Unngå vanlige fallgruver hos utviklingssamtaler

1. Lederen virker ikke særlig interessert

Hvis utviklingssamtalen føles som en meningsløs oppgave, noe du gjør bare fordi du må, er den dømt til å mislykkes. En oppriktig engasjert leder forbereder utviklingssamtalen på forhånd, setter av nok tid, finner et rolig sted og tar hensyn til den ansattes individuelle behov. I tillegg til å gi ærlige tilbakemeldinger og stille åpne spørsmål bør lederen vurdere den ansattes svar og legge planer for månedene som kommer. Dette er tid og sted for å lytte, planlegge og justere nåværende og fremtidige prioriteringer. Det gir også lederen en god mulighet til å lære og utvikle ferdigheter.

2. Mål blir ikke tilstrekkelig forklart

Det er ikke nok å bare utveksle tilbakemeldinger. Hensikten med utviklingssamtalen er å analysere den ansattes prestasjoner og fremme personlig utvikling. Når man skal diskutere faglig utvikling og mål, er det like viktig å spørre «hvordan» og «når» som det er å spørre «hva». Det er også viktig å følge med på avtalte mål og fremgang. Etter en god utviklingssamtale skal den ansatte ha et klart bilde over hva som skal til for å heve prestasjonene til et enda høyere nivå.

3. Innholdet i utviklingssamtalen er dårlig planlagt

Mange bedrifter bruker et standardskjema for utviklingssamtaler. Det kan fungere bra – så lenge innholdet er nøye planlagt. I tillegg til tidligere prestasjoner bør skjemaet styre samtalen mot den ansattes motivasjon, opplæringsbehov og hva han/hun ønsker å fokusere på videre. Alt den ansatte ønsker å diskutere, bør diskuteres, uansett om det står i skjemaet eller ikke. Det er også lurt å legge til, slette eller redigere spørsmål for å sikre at de er tilpasset ulike roller. Ved hjelp av et standardskjema kan bedriften få maksimalt utbytte av utviklingssamtaler. Det gjør det mulig å samle inn konsekvente data som støtter strategiske beslutninger. For å gi deg en god start har vi laget en mal for vellykkede medarbeidersamtaler som du kan laste ned og bruke i din egen bedrift. Husk at du kan redigere, legge til eller slette spørsmål ved behov.

4. Det er få utviklingssamtaler og langt mellom dem

Undersøkelser viser at nære relasjoner mellom de ansatte og lederne er viktig for at bedrifter skal lykkes. Det er også bevist at korte og hyppige møter i større grad skaper dypere relasjoner enn lange samtaler én gang i året. Ett år er (for) lang tid når det er snakk om motivasjon, oppgaver, mål og generell trivsel. Hvis det er for sent å løse et problem som blir tatt opp under utviklingssamtalen, har samtalen mislyktes. Kombineres derimot årlige samtaler med kontinuerlig daglig samspill, kan problemer løses i tide og lagånden nå nye høyder.

5. Bedriften utnytter ikke data fullt ut

Hvis bedriften bruker et standardskjema for utviklingssamtaler, kan den samle inn en mengde konsekvente data for sammenligning, kontrast og analyse. Det hjelper i sin tur bedriftens strategi videre. Et effektivt HR-system sørger for at data fra utviklingssamtaler ikke forsvinner i notisblokker og regneark – selv om en leder slutter i bedriften. Med et godt samarbeid mellom HR og ledelse får bedriften maksimalt utbytte av data fra utviklingssamtaler.