøge kontoret for at hente dokumenter eller data bag VPN-vægge. Du læste rigtigt: ikke en eneste grund.
  • Håndtering af sygefravær eller andre fraværstyper er kernen i HR-processerne. Det er nemt at holde styr på alle fravær og beregne deres indvirkning på samfundsaktiviteter. Det er en enorm fordel for en organisation, når information som sygefravær eller andre fraværstyper automatisk rapporteres til lønafdelingen.

Talent management gør det muligt at omstrukturere arbejdet, når omstændighederne ændrer sig

Talent- og kompetencestyring hjælper din organisation med at omstrukturere arbejdet, når det er nødvendigt, og med at opretholde de nødvendige kompetencer – også i fremtiden. Ved at have et overblik over kompetencer, arbejdserfaring, tilladelser og certifikater sikres forretningens kontinuitet i tilfælde af udskiftninger eller afskedigelser.

  • Lederes direkte adgang til nødvendige medarbejderdata gør den praktiske planlægning af arbejdet nemmere.
  • Mapping af dine medarbejderes færdigheder og krævede certifikater garanterer en hurtig tilpasning af personaleplanlægningen under ekstraordinære omstændigheder. Du kan også hurtigt sikre dygtige stedfortrædere ved fravær og sikre forretningens kontinuitet.

Har man ikke et HR-system midt i en krise eller under ekstraordinære omstændigheder vil selv de mest grundlæggende HR-spørgsmål være uoverskuelige.

Alle disse forskellige funktionaliteter har det samme formål: det rigtige HR-system understøtter ikke blot vækst, men sikrer også forretningens kontinuitet – selv i de mest vanskelige tider.

Er du klar til at håndtere jeres HR-data?

Er du nysgerrig på, hvordan et HR-system kan gavne din organisation? Hos Sympa støtter vi dig både i krisetider, men også i væksttider. Tag kontakt til os for at høre om mulighederne.