Hvorfor HR, data og analyser er venner

HR er ikke det første, du komme i tanke om, når du tænker på data. Dataanalyse er dog afgørende for en bedre forståelse af mennesker i en organisation, og hvordan data kan hjælpe virksomheden med at blomstre og vokse yderligere.  

Det er en ubestridelig kendsgerning, at mennesker er det vigtigste aktiv for en organisation. Derfor er det vigtigt at måle, hvor godt de præsterer, hvor engagerede de er, og hvordan de trives.

Ved du, hvordan dine medarbejdere præsterer og trives? 

Hvis vi ser tilbage på de sidste to årtier, har forskellige afdelinger i flere organisationer i stigende grad været afhængige af data for at blomstre og understøtte virksomhedens vækst:

  • Markedsføring har i stigende grad været afhængig af data for at få en bedre forståelse af sin målgruppe og øge kampagnernes effektivitet.  
  • De mest succesfulde salgsteams bruger i øjeblikket data maksimalt for at nå ud til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt.
  • Produktteams har indset værdien af ​​at følge op på, hvordan produkterne bruges til at identificere svagheder og muligheder.

Hvad med HR? Eftersom HR-afdelingen beskæftiger sig med uvurderlige aktiver – mennesker – er det absolut nødvendigt, at man også her begynde at maksimere brugen af data. Ved hjælp af korrekte og verificerbare data kan HR-medarbejdere træffe smartere og mere velinformerede beslutninger om ansættelse, ledelse og fastholdelse af talent.  

Samlet set er dette god praksis for forbedret ROI, maksimering af produktiviteten og et fundament for et bedre arbejdsmiljø. 

Den store fordel med HR Analytics er, at det driver frem en databaseret beslutningstagning, fremfor gæt og mavefornemmelse.

Hvad er HR Analytics?

HR Analytics kaldes også People Analytics, Workforce Analytics, eller Talent Analytics, og er en måde til at indsamle, aggregere og måle vigtige HR-indikatorer, der påvirker virksomhedens samlede resultater.  

Det er en specialiseret gren af dataanalyse, der anvender statistik til den “menneskelige kapital” i en organisation for at forbedre medarbejdernes performance, motivation og fastholdelse, hvilket fører til bedre virksomhedsresultater og en stigning i ROI. 

I en nøddeskal kan det også forstås som praksis til at bruge medarbejderdata til bedre beslutningstagning. 

“People Analytics er en datadrevet tilgang til at håndtere mennesker på arbejdspladsen.”

– Uri Gal, Jensen og Stein, 2017

HR Analytics er ikke nyt, men er for nylig blevet mainstream af disse årsager: 

  • HR-data er nu mere tilgængelige på grund af teknologi. 
  • Både maskiner og mennesker har bedre analytiske kompetencer (bedre computerkraft, mere datakendskab). 
  • Big data-analyse bliver mere og mere populært. 
  • Forbindelsen mellem øget investeringsafkast og brugen af dataanalyse er mere tydelig. 
  • HR-teams bliver i stigende grad bedt om at vise resultater og retfærdiggøre HR-relaterede investeringer. 
  • Topledere er begyndt at indse, hvor vigtige medarbejderne er for at holde organisationen på rette vej. 

Når det er sagt, er HR Analytics stadig ret nyt og meget uudnyttet, sammenlignet med brugen af analyser inden for salg, produktion og markedsføring. HR Analytics kan ses som et nyt værktøj i personalehåndteringens værktøjskasse – et intuitivt og meget brugbart værktøj.

Den store fordel ved HR Analytics er, at den driver en databasebaseret beslutningstagning fremfor uinformerede beslutninger baseret på gætterier eller mavefornemmelse.

 

En bemærkning om terminologi 

Der er en debat blandt HR-medarbejdere om, hvorvidt vi overhovedet skal tale om HR Analytics. Udtrykket kan opfattes som lidt køligt og fjernt.

Der er ved at opstå en generel præference for People Analytics frem for HR Analytics af en simpel grund: HR handler om mennesker.  

Og vi kan ikke være mere enige. 

Derfor bruger vi udtrykket People Analytics fremadrettet. Det passer til ånden i mere menneskefokuseret virksomhedskommunikation. 

 

Hvorfor er HR-data vigtige?

Ifølge en undersøgelse foretaget af Deloitte investerer over 70 % af organisationerne i People Analytics-løsninger for at tage bedre beslutninger baseret på data. Men kun 26% af Deloittes respondenter i Global Human Capital Trends fra 2021 svarer, at de formår at bruge teknologi og analyser effektivt til at forbedre deres teams. 

People Analytics er primært baseret på data. Det gør det muligt for HR-medarbejdere at udnytte data i forbindelse med rekruttering, onboarding og fastholdelse af toptalenter i en organisation. Derfor fører pålidelige medarbejderdata også til bedre beslutningstagning på disse områder. 

De statistikker, der er skitseret ovenfor fra Deloittes undersøgelse, viser, at selvom der ikke er noget problem med at få organisationer til at købe værktøjer til dataanalyse, er der et hul i fortolkningen og optimeringen af indsamlede data.  

Så mens store mængder data indsamles dagligt af HR-afdelinger ved hjælp af software og værktøjer, ligger hovedproblemet i fortolkningen af disse data og at bruge dem til at få værdifuld indsigt.  

 

En lille hurtig test

Kan du besvare følgende spørgsmål på under et minut?

  • Hvor høj er din årlige medarbejderomsætning? 
  • Hvor stor en del af din medarbejderomsætning består af medarbejdere, som du helst ikke vil miste?
  • Ved du, hvilke medarbejdere der er mest tilbøjelige til at forlade din virksomhed inden for et år? 

Den rigtige brug af People Analytics giver dig handlingsrettet indsigt i ovenstående og meget mere. Blandt fordelene ved at maksimere People Analytics er:

  • Forbedret HR-performance: People Analytics kan i høj grad forbedre beslutningstagningen. 
  • HR kan fungere som strategisk partner i virksomhedens beslutninger: People Analytics placerer HR-afdelingen i en strategisk position for i høj grad at påvirke personalespørgsmål. På grund af den værdi, som data tilfører, ses HR-afdelinger som vigtige beslutningstagere inden for virksomhedsstrukturen. 
  • Nemmere at identificere årsager til nedslidning: Dette kan være svært at identificere uden verificerbare oplysninger, men med medarbejderdata kan HR forstå, hvilke afdelinger der lider under nedslidning, hvad mønstrene er samt de grundlæggende årsager. 
  • Nemmere at identificere toptalenter: People Analytics kan hjælpe HR med at identificere værdifuld indsigt om en virksomheds arbejdsstyrke, for eksempel hvilke medarbejdere, der er high performere.
  • Nemmere at identificere nødvendige kompetencer og stillinger i organisationen: People Analytics-data kan hjælpe HR-medarbejdere med præcist at afgøre, hvilke kompetencer og stillinger, der er efterspurgte i deres organisation.  

People Analytics kan hjælpe HR-afdelinger med at identificere, hvilke programmer og uddannelser, som fungerer bedst for deres medarbejdere.

Sådan hjælper People Analytics Human Resources Management

People Analytics er en væsentlig faktor i at flytte en virksomhed fra middelmådighed til excellence.  Hvad er de håndgribelige fordele ved People Analytics? De kan ses nedenfor: 

  • Medarbejderudvikling 
  • Bedre planlægning af arbejdsstyrken 
  • Bedre medarbejderoplevelse 
  • Procesforbedring 
  • Teknologidrevne opgaver 
  • Større talentengagement 
  • Øget effektivitet i arbejdsstyrken 
  • Forbedret medarbejderfastholdelse

Lad os nu se på nogle af de vigtigste fordele, som People Analytics giver mere detaljeret:

 

Knytte ansættelsesbeslutninger til forretningsbehov 

People Analytics kan hjælpe HR-afdelinger med i høj grad at bidrage til virksomhedens succes ved at tage informerede ansættelsesbeslutninger baseret på, hvad virksomheden har brug for. Brug af medarbejderdata kan føre til bedre planlægning af arbejdsstyrken, hvilket betyder, at HR kan identificere rekrutteringsbehov inden situationen bliver kritisk og dermed undgå at overbelaste de nuværende medarbejdere.

Desuden kan det forbedre effektiviteten af en virksomheds rekruttering ved at give indsigt i hvilke kompetencer og stillinger virksomheden har mest brug for på ansættelsestidspunktet. Det bliver derfor nemmere at sikre, at det faktisk er de rigtige kompetencer, der ansættes ved hver enkelt lejlighed.

Reduktion af personaleomsætning 

En reduktion i personaleomsætningen er en af de største fordele ved at bruge medarbejderdata med omtanke. Med det kan HR mindske omsætningsrisici ved at identificere tidlige signaler, der kan føre til medarbejderfratræden.  

Nogle eksempler er spørgsmål om kompensation, et fraværsmønster, nedsat produktivitet og manglende muligheder for uddannelse og udvikling. 

 

Arbejd med mangfoldighed og inkludering 

I dag fokuserer arbejdspladserne på at opbygge mere mangfoldige og inkluderende arbejdsmiljøer. Det er vigtigt at anerkende og fremme mangfoldighed og inklusion på arbejdspladsen, fordi det viser medarbejdere og interessenter, at deres organisation værdsætter individuelle styrker og potentiale.  

Desuden kan et inkluderende miljø få medarbejderne til at føle sig mere trygge og dermed forbedre medarbejdernes oplevelse. Medarbejderdata kan være en stor hjælp til at følge op på mangfoldighedsforhold både i forhold til nyrekruttering, hvordan det ser ud blandt de nuværende medarbejdere, og hvordan det afspejles i den interne mobilitet.

 

Støt din Talent management-strategi

People Analytics kan hjælpe HR-afdelinger med at identificere, hvilke programmer og kurser der fungerer bedst for deres medarbejdere og kolleger. Dette fører til bedre relationer, bedre medarbejderoplevelser og performance.  

HR-afdelinger kan også bruge medarbejderdata til effektivt at skitsere talent management-strategier, der hjælper medarbejderne med at tage næste skridt i sin udvikling.

 

Levering af avancerede People Analytics-rapporter 

Advanced People Analytics Reports er meget tilpassede rapporter, der giver HR-medarbejdere adgang til værdifulde statistikker og data for at hjælpe dem med at analysere tendenser i deres organisation.  

Prognosebaseret People Analytics 

En form for avanceret analytisk rapportering er prognosebaseret People Analytics, som er brugen af data, algoritmer og maskinlæringsteknikker til at identificere eller “forudsigelse” af fremtidige resultater, baseret på historiske data. Gennem prognosebaserede analyser kan HR-ledere tage informerede beslutninger og forudse behov, baseret på mønstre, bekræftet af avanceret rapportering. 

 

Måling af medarbejdermotivation og engagement 

En anden metrik, HR kan måle gennem medarbejderdata, er medarbejdernes motivation og engagement. HR-afdelinger skal holde medarbejdernes motivation og engagement oppe for at øge produktiviteten, undgå høj medarbejderomsætning og forbedre ROI. 

Er du ude efter et HR-system?

I så fald er det en god mulighed for at komme i kontakt med os!

Kom i gang med People Analytics

Her er et par spørgsmål, der kan hjælpe dig i gang med People Analytics: 

Hvad er de meste almindelige datakilder til People Analytics? 

Almindelige datakilder omfatter følgende: 

  • Demografiske medarbejderdata 
  • Løndata 
  • Medarbejderperformance-data (f.eks. 360 vurderinger og successionsprogrammer) 
  • Data om medarbejderengagement (f.eks. fremmøde til kurser, selvudvikling, projektresultater osv.) 
  • Alle projektspecifikke data 
  • Eksterne kilder som arbejdsmarkedsdata, befolkningsdata og LinkedIn-data 

 

Hvilke kompetencer kræves til People Analytics? 

Relevante kompetencer i forbindelse med People Analytics omfatter: 

  • Virksomhedsrådgivning til at identificere kritiske problemer 
  • Analytiske færdigheder til effektivt at fortolke data 
  • Interessenthåndtering for at samle alle interessenter og aktivere People Analytics-projektet
  • Storytelling- og visualiseringskompetencer til at kommunikere effektivt med virksomheden og dele konkrete resultater. 

