HR Analytics – allt du behöver veta

Varför HR, data och analys är vänner

HR är inte det första man kommer att tänka på när data kommer på tal. Men dataanalys är av avgörande betydelse för att få en bättre förståelse av människorna inom en organisation och hur de kan hjälpa företaget att blomstra och växa ytterligare.

Det är ett obestridligt faktum att det är människorna som är den viktigaste tillgången i varje organisation. Det är därför av yttersta vikt att mäta hur bra de presterar, hur engagerade de är och hur de trivs.

Vet du hur medarbetarna presterar och hur de trivs?

Under de senaste två decennierna har olika avdelningar inom många organisationer i allt högre grad börjat utnyttja data för att utveckla verksamheten och främja tillväxten:

• Inom marknadsföring har man i allt högre utsträckning börjat analysera data för att bättre förstå olika målgrupper och öka kampanjernas effektivitet.
• De framgångsrikaste säljteamen utnyttjar nu för tiden data maximalt för att nå ut till rätt personer vid rätt tidpunkt.
• Produktteamen har insett värdet av att följa upp hur produkterna används för att identifiera svagheter och möjligheter.

HR då? Eftersom HR-avdelningen hanterar ovärderliga tillgångar – människor – är det absolut nödvändigt att man även här börjar maximera utnyttjandet av data. Med hjälp av korrekta och verifierbara data kan HR fatta smartare och mer välgrundade beslut om rekrytering, om kompetensutveckling och om hur duktiga medarbetare ska förmås att stanna kvar i företaget.

Att dra nytta av data på detta sätt är med andra ord ett utmärkt recept för att förbättra ROI, maximera produktiviteten och skapa en bättre arbetsmiljö.

Den stora fördelen med HR Analytics, eller HR-analys, är att det driver fram ett databaserat beslutsfattande som lämnar lite eller inget utrymme för oinformerade beslut baserade på gissningar eller magkänsla.

Vad är HR Analytics?

HR Analytics, som även kallas HR-analys, People Analytics, Workforce Analytics eller Talent Analytics, är ett sätt att samla in, sammanställa och mäta viktiga HR-indikatorer som påverkar det övergripande affärsresultatet.

HR Analytics är en specialiserad gren av dataanalys som tillämpar statistiska metoder på ”medarbetarkapitalet” i en organisation i syfte att förbättra medarbetarnas arbetsprestationer, höja deras motivation och få dem att stanna kvar i företaget. Slutresultatet blir effektivare verksamhet och ökad ROI.

HR Analytics kan också kort och gott förstås som praxisen att dra nytta av data om personalen för att fatta bättre beslut.

”People Analytics är ett datadrivet sätt att hantera människor på jobbet.”

– Uri Gal, Jensen och Stein, 2017

HR Analytics är inte något nytt, men det har med tiden blivit allt vanligare av följande skäl:

• På grund av den tekniska utvecklingen är HR-data nu mer lättillgängliga än tidigare.
• Både maskiner och människor har större analytisk kapacitet (större datorkraft, mer datakunskap).
• Big data-analys blir allt populärare.
• Sambandet mellan dataanalys och ökad ROI framstår som tydligare.
• HR-team måste i ökad utsträckning visa resultat och motivera HR-relaterade investeringar.
• Högre chefer börjar inse hur viktiga medarbetarna är för att hålla organisationen på rätt köl.

Trots det ovan sagda är HR Analytics fortfarande relativt nytt och mycket outnyttjat jämfört med de frekventa analyserna inom områden som försäljning, produktion och marknadsföring. HR Analytics kan ses som ett nytt verktyg i personaladministrationens verktygslåda – ett intuitivt och mycket användbart verktyg.

Den stora fördelen med HR Analytics är att det driver fram ett databaserat beslutsfattande som lämnar lite eller inget utrymme för oinformerade beslut baserade på gissningar eller magkänsla.

En anmärkning om terminologi

Det pågår en debatt bland HR-experter om man över huvud taget borde prata om HR Analytics. Termen kan uppfattas som lite kylig och distanserad.

Många föredrar nu People Analytics framför HR Analytics, och det av den enkla anledningen att HR helt och hållet handlar om människor.

Vi kan inte annat än att hålla med.

Från och med nu kommer vi därför använda termen ”People Analytics”, en term som passar bättre i en mer människocentrerad affärskommunikation.

Varför är HR-data viktiga?

