Sådan implementerer du agil mål- og præstationsstyring

Den agile tilgang bliver typisk forbundet med softwareudvikling, men dens anvendelighed er også begyndt at smitte af på HR og andre områder. Implementeringen af agil styring i HR-praksisser har gjort det muligt at gøre HR-processerne mere fleksible, dynamiske og menneskelige.

Agil styring i HR betyder prioritering af fleksibilitet og tilpasningsevne samt medarbejdernes motivation og engagement. I dette indlæg drøfter vi, hvad det indebærer at implementere agil mål- og præstationsstyring eller agil support til mål og præstation.

Agil styring låner også fra forandringsledelse for at give plads til en krydsning mellem de to tilgange. Kort sagt handler forandringsledelse om, hvordan teams og organisationer reagerer på forandringer, navnlig ændringer forårsaget af en agil tilgang. Vi vil drøfte mere af dette senere i afsnittet om Agile Performance Support.

Så hvad adskiller agil mål- og præstationsstyring fra eksempelvis, traditionel mål- og præstationsstyring?

For det første er den agile tilgang typisk mere dynamisk end traditionelle top-down-alternativer. Agil styring er også stærkt afhængig af interne talenter og fokuserer på at styrke medarbejderrelationerne.

I lighed med hvordan agil fungerer i softwareudviklingsteams, betragtes agil i HR-sammenhæng ligeledes de teams, der arbejder problemfrit som enheder, der udfører planlægning, analyse, eksekvering og dokumentation af forskellige projekter. Kreativitet og nye måder at tænke på hilses også velkommen, navnlig hvis de indvarsler nye og bedre måder at arbejde på.

Hvordan gavner den agile tilgang HR?

Den agile metodes fleksible og dynamiske tilgang kan i dag gavne HR-teams på mange måder:

Bedre fokus og samarbejde

Den agile metodes hurtige tilgang fremmer bedre fokus, fordi dine teams tildeles individuelle projekter, som de skal arbejde på fra start til slut. Denne teambaserede, ikke-hierarkiske tilgang fremmer bedre effektivitet ved at understøtte samarbejde mellem flere eksperter og teammedlemmer.

Som sådan er direktører og ledere mere involveret i en hands-on model ved at arbejde som aktive coaches og mentorer i stedet for eksternt placerede supervisorer og tilsynsførende. Teammedlemmers indsigt er ligeledes værdsat ud fra den antagelse, at hver person kan bidrage med noget nyttigt til projektet.

Dette giver mulighed for et mere samarbejdende miljø, der igen giver plads til kreative løsninger, da dine teams ikke er bundet af stillingsbetegnelser og traditionelle processer.

Åben atmosfære

Sideløbende med kravet om smidighed og fleksibilitet er behovet for teammedlemmer til at være mere åbne og ærlige over for hinanden vedrørende regelmæssig feedback. Traditionelle modeller vil typisk tilskynde medarbejderne til at vente på "de rigtige steder" til at lufte deres bekymringer, såsom årlige udviklingssamtaler eller årlige performance-vurderinger.

Agil opfordrer dog teammedlemmer og ledere til at være mere åbne over for at give og modtage feedback og kritik for at forbedre projektet, hvilket fører til et sundere arbejdsmiljø (og færre forhindringer i det lange løb).

Det giver dine teams mulighed for at løse problemer og fjerne bekymringer hurtigere for bedre at imødekomme projektets behov. Det inkluderer blandt andet ting som arbejdsbyrde, tidslinjer, leverancer og processer.

Engagementssystemer frem for registreringsproblemer

En af de vigtigste ændringer i HR er vedtagelsen af engagementssystemer frem for registreringssystemer.

Da agil fremmer mere menneskefokuserede løsninger er det naturligt, at teknologiske løsninger ligeledes bør fokusere på ting som samarbejde og informationsdeling.

• Registreringssystemer: Mere procesorienterede og nyttige inden for områder som økonomi og produktion på grund af mængden af data, indsamlet gennem dem. De kunne også være nyttige i HR, men mangler det menneskelige element, forbundet med people analytics.
• Engagementssystemer: Mere medarbejderorienterede, designet til at fremme partnerskab, interaktion og produktivitet ved at give interessenter de rigtige værktøjer til forretninger (udnytter typisk tekniske løsninger som cloud og big data samt sociale og mobile løsninger).

Kort sagt hjælper engagementssystemer HR med at se huller i uddannelse og ledelse, så de kan løse dem hurtigt og effektivt.

Traditionel mål- og præstationsstyring kontra agil mål- og præstationsstyring

Hvad er forskellen mellem traditionel mål- og præstationsstyring og agil mål- og præstationsstyring? Vi giver dig et overblik:

Top-down organisationsstruktur kontra flad organisationsstruktur

Top-down organisationsstrukturer er i tilbagegang.

