Din guide til en vellykket udviklingssamtale

Guiden til HR-medarbejdere

Introduktion:
Bliv en pro til udviklingssamtaler med denne e-bog

Virksomheders succes eller fiasko afhænger af deres medarbejdere, som er virksomhedens vigtigste ressource. Når du har ansat de rigtige medarbejdere, vil du selvfølgelig have, at de trives. En af de vigtigste faktorer med hensyn til trivsel på arbejdspladsen er relationen mellem medarbejderen og lederen. I en anerkendt Gallup-undersøgelse blev medarbejderne spurgt, hvorfor de forlod virksomheden.

I 75% af tilfældene svarede de adspurgte, at det handlede om forhold på arbejdspladsen, som deres ledere kunne have gjort noget ved. Ved udviklingssamtaler skal der afsættes den nødvendige tid til, at medarbejderen og lederen kan sætte sig ned og føre en konstruktiv samtale. Den tid, der bruges på udviklingssamtalen, er godt givet ud, hvis begge parter er engagerede og oprigtigt ønsker at udvikle dem selv og deres relation.

Hvordan står det til i din virksomhed?

Ved du om udviklingssamtalerne fungerer godt i din organisation?  Godt gået, hvis du er sikker på, at alt fungerer perfekt! Hvis du ikke er helt sikker på, hvordan udviklingssamtalerne går, og om resultaterne bliver rapporteret som de skal, er denne e-bog oplagt til dig. E-bogen er udarbejdet som en guide til HR-medarbejdere, som ønsker at hjælpe lederne med at forbedre udviklingssamtalerne.

Vi ved, hvor vigtigt et godt lederskab er. Derfor ønsker vi også at hjælpe lederne med at afholde udviklingssamtaler og har inkluderet nogle tips til lederne også. E-bogen giver praktisk råd om, hvordan man afholder vellykkede udviklingssamtaler – både på et individuelt plan og på virksomhedsplan. Slutmålet er at forbedre medarbejdernes trivsel og produktivitet. Og det er netop derfor, at udviklingssamtaler er så vigtige!

Kapitel 1:
Forøg motivation og engagér medarbejdere samt ledere med udviklingssamtaler.

Alle moderne virksomheder er interesserede i medarbejdernes præstationer og afholder typisk udviklingssamtaler i et eller andet format for at kunne støtte og videreudvikle præstationerne. Generelt er hyppigheden af udviklingssamtaler lav: Ifølge en undersøgelse gennemført af Society for Human Resource Management, afholder 72% af virksomhederne kun udviklingssamtaler en gang årligt.

I den samme undersøgelse var der kun 2% af medarbejderne, som gav deres virksomhed den højeste karakter for virksomhedens performance management. Generelt er medarbejderne ikke tilfredse med, hvordan virksomhederne håndterer performance management. Den utilfredshed kan dog vendes til tilfredshed. En anden undersøgelse viser, at medarbejdere, som har en leder, der afholder regelmæssige udviklingssamtaler, er tre gange mere sandsynlig for at være tilfredse med deres arbejde.

Udviklingssamtaler hjælper med at bevare en god medarbejder-lederrelation

Forudsætningerne for en god udviklingssamtale er, at lederen ønsker, at teammedlemmerne trives – det vil sige, at lederen er engageret og ser fremad. Gode udviklingssamtaler er med til at skabe tættere relationer mellem dine medarbejdere og ledere. Ligesom med andre redskaber skal der lidt øvelse til for at kunne gennemføre udviklingssamtaler på den korrekte måde.

Formålet med en udviklingssamtale er, at medarbejderen og lederen har en åben dialog. Begge parter bør føle sig trygge og kunne give hinanden konstruktivt feedback.

Målet for hver udviklingssamtale er, at medarbejderne føler sig positivt stemt med hensyn til deres udvikling, ved hvilke områder de skal udvikle sig på og ved, hvad de skal gøre for at tage næste trin i deres karriere – hvis de da ønsker det.

I praksis prøver lederne ofte at finde en skabelon til deres samtaler. Strukturerede spørgsmål og skemaer – som vi vil gå mere i dybden om senere – er også gavnlige for virksomhederne, da de giver de nødvendig data til at understøtte beslutninger om strategi, uddannelse, rekruttering og investeringer. Et velfungerende HR-system giver dig mulighed for nemt at bevæge dig mellem den enkelte medarbejder, teamet og virksomhedsniveauerne til for eksempel at sammenligne kompetencer og udvikling på tværs af de forskellige teams og muligvis endda foretage prædiktive analyser og strategisk planlægning.

