Ovatko työnimikkeet turhia? Nimike kertoo loppujen lopuksi sen, mihin joku palkattiin kolme vuotta sitten. Osaaminen kertoo, mihin hän pystyy tänään.
Tämä on yksi polttavimmista väitteistä HR Coffee Break -podcastin ensimmäisestä jaksosta. Podcastissa jutellaan rennosti kahvikupin äärellä kaikesta HR:ään liittyvästä. Ensimmäisessä jaksossa juontaja Kush Linfied istui alas kolmen Sympan asiantuntijan kanssa pohtimaan, mitä tarvitaan HR-järjestelmältä, joka yksinkertaisesti toimii. Mukana ovat Aino (Product Training Manager), Toni (Head of Partnerships) ja Wendel (Senior Full Stack Developer).
Keskustelun lopputuloksena syntyi kolme sanaa, jotka kiteyttävät ihanteellisen HR-järjestelmän: yksinkertainen, joustava ja tulevaisuudenkestävä. Matkan varrella pöytään nousi myös mielipiteitä, jotka varmasti jakavat ajatuksia – sekä muutama, joka ei edes päätynyt lopulliseen jaksoon.
Tässä ne tulevat, suodattamattomina.
”HR on yksinkertaista, jos HR-järjestelmä mukautuu tapaasi tehdä töitä. Siitä tulee monimutkaista, jos joudut mukauttamaan työsi järjestelmän ehdoille.”
Jotta HR voisi olla yksinkertaista, HR-järjestelmän on hoidettava monimutkaisuus taustalla. Silloin sinun ei tarvitse käyttää aikaasi pikkuseikkojen selvittelyyn.
Kaikki alkaa siitä, että työntekijätiedot löytyvät yhdestä luotettavasta paikasta. Heti kun joku joutuu kysymään ”onko tämä Excel ajan tasalla?”, asiat muuttuvat tarpeettoman hankaliksi.
Yhdellä Sympan asiakkaalla, yritysostojen kautta kasvaneella kahdeksan yrityksen konsernilla, bonuslaskenta oli niin monimutkaista, että sitä hoidettiin kokonaan Excelissä. Kun laskenta määritettiin suoraan Sympaan, aiemmin kokonaisen työpäivän vienyt raportti valmistui noin viidessä minuutissa.
Tehtävä ei muuttunut. Se vain lakkasi viemästä kokonaisen työpäivän.
”Ketään ei kiinnosta HR-järjestelmäsi. Ja se on ihan hyvä asia. Hyvän HR-teknologian pitäisi auttaa ihmisiä hoitamaan asiansa sekunneissa ja jatkamaan päiväänsä. HR-järjestelmässä vietetty aika on pois tärkeämmästä työstä.”
Hyvä käyttökokemus ei tarkoita sitä, että järjestelmässä vietetään mahdollisimman paljon aikaa. Jos työntekijä voi päivittää tietonsa, hakea lomaa tai kuitata perehdytystehtävän 30 sekunnissa, kokemus on huomattavasti parempi kuin tuntikausien klikkailu.
Tämä korostuu etenkin esihenkilöiden työssä. Kun esihenkilö hyväksyy tai päivittää asioita koko tiiminsä puolesta, jokainen ylimääräinen klikkaus kertautuu.
Joskus paras käyttökokemus tarkoittaa sitä, ettei käyttäjän tarvitse tehdä mitään. Jos automaatio voi käynnistää prosessin seuraavan vaiheen itsestään, miksi kenenkään pitäisi kirjautua järjestelmään vain painaakseen yhtä nappia?
Paras ratkaisu on usein se, jota käyttäjä ei edes huomaa.
”FTE-raportointi on hauskaa. Oikeasti! Kun käytössäsi on oikea työkalu ja kaikki tiedot löytyvät yhdestä paikasta, raporttiin pitäisi kulua vain muutama minuutti. Muuten edessä voi olla viikon mittainen väittely HR, taloushallinnon ja palkanlaskennan välillä siitä, mitä ’työntekijällä’ oikeastaan tarkoitetaan.”
”Kuinka monta kokoaikaista työntekijää meillä on?” kuulostaa yksinkertaiselta kysymykseltä. Kun mukaan otetaan erilaiset työajat, työsuhdetyypit, sijainnit ja eri järjestelmiin hajautuneet tiedot, vastaaminen ei enää olekaan niin helppoa.
Ratkaisu on sama kuin monessa muussakin tämän listan kohdassa: yksi paikka, jonka tietoihin voi luottaa.
Sympan FTE-raporttien avulla näet, miten henkilöstö jakautuu esimerkiksi työsuhdetyypin, sijainnin ja ajankohdan mukaan. Raportointi on suunniteltu tukemaan henkilöstösuunnittelua ja budjetointia – ei kertaluonteiseksi Excel-harjoitukseksi.
”Jokainen yritys tarvitsee erilaisia asioita. Älä etsi yhtä järjestelmää, jonka pitäisi tehdä kaikki. Varmista sen sijaan, että järjestelmäsi toimivat hyvin yhdessä.”
Onko aidosti kaiken kattavaa all-in-one-järjestelmää edes olemassa?