I dag vælger moderne organisationer i stedet en flad struktur. Den agile tilgang fremmer arbejdet i små teams for at forblive fleksibel og skabe innovative løsninger. En organisations sande værdi ligger i dens talentfulde medarbejdere. Derfor fokuserer agil mål- og præstationsstyring på at udvikle viden, kompetencer og præstationer i stedet for vurderinger.

Et fleksibelt HR-system er et perfekt værktøj til at hjælpe HR-chefer i denne proces. Det giver øjeblikkelig indsigt i udviklingen af talentfulde medarbejdere og tillader centraliseret lagring af de seneste oplysninger. Et HR-system kan konsulteres når som helst og hvor som helst og tilskynder til hurtig beslutningstagning.

Sådan implementeres agil mål- og præstationsstyring

Når man implementerer en proces som for eksempel agil mål- og præstationsstyring eller agil support til mål og præstation, er det altafgørende at bruge en tilgang til kvalitetsændringsstyring.

Vi har listet forskellige vigtige handlinger, der skal tages i betragtning før, under og efter processen.

Fastsæt stærke mål, eller kend dine mål

Det er kun muligt at nå dine mål på en effektiv måde, når du har en klar idé om, hvor det er, du vil hen. Inden du starter processen, skal du definere:Dine​ Key Performance Indicators (KPI'er), når du implementerer agil support til mål og præstation.

Forberede og fokusere på medarbejderudvikling

Beslutte dig for, hvilke af aspekterne i agil mål- og præstationsstyring, der kan hjælpe dig med at nå dine mål. I stedet for at vælge hver enkelt af dem, kan det være klogt at drøfte de bedst egnede muligheder med dine interessenter.

Når du har lavet en liste, skal du beslutte, hvilke teamledere og medarbejdere, der kan implementere disse aspekter. Træf dit valg baseret på nøjagtige data (det rette HR-system kan give dig al den information, du har brug for).

Fokus på medarbejderudvikling:

• Hvordan kan du bedst støtte ledere og medarbejdere til at præstere optimalt?
• Hvilken type coaching og just-in-time læring vil give de bedste udviklingsmuligheder og holde dem motiverede i fremtiden?
• Hvad er deres karriereambitioner, og hvordan kan du afstemme deres vækst med organisationens?

Sørg for effektiv employee records management

Nu er det tid til at konsultere dit HR-system igen og gennemse dine medarbejderregistreringer og HR-metrikker. Prøv at lave en liste med de forskellige interessenter på tværs af teams og niveauer i din organisation.

Spørg dig selv, hvordan du motiverer alle parter og finder den rette rolle for dem i implementeringsprocessen. For en vellykket implementering skal alle nøgleaktører – både ledere og medarbejdere – dele en lignende vision og arbejde hen imod de samme mål.

En trin-for-trin guide til implementering af agil performance-støtte

Hvilke elementer er afgørende, når man starter en proces, såsom agil mål- og præstationsstyring eller agil support til mål og præstation? Her er nogle vigtige elementer, der skal overvejes før, under og efter processen:

1. Klar kommunikation er nøglen til succesfuld forandringsledelse

Quality change management af høj kvalitet handler om at opnå generel opbakning.

At få organisationen – eller i det mindste dens nøgleaktører – med på banen og holde dem motiverede kræver klar kommunikation og transparente handlinger. At tage sig tid til at forklare, hvorfor denne ændring er uundgåelig, vil hjælpe din organisation med at nå sine mål.

Det bedste tip: At kommunikere de kort- og langsigtede fordele for din organisation vil inspirere både ledere og medarbejdere.

Efter at have overbevist mange af dine nøglespillere, er det tid til at drøfte praktiske forhold. Præciser, hvad der skal gøres, hvornår og af hvem. At give klare instruktioner vil bane vejen for succes.

2. Brug af agil performance-støtte for at motivere dine medarbejdere

Det er her vores begreb "performance- støtte" starter igen. I agil mål- og præstationsstyring fungerer teamledere som coaches frem for som supervisorer. Til gengæld kan du støtte disse teamledere ved at tilbyde træning i at give feedback, skrive kvalitetsrapporter eller organisere regelmæssige check-ins med medarbejderne.

3. Vigtigheden af implementeringsopfølgning ved hjælp af HR-rapportering

Når du har nået dine mål, skal du sørge for at gennemføre en implementeringsgennemgang. Bemærk, at dine HR-rapporter kan være nyttige her.

En omfattende gennemgang vil afhjælpe eventuelle problemer, der måtte opstå under nuværende og fremtidige processer. Det kan betale sig at sætte lige så meget fokus på processens opfølgning, som du gjorde på implementeringens tidligere trin. Bare husk, øvelse gør mester.

Er du klar til at blive mere agil?

Du ved nu alt, hvad du bør vide om agil mål- og præstationsstyring. Hvis du gerne vil vide mere om implementering af ovenstående i din organisation, er du meget velkommen til at kontakte os.