Byggmax | Heldækkende og fleksibelt system

Manuelle processer og systemer, der ikke talte sammen. Det var virkeligheden for Byggmax’s HR-afdeling frem til juni 2019. Som så mange andre virksomheder kæmpede de med at centralisere viden og oplysninger om deres medarbejdere, siger Byggmaxs Løn- og HR-chef Anna-Lena Wallertz.

”Vores HR-arbejde bestod i lang tid kun af et væld af dokumenter i forskellige mapper. En stor del af ansvaret endte hos vores site managers, som forventedes at holde styr på vigtige dokumenter og oplysninger om deres medarbejdere. Det gav problemer, for eksempel når en site manager stoppede og en anden tog over. Da organisationen voksede så hurtigt, som den gjorde, så vi et behov for at samle alt og skabe en bestemt struktur for hele medarbejderrejsen.”

Søgte et let håndterligt og fleksibelt system

Byggmax ledte efter et system, hvor de nemt kunne samle alle de processer, der berørte deres medarbejdere, ét sted. De ønskede et let håndterligt, men alligevel omfattende værktøj, som de selv kunne bruge og tilpasse efter behov. Efter at have overvejet flere systemer faldt valget på Sympa. Og værktøjet har indtil videre ikke skuffet dem, siger Anna-Lena.

”Nu er det lykkedes os at samle alt, hvad der vedrører medarbejdere – fra ansættelse og onboarding til offboarding. I Sympa kan vores site managers finde og logge oplysninger om for eksempel lønninger, medarbejdersamtaler, ansættelseskontrakter og fratrædelsessamtaler. Og vi har centraliseret kontrol med, hvilke medarbejdere der har gennemført vores interne kurser eller taget et gaffeltruckkursus.”

Sympa giver kontrol og overblik

For Byggmax fungerer Sympa’s digitale HR-system således både som en kontrolfunktion og som et godt overblik over organisationen og dens medarbejdere. De bedste funktioner er lønregulering og muligheden for at integrere Sympa med andre systemer til for eksempel tidsrapportering og lønhåndtering”, siger Anna-Lena. Systemet giver mange fordele for virksomheden.

”Hver leder har nu et meget klarere overblik over sin enhed og afdeling. De får et direkte overblik over deres medarbejdere, hvilket sparer både tid og ressourcer. Den samme struktur og tydelighed kan ikke opnås med manuelle processer eller separate systemer – uanset hvor meget man end prøver.”

Internationalt selskab kræver processer på tværs af landegrænser

Som internationalt selskab med medarbejdere i flere lande var det naturligvis vigtigt med skalerbarhed og processer på tværs af landegrænser. Sympa gør det muligt for Byggmax at bruge det samme system med lokale tilpasninger til forskellige landes lovgivninger og regler. Mulighederne for at forme systemet til organisationens behov er et afgørende element og perfekt til Byggmax’s fremtid, afslutter Anna-Lena.

”Jeg er helt overbevist om, at vi vil bruge Sympa i fremtiden også. Vi vil fortsætte med at udvide systemet til flere lande og måske endda til flere virksomheder.