 

Fremme en kultur med databaseret beslutningstagning 

At skabe en datadrevet kultur i HR kan være et fremmed koncept for nogle, men som du har læst hidtil, kan data være særdeles nyttige i beslutningsprocessen, især i større målestok.  

Det er vigtigt at fremme en kultur med databaseret beslutningstagning – ikke kun blandt den øverste ledelse, men også blandt nyansatte. Jo før folk forstår og værdsætter værdien af analyser som en stor ressource og ikke bare nogle obskure, abstrakte koncepter, desto hurtigere vil vi være i stand til at se reelle forandringer og strømlinede processer i vores arbejdsmiljøer.  

Nøglen til dette ligger i at gøre data tilgængelige for alle gennem kurser og erhvervelse af de rigtige værktøjer til dataindsamling, fortolkning og rapportering.  

Det kan ligeledes være værd at nævne, at der også er behov for åbenhed over for forandringer og et sundt feedback-system blandt medlemmer af ledelsen og arbejdsstyrken. Medarbejderdata er et fantastisk strategisk værktøj, men ikke for organisationer, der hænger fast i deres gamle metoder, “fordi det er sådan, tingene altid er blevet gjort.” 

Data kan ryste lidt op i tingene, og det er gode nyheder, hvis du leder efter måder til forbedring af din arbejdsgang, beslutningstagning og procedurer. Grundlæggende er en datadrevet kultur, en kultur med et højt niveau af datakendskab blandt medarbejdere og ledelse og en klar forståelse af data som et strategisk værktøj til at hjælpe alle med at klare sig bedre. 

Mere læsestof: 2020’ernes vigtigste HR-trends

 

HR-nøgletal er målbare værdier, som HR-afdelingerne bruger til at følge op på specifikke forretningsmål og målopfyldelse.

 

Vigtige nøgletal til People Analytics

En af årsagerne til, at mange mennesker bliver afskrækket af dataanalyse, er den store mængde data, der er indsamlet.  

Alt kan alt virke relevant, og man vil gerne forsøge at få mening ud af hver eneste data. Det er dog ikke blot urealistisk, men fører også kun til udbrændthed og informationsoverbelastning. For at kunne bruge og fortolke dine data med omtanke skal du fokusere din opmærksomhed på dine KPI’er. 

KPI’er er som modgift mod meget store informationsmængder: De hjælper med at visualisere data og gøre dem mere forståelige, hvilket giver dig mulighed for at fokusere på de mest relevante faktorer for din afdeling.  

HR-KPI’er er målbare værdier, der bruges af HR-afdelinger til at spore specifikke forretningsmål eller måle deres fremskridt.  

Her er nogle af de bedste KPI’er, du kan følge op på:

  • Fraværsprocent: Fraværsprocenten i en organisation beregnes ved at dividere antallet af arbejdsdage, hvor medarbejderen var fraværende, med det samlede antal arbejdsdage. Dette giver HR perspektiv på, hvor meget arbejdskraft og produktivitet, der regelmæssigt går tabt på grund af sygdom og/eller uplanlagt orlov. 
  • Omkostninger ved fravær: Dette kan måles ved at lægge medarbejderløn, omkostninger i forbindelse med håndtering af fravær og vikaromkostninger sammen. Fraværsomkostninger er relevante for europæiske lande, der har stærke fagforeninger og beskyttelse af arbejdstagerne. 
  • Medarbejderomsætning: Medarbejderomsætningen er et vigtigt nøgletal, da en høj omsætning kan være meget dyr. Andre interessante nøgletal relateret til medarbejderomsætning er:
    • Frivillig medarbejderomsætning: Antallet af fratrædelser, som medarbejderne har initieret, i procent af de samlede fratrædelser. 
    • Ufrivillig medarbejderomsætning: Antallet af fratrædelser initieret af arbejdsgiveren i procent af de samlede fratrædelser. 
    • Uønsket medarbejderomsætning: Antallet af top performere, der forlader virksomheden som en procentdel af alle performere. 
  • Tilfredshed med goder: Denne KPI måles normalt via en undersøgelse af medarbejderengagement. Ved at finde ud af, om medarbejderne er tilfredse med deres goder eller ej, kan HR reducere medarbejderomsætningen betydeligt. 
  • Produktivitet: Dette er ikke helt let at beregne, men det kan gøres ved at fokusere på hastighed eller nøjagtighed i arbejdet. Analyse af medarbejdernes produktivitet giver HR et fingerpeg om mulighederne for øget produktivitet.
  • Medarbejdertilfredshed: Dette kan måles gennem undersøgelser af medarbejderengagement. Dette er vigtigt at måle, fordi utilfredshed er en almindelig årsag til medarbejderomsætningen. 
  • Medarbejderengagement: Medarbejderengagement måles også gennem engagementsundersøgelser. Højt medarbejderengagement betyder højere produktivitet og lavere medarbejderomsætning samt mange andre positive resultater for organisationen.
  • Kvaliteten af rekruttering: Dette er procentdelen af nyansatte, der får høje bedømmelser under deres performance review. Denne KPI angiver, hvor effektiv rekrutterings- og udvælgelsesprocessen er, og vil hjælpe HR med at forbedre sine ansættelsesstandarder og -procedurer.  
  • Oplæringseffektivitet: Afhængigt af fokus eller type af kurser kan HR måle relaterede KPI’er som produktivitet, engagement, kommunikation og lignende for at måle oplæringseffektivitet. 
  • 90/360 dages opsigelseshastighed: Dette henviser til antallet af medarbejdere, der forlader virksomheden inden for de første tre måneder til et år efter ansættelsen. Det er vigtigt at måle denne KPI, fordi en høj fratrædelsesrate (tocifrede tal) angiver, at der er noget galt med rekrutteringsproceduren.  
  • Intern promoveringsrate: Dette måles ved at dividere antallet af ledende stillinger eller roller, der blev besat gennem intern forfremmelse, med det samlede antal ledende stillinger, der er besat. Ideelt set bør interne ansættelser prioriteres, fordi interne medarbejdere allerede kender organisationen og arbejdsgangen og har større chancer for at blive i virksomheden længere. 
  • Personaleomkostninger: Dette måles ved at dividere de samlede omkostninger for arbejdsstyrken med de samlede omkostninger, som organisationen står over for. Denne KPI er nyttig, når du står over for et behov for omkostningsreduktion eller vurdering af behovet for automatisering eller robotisering i visse områder. 

Anvend den rette HR-Tech

Som vi har anført, kan People Analytics have en betydelig indflydelse på din organisatoriske vækst. Der er masser af gode værktøjer derude, men husk – nøglen til stor dataudnyttelse er den korrekte fortolkning af data.  

Værktøjer er kun så gode, som den brug, du gør af dem. De fleste People Analytics-værktøjer giver dig mulighed for at udføre følgende funktioner: 

  • Indsamle data 
  • Aggregere dem 
  • Fortolke resultaterne og handle

Store datamængder gavner kun din organisation, hvis de indsamlede data er nøjagtige og tilgængelige for slutbrugerne på en forståelig og struktureret måde. Denne type data fremmer en datadrevet kultur og kan samlet set hjælpe med at forbedre virksomhederne. 

Heldigvis behøver du ikke at være “dataprofessor” for at kunne maksimere medarbejderdata. Hvis du vil forbedre din forståelse af People Analytics, vil mange ressourcer hjælpe dig med at vise vejen for at nå din virksomheds mål.  

For eksempel har vi et on-demand webinar om, hvordan du får succes med HR Analytics, som du måske vil tjekke ud. I det præsenterer vi de vigtigste KPI’er samt giver retningslinjer for effektiv datarapportering. 

Mere læsestof: Dashboard som et redskab til HR-administration

 

Integrer data i et HR-system

Integrering af dine data i dit eksisterende HR-system kan gøre tingene lettere for alle i teamet.  

Selvom det kan tage lidt tid og ressourcer, og muligvis lidt hjælp fra IT-afdelingen, kan integration af dine data i det nuværende system have betydelige gevinster, såsom: 

  • At generere indsigtsfulde arbejdsstyrkeanalyser 
  • At skabe en bedre ressource for ledere i forbindelse med datadrevet beslutningstagning 
  • Det bliver nemmere at bruge for teammedlemmer og andre brugere 
  • At forbedre HR-arbejdsgangen generelt ved at gøre data mere tilgængelige og intuitive 
  • Det skaber mere effektive datadrevne systemer: information om eftertragtede kompetencer og stillinger, der skal besættes, kan fx bruges til at identificere eksisterende medarbejdere, der kunne være egnede til de nye stillinger eller til intern forfremmelse

 

Om dataregler og overholdelse af GDPR

Den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) er EU’s nye forordning om databeskyttelse, der trådte i kraft den 25. maj 2018.  

Da medarbejdere genererer en stor mængde personoplysninger, som HR indsamler, administrerer og opbevarer, påvirker GDPR direkte, hvordan HR-afdelinger fungerer. Dokumenter, som Excel-filer med kontaktoplysninger, betragtes som personoplysninger og er derfor underlagt GDPR.  

Målet med GDPR er at beskytte personoplysninger gennem krav til databeskyttelse og sikkerhed. GDPR er en erstatning for EU’s databeskyttelsesdirektiv fra 1995. I overensstemmelse med de ændringer, der er foretaget i den digitale tidsalder, søger den nye forordning at give enkeltpersoner større kontrol over deres data.  

Nogle af de ændringer, der er væsentlige for arbejdsgivere og HR-afdelinger, er: 

  • GDPR gælder for alle arbejdsgivere, der har EU-ansatte. Virksomhederne behøver ikke at være beliggende i EU for at blive bedt om at overholde reglerne. Arbejdsgivere uden for EU skal overholde reglerne, så længe de er involveret i håndtering, lagring, administration eller behandling af EU-borgeres personoplysninger. 
  • Personoplysninger defineres som “alle oplysninger vedrørende en identificeret eller identificerbar fysisk person”.  
  • GDPR regulerer direkte databehandlere, herunder eventuelle leverandører, som HR bruger til behandling af deres medarbejderes personoplysninger. 
  • Arbejdsgivere skal straks rapportere ethvert brud på datasikkerheden til myndighederne inden for 72 timer og underrette berørte medarbejdere. 
  • Hvis en virksomhed regelmæssigt overvåger medarbejdernes personoplysninger, skal de udpege en databeskyttelsesrådgiver. Dette er et nyt krav uden for Tyskland. 
  • GDPR giver medarbejderne mere kontrol over deres data, og hvordan de bruges. De har ret til at få adgang til, få rettet og anmode om sletning af deres personoplysninger. De kan også anmode om at blive informeret om, hvordan deres data anvendes, og trække deres samtykke til behandlingen af dem tilbage.  

Data kan være et kraftfuldt strategisk værktøj, men organisationer skal også sørge for at gøre dem tilgængelig for medarbejderne.

Sammenfatning

HR Analytics eller People Analytics er uden tvivl en værdifuld ressource for HR-afdelinger i alle brancher.  

I betragtning af de rigtige værktøjer og ordentlig oplæring kan både ledelse og medarbejdere bruge medarbejderdata til at tage bedre beslutninger, øge produktiviteten, forbedre ansættelsesproceduren og forskellige personalerelaterede aktiviteter. 

Målet er at skabe en datadrevet kultur blandt ledelse og medarbejdere, en kultur, der er åben for nye ideer, kritisk indsigt og nye måder at gøre tingene på.  

Data kan være et effektivt strategisk værktøj, men organisationerne skal også gøre deres for at gøre dem tilgængelige for deres medarbejdere. Det er det, der skal til for at fremme en forståelse af dataanalyse og udvikle en stærkere, gladere og mere sammenhængende arbejdsplads. 

 

Psst!

Er du i gang med at digitalisere HR-processerne i jeres organisation? Eller vil du sammenligne Sympa med dit eksisterende system? Tag kontakt!