Täydellisen HR-alustan pitäisi hoitaa palkanlaskenta jokaisessa maassa, rekrytointi, oppiminen, edut ja kaikki muu siltä väliltä. Monet HR osa-alueet ovat kuitenkin niin monimutkaisia, että niihin erikoistuneet toimittajat käyttävät vuosia yksittäisten haasteiden ratkaisemiseen – oli kyse sitten rekrytoinnista tai kattavien oppimissisältöjen rakentamisesta.
Kun HRIS yrittää mahduttaa kaiken tämän omiin sisäänrakennettuihin moduuleihinsa, vaarana on, että lopputuloksena on joukko puolivalmiita ominaisuuksia, jotka eivät vastaa todellisiin tarpeisiin.
Siksi Sympa yhdistyy laajaan valikoimaan oman alansa parhaita ratkaisuja sen sijaan, että kaikkea yritettäisiin rakentaa itse alusta asti. Rekrytointia voidaan hoitaa esimerkiksi Teamtailorissa ja oppimista 360Learningissa, molemmat yhdistettyinä Sympaan.
Työntekijälle kokemus pysyy sujuvana riippumatta siitä, kuinka monta järjestelmää taustalla toimii.
”Excel on edelleen maailman suosituin HR-järjestelmä. Se kertoo jo jotain. Jos HR joutuu edelleen turvautumaan Exceliin kaikessa, HR-järjestelmä ei tee työstä tarpeeksi helppoa.”
Usko tai älä, Excel on edelleen keskeinen työkalu monessa HR-tehtävässä – jopa organisaatioissa, jotka jo maksavat HR-järjestelmästä.
Järjestelmässä voi olla kymmeniä ominaisuuksia, mutta siitä saattaa silti puuttua juuri se yksi laskenta, raportti tai prosessi, jota organisaatio oikeasti tarvitsee.
Siinä piilee valmiiden standardiratkaisujen ongelma. Järjestelmä voi toimia hienosti suoraan paketista – kunnes organisaatio tarvitsee jotain, mitä valmiiseen malliin ei ole rakennettu. Lopputuloksena voi olla kasa ominaisuuksia, jotka ovat melkein hyödyllisiä mutta eivät ratkaise todellista ongelmaa.
Sympan lähestymistapa perustuu järjestelmän konfigurointiin organisaation tarpeiden mukaan sen sijaan, että päälle kasattaisiin yhä uusia geneerisiä ominaisuuksia.
Aiempi bonuslaskentaesimerkki näyttää, mitä tämä tarkoittaa käytännössä. Useita muuttujia sisältävä laskenta rakennettiin suoraan Sympaan vastaamaan asiakkaan todellista toimintatapaa sen sijaan, että prosessi olisi yritetty pakottaa jäykän järjestelmän raameihin.
Kun järjestelmä vastasi todelliseen tarpeeseen, Exceliä ei enää tarvittu.
”Globaali HR on myytti. Strategia voi olla yhteinen, mutta palkanlaskenta, lainsäädäntö ja työtavat ovat aina paikallisia.”
Yksi yhteinen prosessi kaikissa maissa kuulostaa hyvältä ajatukselta. Käytännössä se ei kuitenkaan toimi.
Kansainvälinen yritys voi käyttää yhtä HR-järjestelmää maailmanlaajuisesti, mutta sen rinnalla voi olla useita paikallisia palkanlaskentajärjestelmiä. Syynä ovat maakohtainen lainsäädäntö, verotus ja työehtosopimukset.
Oleellista on pitää työntekijätiedot keskitetysti HR-järjestelmässä ja varmistaa, että oikeat tiedot kulkevat oikeisiin paikallisiin palkanlaskentajärjestelmiin.
Sama pätee henkilöstöön laajemminkin. Valmistavan teollisuuden yrityksellä voi olla yhdessä maassa tehdastyöntekijöitä ja toisessa toimistotyöntekijöitä. Työsuhdetyypit ja prosessit voivat olla täysin erilaisia, vaikka kaikki työskentelevät saman organisaation palveluksessa.
"Työnimikkeet ovat turhia. Nimike kertoo, mihin joku palkattiin kolme vuotta sitten. Osaaminen kertoo, mihin hän pystyy tänään."
Työ muuttuu nopeasti. Uusi teknologia muokkaa nykyisiä rooleja ja synnyttää kokonaan uusia. Siksi tänään tarvittava osaaminen ei välttämättä ole samaa kuin muutaman vuoden kuluttua.
Pysyäkseen muutoksessa mukana HR tarvitsee entistä selkeämmän kuvan siitä, mitä osaamista organisaatiossa jo on.
Tähän Sympan Osaaminen vastaa. Määrittele organisaatiollesi tärkeät osaamiset, arvioi henkilöstön nykyinen osaamistaso ja tunnista tiimien osaamisvajeet.
Samalla uuden tiimin rakentamisen lähtökohta muuttuu. Sen sijaan, että ensimmäinen kysymys olisi ”kenet meidän pitää palkata?”, voidaan ensin kysyä: ”löytyykö tämä osaaminen meiltä jo?”
Yksinkertainen. Joustava. Tulevaisuudenkestävä.
Kolme sanaa ja seitsemän hot takea. Ja huoneessa kuultujen reaktioiden perusteella edes Sympalla kaikki eivät olleet kaikesta samaa mieltä.
Mutta juuri se onkin koko jutun idea.
Kuuntele HR Coffee Breakin ensimmäinen jakso ja kerro meille: minkä näistä hot takeista haastaisit ensimmäisenä?