Enligt en studie av Deloitte investerar över 70 % av organisationerna i People Analytics-lösningar i syfte att kunna fatta bättre beslut baserade på data. Men endast 26 % av Deloittes respondenter i Global Human Capital Trends 2021 anser att de lyckats använda tekniken och analysen effektivt för att förbättra sina team.

People Analytics baseras primärt på data. People Analytics gör det möjligt för HR att verkligen utnyttja data i samband med rekrytering, onboarding och bibehållandet av topptalanger inom organisationen. Följaktligen leder tillförlitliga personaldata också till bättre beslutsfattande på dessa områden.

Statistiken ovan från Deloittes studie visar att även om det inte är något problem att få organisationer att köpa verktyg för dataanalys finns det brister i tolkningen och optimeringen av insamlade data.

HR-avdelningarna samlar dagligen in stora mängder data med hjälp av programvara och verktyg. Det stora problemet är dock hur dessa data ska tolkas och hur man använder dem för att vaska fram värdefull kunskap.

Ett litet snabbtest

Kan du svara på följande frågor på under en minut:

• Hur hög är er årliga personalomsättning?
• Hur stor del av personalomsättningen utgörs av medarbetare som ni helst inte skulle vilja förlora?
• Vet du vilka anställda som mest sannolikt kommer att lämna företaget inom ett år?

Rätt användning av People Analytics ger dig praktiska insikter om både ovanstående och mycket annat. Flitig användning av People Analytics kan ge många fördelar:

• Förbättrad HR: People Analytics kan avsevärt förbättra beslutsfattandet.
• HR kan fungera som strategisk partner i företagets beslutsfattande: People Analytics placerar HR-avdelningen i en strategisk position med stort inflytande över personalfrågor. På grund av det värde som data om personalen tillför ses HR-avdelningarna som viktiga beslutsfattare inom företagsstrukturen.
• Lättare att identifiera orsaker till förlust av medarbetare: Detta kan vara svårt att fastställa utan verifierbar information, men på basis av personaldata kan HR identifiera vilka avdelningar det är som förlorar personal, vilka mönster det eventuellt finns och vad som är grundorsakerna.
• Lättare att identifiera topptalanger: People Analytics kan hjälpa HR att identifiera värdefull information om företagets personal, t.ex. vilka medarbetare som är de mest högpresterande.
• Lättare att identifiera efterfrågade färdigheter och befattningar inom organisationen:
  People Analytics-data kan hjälpa HR att korrekt identifiera vilka färdigheter och befattningar som efterfrågas inom organisationen.

People Analytics kan hjälpa HR-avdelningarna att identifiera vilka program och utbildningstillfällen som fungerar bäst för deras anställda och kollegor.

Hur People Analytics förbättrar personaladministrationen

Med People Analytics kan företag gå från medelmåttighet till excellens. Vilka är de konkreta fördelarna med People Analytics? Bland annat följande:

• Bättre personalutveckling
• Bättre arbetskraftsplanering
• Bättre medarbetarupplevelser
• Processförbättringar
• Teknikdrivna uppgifter
• Högre talangengagemang
• Ökad effektivitet i arbetsstyrkan
• Medarbetare som stannar längre

Låt oss nu diskutera några av de viktigaste fördelarna med People Analytics i mer detalj:

Koppla anställningsbeslut till verksamhetens behov

Med People Analytics kan HR-avdelningar bidra till företagets framgång genom att fatta mer välgrundade anställningsbeslut som baseras exakt på det som verksamheten verkligen behöver. Att använda personaldata kan leda till bättre planering av arbetsstyrkan då HR kan identifiera rekryteringsbehov innan läget blir kritiskt och därmed undvika att överbelasta den befintliga personalen.

People Analytics kan dessutom förbättra effektiviteten i företagets rekrytering genom att tillhandahålla fullödig information om vilken kompetens och vilka befattningar som företaget har störst behov av vid anställningstillfället. Det blir därför lättare att se till att det faktiskt är rätt kompetens som anställs vid varje enskilt tillfälle.

Minska personalomsättningen

En av de största fördelarna med att utnyttja personaldata på ett effektivt sätt är en minskad personalomsättning. HR kan minska riskerna för hög personalomsättning genom att identifiera tidiga signaler som kan peka på att medarbetare överväger att sluta.

Signalerna kan vara i form av ökad frånvaro eller minskad produktivitet och bero på exempelvis missnöjde med ersättningen eller brist på möjligheter till utbildning och utveckling.

