Fem grunde til et tættere samarbejde mellem HR og IT ved køb af et HR-system

Købet af et HR-system bør planlægges og times korrekt – både med hensyn til det tekniske aspekt og brugernes synspunkt. Når det gælder et HR-system, skal man huske, at det bør opfylde hele virksomhedens behov over en længere periode. Derfor anbefaler jeg kraftigt, at HR- og IT-medarbejdere mødes, når købsprocessen går i gang. Det er min erfaring, at et tæt samarbejde betaler sig, og her er 5 vigtige årsager til det:

1. Kombineret viden giver et mere omfattende billede

Da IT-økosystemer og integrationer er mere og mere tilgængelige, er tekniske siloer allerede i vid udstrækning udfaset i softwareverdenen. En tilsvarende udvikling er også nødvendig i samspillet mellem specialister, der arbejder inden for forskellige områder.

For eksempel bør HR-medarbejdere udnytte IT-afdelingens indkøbsekspertise og deres indsigt i den nuværende HR-teknologi, forventet levetid for systemet og integrationsmulighed. HR kender derimod medarbejdernes behov og ønsker. Denne viden skal formidles til IT-afdelingen,  så de kan opbygge et velfungerende HR-system.

Derudover er det fornuftigt at tænke over, hvad der sker, når det nye HR-system er blevet implementeret. IT-medarbejdere skal forstå konsekvenserne af systemændringer og vigtigheden af de forskellige funktioner for HR-processerne og omvendt. Når eksperter inden for forskellige områder udveksler information og erfaringer, er slutresultatet mere end summen af de enkelte dele.

2. Automatisering af manuelle opgaver

Typisk kan hele organisationen logge ind på HR-systemet, og ændringer bliver foretaget direkte i systemet. Når denne type HR-masterdata i realtid kan deles fra HR-systemet med andre systemer i organisationen, er yderligere manuel dataindtastning eller datagendannelse ofte unødvendig. Fordelen? En kæmpestor tidsbesparelse.

At lade HR-data bevæge sig gennem systemer åbner også for mange andre muligheder, eksempelvis ved at definere adgangsrettigheder til andre systemer direkte gennem HR-systemet eller give ledelsen mulighed for løbende at følge op på vigtige forretningsstatistikker og se realtidsrapporter, baseret på HR-data. Udnyttelsen af disse muligheder kræver fælles overvejelser om processer, brugergrupper og adgangsrettigheder – både fra HR’s og IT’s perspektiv.

3. Bedre kommunikation

Hvis der ikke er nogen IT-repræsentation under indkøbsfasen, er der en risiko for, at IT-afdelingen aldrig bliver opmærksom på de API’er, der allerede findes i systemet. I så fald forbliver disse ressourcer uudnyttede, og du går glip af chancen for at udforske og skabe integrationer, der kan give et endnu bedre økosystem.

Fælles refleksion og diskussion muliggør også realistisk indkøbsplanlægning under hensyntagen til tidsplanerne for andre systemprojekter i resten af organisationen. Med bedre planlægning kan der oprettes systemer, der fungerer bedre for slutbrugerne: Når ældre systemer erstattes med nye, sammenkoblede systemer, moderne grænseflader introduceres, og mange arbejdsgange kan automatiseres, resulterer det i sidste ende i mere effektive HR-processer og mere tilfredse og produktive medarbejdere.

Og når HR og IT snakker med hinanden i systemets indkøbsfase, er der en betydelig risiko for, at samarbejdet fortsætter, selv efter projektet er afsluttet! 😉

4. Fælles interesser og selvbetjening

Endnu en god grund til et tæt samarbejde mellem HR og IT er at sikre, at HR-systemet kan udnyttes til en lang række aktiviteter, der også er af interesse for IT-afdelingen.

Et af de bedste eksempler på, hvordan et HR-system kan imødekomme behovene hos både HR og IT er identitetsstyring for medarbejderne (IdM / IAM). Når en medarbejders personoplysninger er blevet indtastet i HR-systemet, kan de også fungere som en kilde til masterdata til centraliseret identitetsstyring. Et eksempel på en praktisk implementering er at oprette en mailindbakke til en ny medarbejder umiddelbart efter, at medarbejderen er blevet indtastet i HR-systemet. Resultatet er en mere fleksibel proces for både IT og HR.

Andre eksempler på processer af interesse for både HR og IT, er forskellige selvbetjeningsfunktioner, eksempelvis bestilling af arbejdsredskaber eller håndtering af adgangsrettigheder. Brug af data fra HR-systemet, som en del af datawarehousing eller overførsel af HR-data til BI-værktøjer, giver også IT bedre muligheder for at udnytte HR-data på en effektiv måde. Ved at kortlægge de fælles processer og give medarbejderne en nem måde at håndtere dem på gennem selvbetjening kan der opstå en stor fordel for alle involverede parter.

5. Sammen om at hjælpe slutbrugeren

Når et smart økosystem er på plads, behøver slutbrugeren ikke engang være opmærksom på alle de forskellige systemer. Hvis adgangskontrol eksempelvis er bygget oven på HR-masterdata, bliver den usynlig for slutbrugeren, og der er ikke behov for flere adgangskoder eller separate logins til forskellige systemer.

Når systemer kommunikerer med hinanden, og informationen bevæger sig problemfrit, bliver det lettere at håndtere, vedligeholde og om nødvendigt ændre HR-processer og HR-masterdata, hurtigt og fleksibelt. Det er i hele virksomhedens og ledelsens bedste interesse, at der tages hånd om medarbejderoplevelsen, og at HR-processerne forløber problemfrit gennem hele ansættelsens livscyklus.