B5. Godkännanden och delegering

Utnyttja möjligheten att använda godkännanden från ledningen och HR-avdelningens sida i olika processer. Glöm inte att implementera funktionen för delegering av godkännanden så att processer kan gå vidare även vid längre tids frånvaro eller semestrar.

Godkännandefunktionen kan kopplas till valfria processer som du väljer, till exempel processer för att hantera frånvaro och utvecklingssamtal. Godkännandefunktionen fungerar på samma sätt för alla som medverkar i en viss process, men inställningarna kan variera mellan olika processer allt efter behov.

Godkännanden kan hanteras antingen på första sidan i Sympa HR eller i mobilappen Sympa HR for Managers. Påminnelser om godkännanden kan också skickas via e-post.

Vanligtvis är det en chef, chefens chef, eller en kombination av de två som hanterar godkännanden. För vissa processer kan man ange att den som hanterar godkännanden ska vara en HR-chef eller vd:n.

Godkännanden används också ofta i integrationer för att säkerställa att endast godkända data överförs i integration.

För längre tids frånvaro är det en bra idé att delegera ansvaret för de mest kritiska godkännandeprocesserna, så att viktiga funktioner som löneutbetalningar inte äventyras när chefen eller HR-personalen är frånvarande. Systemadministratören kan vid behov kringgå alla led i godkännandekedjan.

B5.1 Läs igenom ett exempel på godkännande av frånvaro på Best Practices-sidorna.

B5.2 Fundera på i vilka processer godkännanden kan användas.

B5.3 Kommer den person som sköter godkännandena att vara en chef, chefens chef eller någon annan, till exempel någon på HR? 

B5.4 Ska e-postmeddelandet om godkännandestatus (godkänt eller avslaget) skickas till nästa godkännare, till den person som begär godkännandet eller till den anställde vars uppgifter har redigerats? 

B5.5 För vilka processer kommer du att behöva delegera befogenheten att hantera förfrågningar om godkännanden när du är frånvarande? 

Använd Excel-mallen för att dela upp rollerna och ladda sedan upp den till Freedcamp.

Ladda ner dokument här
iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver