Sabis | Et smidig samarbeid mellom HR og IT

Smidig samarbeid mellom HR og IT

Sabis er avhengig av å kunne tiltrekke seg og beholde dyktige ansatte, noe som kan være en utfordring i en raskt voksende bransje. De ønsket dessuten å samle alle HR-prosesser i ett smidig system.

Helene Pellvik er HR-partner i Sabis. Hun ser det som sin oppgave å være en viktig støttespiller, slik at kollegaene hennes kan yte maksimalt innenfor sine felt.

“Det beste med jobben min er å kunne samarbeide med lederne og ansatte i bedriften og se dem utvikle seg. Det handler om å få alle til å dra i samme retning. Det betyr at de ansatte oppmuntres til å bruke HR-prosesser for å gjøre det daglige arbeidet enklere og mer effektivt, noe som til slutt bidrar til at Sabis når målene sine.”

Sabis ønsket å finne et system som kunne samle trådene i HR-virksomheten. “Lederne i bedriften er praktisk anlagt,” sier Helene. “De tilbringer mye tid ’på gulvet’. Derfor er det viktig at systemet er enkelt å bruke, uansett hvor de befinner seg.”

Mange av lederne i bedriften har jobbet seg opp i hotell- og restaurantbransjen. De kunne ha jobbet som butikksjefer, hotelledere eller restaurantsjefer, men er ikke den typen leder som liker å sitte på et kontor. De vil heller lede ved frontlinjen.

“Lederne våre er i stor grad praktiske mennesker og ikke administratorer, så vi må gjøre det enkelt for dem å håndtere de administrative oppgavene. Vi ville finne en brukervennlig løsning for begge disse gruppene.”

Sabis var ute etter et system som tilbød mange funksjoner, som var fleksibelt og som kunne tilpasses virksomheten og prosessene, men som også var intuitivt å bruke. “Vi valgte Sympa fordi det er et enkelt og brukervennlig HR-system,” sier Helene.

Alle viktige HR-prosesser samlet i ett brukervennlig verktøy

IT-prosjektleder Patrick Thörnlund er en entusiastisk bidragsyter til Sabis’ forretningsutvikling, og har vært involvert i prosessen fra begynnelsen. “Systemets implementeringsprosjekt har gått som en drøm,” forteller han. “Samarbeidet med Sympa har vært en fantastisk opplevelse – sammen er vi et sterkt team.”

Helene er enig. “Vi har utviklet et nært samarbeid med Sympas prosjektleder. Hun gjør alt veldig tydelig og lett å forstå. Derfor har vi også lært mye, både i HR-avdelingen og i bedriften generelt.”

“Jeg er glad for at IT-avdelingen ble involvert fra starten av,” sier Patrick. “Det har gjort det mulig å foreta justeringer tidlig i prosessen. Det hadde vært mye vanskeligere hvis vi hadde blitt trukket inn på slutten av prosjektet.”

“Vi har allerede fått brukt Sympa en god del,” fortsetter Patrick. “Flere ganger har vi hatt behov for å samle inn ansattdata til ulike analyseformål, og vi har klart å organisere det på en god og effektiv måte.”

Helene forteller at systemet allerede utgjør en stor forskjell. “Det kan være alt fra ansettelseskontrakter til introduksjoner, årlige gjennomganger, stillingsbeskrivelser og viktige samtaler. Alle HR-prosesser håndteres med bare ett verktøy. Det forenkler arbeidet for både HR, ledere og ansatte.”

Nå som bruken av Sympa går knirkefritt i HR-avdelingen, skal Helene og Patrick introdusere systemet for en større brukergruppe. Ledelsen i Sabis er først ute. Helene og Patrick har snakket varmt om systemet og vist alle hvordan det fungerer. “De er faktisk veldig spente,” sier Helene. “De ser frem til å få all nødvendig dokumentasjon elektronisk og alle prosesser samlet i ett system. Teamledere kan administrere egne teammedlemmer i systemet og få full oversikt på et øyeblikk.”

“Vi vil absolutt anbefale Sympa som et HR-system,” sier hun. “Det er brukervennlig og grensesnittet er fantastisk. Det kan også enkelt tilpasses til våre egne arbeidsmåter.”