Indsamlinger af data skal dog altid være et sekundært mål. Dit hovedmål er at have en organisation med arbejdsglæde og produktivitet. Dette mål kan opnås ved at forbedre relationen mellem medarbejder og leder. 

Hvad kan du ellers forvente at få ud af en systematisk tilgang til udviklingssamtalen?

Forøget motivation

Ved at afholde udviklingssamtaler med fokus på fremtiden, hjælper lederne teammedlemmerne med at definere deres karriereforløb samt udvikle deres kompetencer og styrker for at komme videre til næste karrieretrin.

En følelse af udvikling

At sætte mål og holde fast i dem på langt sigt giver struktur og gennemsigtighed i den enkelte medarbejders karriere.  At være i stand til at se dit eget karriereforløb og kompetenceudvikling hjælper dig med at bevare motivationen.

Organisatorisk indsigt

Udviklingssamtaler kan bruges til at afdække, hvorfor nogle teams fungerer bedre end andre. Er der noget i adfærden eller arbejdsformerne, som andre teams kan lære af? Udviklingssamtaler kan også bidrage til at evaluere, om din organisation har de nødvendige kompetencer til at eksekvere den valgte forretningsstrategi.

Tilpasning i forhold til strategien

Udviklingssamtaler er en glimrende mulighed for at medarbejdernes ser, at deres opgaver har relation til organisationens overordnede strategi. Gennemsigtigheden og motivationen forøges efterhånden, som medarbejderne skaber overensstemmelse mellem organisationens mål og deres egne mål. Nu ved vi, hvorfor udviklingssamtaler er vigtige for din virksomhed. Hvorfor så ikke tage et kig på, hvordan du kan afholde en vellykket udviklingssamtale næste gang?

Kapitel 2:
Byggestenene i en vellykket udviklingssamtale

I dette korte kapitel kigger vi på formlen til at afholde en vellykket udviklingssamtale, da du ved at have kriterierne i baghovedet, sikrer at de bliver opfyldt i planlægningen af samtalen.

Kapitel 3:
Sådan skaber du en god proces til udviklingssamtaler

Alle udviklingssamtaler er forskellige. Vi præsenterer her de vigtigst skridt til at planlægge en strategisk proces i forbindelse med udviklingssamtaler i din organisation.

TRIN 1: Undersøg hvad den nuværende situation i din organisation er

Inden du fastlægger eller ændrer processen i forbindelse med udviklingssamtaler, er det nødvendigt, at du ved, hvor din organisation står lige nu.

Disse oplysninger kan afdækkes på forskellige måder. Hvis din organisation bruger et HR-system, bør du undersøge, hvilke data i har indsamlet. Har du ikke et HR-system, bør du spørge dine ledere og medarbejdere.

TRIN 2: Trouble shoot. Gentag.

Din planlægning vil naturligvis afhænge af, hvad du finder ud af, når du undersøge den nuværende situation i din organisation. Det centrale spørgsmål, som du bør stille dig selv, er, hvordan du kan forbedre relationen mellem ledere og medarbejdere i din organisation? Hvilken støtte kan du give ledere og medarbejdere?

Nogle klassiske problemer og nemme løsninger

Vurderingen af din udviklingssamtaler er lav.

Er det tilfældet, skal du hurtigt finde ud af hvorfor. Er det timingen, strukturen eller kemien mellem medarbejdere og ledere? Tager dit forløb individuelle forskelligheder mellem medarbejderne i betragtning? Kommer medarbejderne nok til ordet? Føler de, at de har en medindflydelse på deres arbejde?

Sammenlign data: Er visse grupper mere tilfredse end andre? Hvad gør de anderledes? Uanset hvilke svar du finder, skal du huske at følge op på, om dine ændringer fungerer.

Dine ledere afholder ikke udviklingssamtaler ofte nok.

Send eventuelt dine ledere på kursus og tilbyd dem alternativer til lange, årlige udviklingssamtaler. Vis dem fordelene ved en god udviklingssamtale: Hvad får de ud af den, og hvordan støtter den op om deres arbejde? Undersøg om en leder har for mange teammedlemmer. Etablér en proces til udsendelse af påmindelser og opfølgninger.

Du får overordnet ikke nok nyttig information fra udviklingssamtalerne.

Udarbejd et nyt skema til udviklingssamtaler og klæd lederne på til at bruge det korrekt. Giv en tydelig definition af, hvad hvert trin af skalaen betyder. Der er mere information om skemaet til udviklingssamtaler i kapitel 4. Hvis medarbejderne generelt er tilfredse med udviklingssamtalerne, bør du være forsigtig med ikke at ødelægge det med et ufleksibelt skema.

