Vanskelighederne ved at håndtere organisationer der er opbygget som siloer og utilstrækkelige data er et problem, der er vokset eksponentielt i den nuværende globale COVID-19 pandemi.
Hvis et problem er for stort, kan det være en fordel at opdele det i mindre dele, ikke sandt? Det er ræsonnementet, som ligger bagved oprettelsen af business units. Ved at have forskellige afdelinger kan virksomheder opbygge specialiserede teams, der er eksperter i at udføre specifikke funktioner, hvilket er med til at fremme virksomhedens vækst. Men alle ved at det desværre ofte også resulterer i organisatoriske siloer, hvilket kan medføre informationsbrister eller gøre det svært at se det fulde billede.
En virksomhed og dens business units kan i bund og grund betragtes som de mennesker, der arbejder der, og en velfungerende HR-afdeling kan forbedre performance ved at give individuel support og sikre et high-level overblik af arbejdsstyrkens behov, kompetencer og struktur. Vigtigheden af at løse disse opgaver accentueres i løbet af kriser eller pludselige organisatoriske ændringer. For at navigere igennem usikre tider – og sikre forretningens kontinuitet – er HR-afdelinger nødt til at have et stabilt fundament at bygge videre på. Dette fundament er HR-master data.
For at navigere igennem usikre tider – og sikre forretningens kontinuitet – er HR-afdelinger nødt til at have et stabilt fundament at bygge videre på. Dette fundament er HR-master data.
Medarbejdere, løn og planlægning
Ved skiftende tider er det vigtigt at virksomheder kan håndtere ændringer sikkert og effektivt – uanset om det omhandler vækst, organisatoriske omstruktureringer eller downsizing.
Når det gælder tiltrædelser eller fratrædelser har HR-afdelinger med solide master data en stærk, faktuel base der kan hjælpe med at forstå, hvordan en vellykket medarbejderrejse ser ud, og hvordan HCM-processer bør organiseres. De vil være i stand til at rekruttere smartere via digitale kanaler, opbygge successionsplaner, der sikrer at afdelingerne ikke pludselig mangler nødvendige medarbejdere og give værdifuld vejledning, hvis det bliver nødvendigt med omstrukturering eller opsigelser.
Vigtige data om medarbejderne giver også forretningskritiske informationer til at kunne supportere andre business units. Løn er eksempelvis en stor omkostning for de fleste virksomheder, og det er nødvendigt at have styr på tallene, når virksomhedens omkostninger skal gennemgås.
Ved at forstå hvad der skjuler sig bagved tallene er du bedre rustet til at tage den rigtige beslutning, når du laver medarbejderplanlægning og -organisering.
I en situation som den nuværende global COVID-19-pandemi er det vitalt at have adgang til medarbejderdata i realtid. Fravær, ferie og fjernarbejde er vigtige faktorer at måle, hvis du ønsker at have et overblik over, hvad der sker. Udover bedre talent- og bemandingsplanlægning gør stabile HR-master data det også lettere at fortolke trends og lave bedre prognoser.
At støtte medarbejderne igennem usikre tider
I den nuværende ekstremt volatile situation er det vigtigere end nogensinde før at HR skaber nye digitale processer, der styrker kontakten til medarbejderne. En hurtig overgang over til digitale kanaler er afgørende for at kunne opretholde et korrekt overblik. En åbenlys fordel ved digitale HR-værktøjer og nøjagtige HR-master data er selvfølgelig, at de understøtter kontinuiteten i forretningens drift, men de hjælper dig også med at støtte dine medarbejdere igennem usikre tider.
I tider hvor strategien kan skifte hurtigt og I skal kunne skifte retning hurtigt, hjælper digitale værktøjer jer med at finde de korrekte data til at kommunikere og gennemføre forandringer og lede medarbejderne i den nye retning – samtidigt med at I kan holde øje med jeres fremskridt og foretage justeringer løbende. Digital HR-processer – såsom værktøj til eSignatur eller online udviklingssamtaler – gør os ikke kun mere effektive, men gør også fjernearbejde nemmere, hvilket nu er vigtigere end nogensinde før. Det er organisationer med denne type modstandsdygtighed, der har de største udsigter til succes.
Set ud fra et praktisk perspektiv kan du kun foretage velinformerede beslutninger og anbefalinger relateret til HR, hvis du har et komplet billede af dine medarbejdere og klare strategiske mål.
Master data bør give dig et indblik i hele virksomheden. HR-master data baseret på de rigtige KPI’er indeholder informationer, der giver en bedre kollektiv forståelse af områder, der påvirker personalet som helhed, men også områder såsom personlig udvikling og motivation. Hvis du er god til competence mapping, men svag når det kommer til fastsætning af individuelle mål, kan du risikere at reducere medarbejdernes motivation ved at lede dem på en udviklingssti, der ganske vist understøtter virksomhedens strategi, men glemmer at engagere medarbejderne på et personligt plan.
Korrekt struktureret HR-master data kan også fungere som et indblik i virksomhedens kultur – endda også på et globalt niveau. Det kan være svært at vide, om forskellige business units og arbejdspladser har omfavnet virksomhedskulturen, eller om om HR-initiativerne har haft den ønskede effekt. En standardiseret, automatiseret proces til indsamling af data kan sikre jer et detaljeret indblik i teams og lokationer samt en forståelse for, hvor store fremskridt der rent faktisk finder sted – både på lande- og virksomhedsniveau.
Med de rigtige HR-data og HR KPI'er kan du bevare og værne om, hvad der gør din organisation unik; din kultur.
Følg op på ROI af HR-investeringer
Indsigter som disse hjælper HR-afdelinger med at måle ROI på deres aktiviteter. At have adgang til HR-master data hjælper også med at sikre, at beslutningerne er velinformeret og baseret på korrekte data.
I en situation som den nuværende COVID-19-pandemi er de første spørgsmål, som virksomhed stiller sig selv simple: hvor mange arbejder for os? Hvor finder vi deres kontaktoplysninger? Hvor mange er sygemeldte og hvor mange arbejder hjemmefra? Hvordan håndterer jeg potentielle organisatoriske omstruktureringer? En automatiseret proces designet til at indsamle og håndtere medarbejderdata i overensstemmelse med GDPR, fortrolighed og ansættelsesretlige krav vil både give jer de rigtige svar og besparelser i form af tid, penge og potentielle fremtidige juridiske omkostninger.
For eksempel har HR-afdelinger der udelukkende benytter sig af digitale processer til håndtering af ansættelseskontrakter været i stand til at opnå en samlet effektivitetsbesparelse på 50-75%. Digitale HR-værktøjer sparer organisationer for betydelige mængder tid – en ressource, der er knap, når krisen er rundt om hjørnet, og der kræves hurtige HR-handlinger.
Endelig
Det perfekte HR-master datasæt findes ikke, og data ændres hurtigt – især i disse tider. Mit forslag til dig er: byg videre på en stabil, automatiseret, administrativ base. Vælg hvad der skal måles på ved at definere KPI’er der hjælper med at opbygge en aktuel oversigt over din virksomheds vigtigste styrke; din medarbejdere. Mål effekten af initiativer og bliv ved med at lære alt hvad du kan om din organisation, imens du navigerer rundt i denne nye normal.
Klar til at mestre jeres data?
Læs mere nedenfor eller ræk ud til os. Vi hjælper gerne med jeres udfordringer - skulle det være nuværende eller fremtidige.
