Kundecase: OSTP

“OSTP er en del af OSTP-koncernen. Før 2013 var OSTP en del af Outokumpu, så dengang brugte vi Outokumpu-systemer. Da vores veje skiltes, opstod der et klart behov for at anskaffe vores egne IT-systemer, hvoraf HR-systemet var det vigtigste,” siger OSTP’s Site HR Manager, Ulla Kauppi. “En af de største grunde til at vi valgte det HR-system lå i dets egnethed til en virksomhed af præcis denne størrelse og muligheden for at udvide brugen af systemet til koncernens øvrige enheder,” siger Kauppi.

“En anden vigtig pointe var brugervenlighed og muligheden for at tilpasse systemet til vores egne behov. Vi var også ude efter en omfattende løsning, der kunne bruges som HR-masterdata. Vi valgte Sympa, fordi vi følte, at systemet matchede lige netop vores behov – brugervenligheden og cloud-tjenesten var særligt attraktive. Sympa var også den mest omkostningseffektive løsning på markedet,” fortsætter Kauppi.

“De vigtigste krav til systemet var, at det skulle være brugervenligt, alt-i-et og naturligvis omkostningseffektivt. Målet er at integrere så mange processer som muligt i ét system,” siger Kauppi.

“I øjeblikket er Sympa blevet implementeret ret bredt: Personlige oplysninger, ansættelses- og lønoplysninger, ansættelseskontrakter og arbejdscertifikater, ferier og fravær, jobbeskrivelser, forberedelse til og afholdelse af performance reviews, kurser, tilmelding til kurser, arbejdstilladelser (f.eks. arbejdssikkerhedscertifikater og gaffeltruckcertifikater), arbejdsudstyr (eksempelvis computere, telefoner, adgangsrettigheder) og fratrædelsessamtaler. Målet er også at inkludere rekruttering, og jeg er sikker på, at vi kan komme i tanke om mange flere anvendelsesmuligheder for Sympa,” afslutter Kauppi.

Implementering i to faser

“Implementeringsprojektet blev delt op i to faser, hvilket viste sig at være en fremragende løsning. Den første fase var udfordrende for os på grund af den stramme tidsplan. Vi havde kun fire måneder til at have et brugbart medarbejder-, ansættelses- og lønsystem klart i juni, og denne implementering omfattede også integration med et eksternt lønsystem,” siger Kauppi.

Takket være Sympas fremragende projektleder, Tuomas Makkonen, gik implementeringen langt bedre end forventet. Udgangspunktet var naturligvis, at vi gør brug af Best Practices i så høj udstrækning som muligt og tilpasser systemet senere, hvis vi ønsker det. Efter den første fase fortsatte vi med specifikationen af de resterende funktionaliteter, og systemet var færdigimplementeret i maj. Projektet var meget omkostningseffektivt takket være Lync-konferenceopkald og projektlederne, der var involveret i et andet implementeringsprojekt i nærheden,” forklarer Kauppi.

Et værktøj til hele organisationen

“Sympa blev først taget i brug af OSTP’s HR-team, og derefter også af lederne. På baggrund af positive tilbagemeldinger fra lederne tog vi hurtigt beslutningen om at implementere systemet til vores kontormedarbejdere. Vi har endnu ikke udvidet systemet til alle vores medarbejdere, men det er også en mulighed i fremtiden,” siger Kauppi.