Nu er din proces klar. Lad os derfor kigge nærmere på, hvilke data udviklingssamtaler kan give dig, som kan hjælpe dig med at træffe de korrekte beslutninger.

Kapitel 4:
Brug data fra udviklingssamtalerne til at hjælpe ledere og beslutningstagere

Personens styrker

Hovedparten af diskussionerne skal omhandle personens styrker. Hvordan kan personen udnytte styrkerne i sit arbejde? Hvordan kan personen videreudvikle sine styrker? Hvis dette er den første udviklingssamtale, kan du indlede med en liste med deres styrker.

Mål for fremtiden

Nu skal der fastsættes mål. Hvad skal personerne forsøge at opnå i en bestemt periode? Målene skal være håndgribelige: I den næste udviklingssamtale skal du kunne fastlægge, om målene er nået. Det er også en god idé at diskutere, hvordan målene matcher virksomhedens overordnede mål.

Tiltag

Tiltagene skal være knyttet til disse mål. Hvad er de nødvendige tiltag for at nå hvert mål? Måske har medarbejderen behov for et nyt projekt eller flere kurser? Hvert mål vil sandsynligvis kræve mere end et tiltag. Bemærk, at et tiltag også kan være at stoppe med at gøre noget, de gør i øjeblikket. Hvad er første trin?

Resultater

Selvfølgelig vil du vide, hvad resultaterne blev. Blev målene opfyldt? Hvis ja, hvad var resultatet så? Hvordan ser succes ud?

Sådan opbygger du din egen skabelon til udviklingssamtaler til at indsamle data

For at kunne danne dit et generelt overblik over trivslen blandt dit medarbejdere, ledere og teams, er det en god idé at starte ud med at have struktureret data, som du har indsamlet via multiple choice spørgsmål. Du bør udforme spørgsmålene, så du opnår den information, som er nødvendig for din forretning. Her er nogle forslag, som er relevant. Som sagt behøver du ikke bruge alle disse spørgsmål – du kan håndplukke dem, som passer til din virksomheds behov.

Det er det! Så simpelt kan dit spørgeskema være, da du via disse spørgsmål får en masse data – uden at begrænse lederen og medarbejderens samtale.

Kapitel 5:
Valget mellem agile og traditionelle udviklingssamtaler

Som nævnt i kapitel 1 afholder 72% af virksomhederne kun udviklingssamtaler en gang om året. Denne langsigtede tilgang har sine fordele: Det er nemmere at planlægge og processen er tydelig samt forudsigelig. Typisk bliver målene fastsat i begyndelsen af året og fremskridt evalueres et år senere. Som undersøgelser viser, er problemet med en årlig evaluering, at folk faktisk er ret så utroværdige, når de skal vurdere andres præstationer. En årlig udviklingssamtale er derfor en overraskende utroværdig kilde til evaluering af præstation. Gennem de seneste cirka 10 år har flere og flere virksomheder bevæget sig i retning af en kultur med agile udviklingssamtaler. Agile udviklingssamtaler står typisk for udviklingssamtaler, der afholdes med hyppige intervaller. I nogle tilfælde kan samtalerne endda blive afholdt en gang om ugen i løbet af 30 minutter.

Hvilke fordele kan du forvente at få ud af agile udviklingssamtaler?

Konklusion:
Brug udviklingssamtalerne til at øge forståelsen mellem ledere og teammedlemmer

For at maksimere medarbejdernes trivsel og præstationer, er det relevant at undersøge, hvordan udviklingssamtalerne afholdes i din organisation og sammenligne dette med, hvordan andre succesfulde organisationer afholder deres. Den vigtigste konklusion man kan drage fra store virksomhedsundersøgelser er, at jo tættere relationen mellem ledere og medarbejdere er, desto bedre er præstationerne i organisationen. De indikerer også, at korte samtaler forbedrer relationen mellem ledere og medarbejdere – i forhold til lange, men sjældne samtaler.

Det tager tid at opbygge en kultur, hvor teamledere og teammedlemmerne løbende giver hinanden feedback, men det er faktisk den bedste måde til at sikre, at dine medarbejdere er involverede og engagerede. Med udviklingssamtaler kan du nemlig afdække, hvad medarbejderne er bedst til, sikre at i udnytter deres styrker i deres arbejdsopgaver og hjælpe dem med at forbedre deres kompetencer.