Arbete med mångfald och inkludering

Många arbetsplatser fokuserar idag på att skapa mer mångsidiga och inkluderande arbetsmiljöer. Att bejaka och främja mångfald och inkludering på arbetsplatsen är viktigt eftersom det visar de anställda och intressenterna att man sätter värde på de enskilda individernas styrkor och potentialer.

En inkluderande miljö kan dessutom få medarbetarna att känna sig tryggare och därmed förbättra medarbetarupplevelsen. Personaldata kan vara till stor hjälp för att följa upp mångfaldskvoter både när det gäller nyrekrytering, hur det ser ut i den befintliga personalen och hur de avspeglas i den interna rörligheten.

Stöd din Talent Management-strategi

People Analytics kan hjälpa HR-avdelningarna att identifiera vilka program och utbildningstillfällen som fungerar bäst för deras anställda och kollegor. Detta leder till bättre relationer, bättre medarbetarupplevelse och bättre resultat.

HR-avdelningarna kan också dra nytta av personaldata för att effektivt ta fram talent management-strategier som hjälper medarbetarna att gå vidare i sin utveckling.

Avancerade People Analytics-rapporter

Avancerade People Analytics-rapporter är specialanpassade rapporter som ger HR tillgång till värdefull statistik och data som hjälper dem att analysera trender inom organisationen.

Prediktiv People Analytics

En typ av avancerad analytisk rapportering är prediktiv People Analytics, där man använder data, algoritmer och maskininlärningstekniker för att identifiera eller ”förutsäga” framtida utfall baserat på historiska data. Genom prediktiv analys kan HR-chefer fatta välgrundade beslut och förutse framtida behov baserat på mönster som framkommer genom avancerad rapportering.

Mäta medarbetarnas motivation och engagemang

Något annat som kan uppskattas utifrån personaldata är medarbetarnas motivation och engagemang. Det är viktigt att hålla medarbetarnas motivation och engagemang uppe om man ska kunna höja produktiviteten, undvika hög personalomsättning och förbättra ROI.

Är du ute efter ett HR-system?

I så fall är det ett utmärkt tillfälle att höra av dig till oss!

Komma igång med People Analytics

Här följer några frågor (och svar) som hjälper dig att komma igång med People Analytics:

Vilka är de vanligaste datakällorna för People Analytics?

Vanliga datakällor är bland annat:

• Demografiska uppgifter om personalen
• Löneuppgifter
• Uppgifter om medarbetarnas prestationer (t.ex. 360-utvärderingar och successionsprogram)
• Uppgifter om medarbetarnas engagemang (t.ex. deltagande i utbildning, självutveckling, projektresultat osv.)
• Projektspecifika data
• Externa källor som arbetsmarknadsstatistik, befolkningsstatistik och uppgifter från LinkedIn

Vad krävs för People Analytics?

Relevanta färdigheter/uppgifter för People Analytics är bland annat följande:

• Informationsinhämtning och konsultering för att identifiera viktiga frågor
• Analytisk kompetens för effektiv tolkning av data
• Intressenthantering för att sammanföra alla berörda parter och möjliggöra People Analytics-projektet
• Förmåga till storytelling och visualisering för effektiv kommunikation inom företaget av de av konkreta analysresultaten.

Uppmuntra en kultur av databaserat beslutsfattande

Att skapa en datadriven kultur inom HR kan kännas främmande för vissa, men som vi har visat kan data vara oerhört användbara i beslutsfattandet, särskilt i större skala.

Det är viktigt att främja en kultur av databaserat beslutsfattande – inte bara inom den högre ledningen utan också bland nyanställda. Ju snabbare man förstår och uppskattar värdet av analys som en viktig resurs och inte bara som ett dunkelt, abstrakt koncept, desto snabbare kommer vi att få se verklig förändring och mer strömlinjeformade processer i våra arbetsmiljöer.

Nyckeln ligger i att göra data tillgängliga för alla genom utbildning och förvärv av rätt verktyg för insamling, tolkning och rapportering av data.

Det kan även vara värt att påpeka att det också krävs öppenhet för förändring och ett fungerande återkopplingssystem bland medlemmarna i ledningen och bland de anställda. Personaldata är ett utmärkt strategiskt verktyg, men inte för organisationer som sitter fast i gamla rutiner ”för det är så vi alltid har gjort”.

Data kan vända upp och ner på saker och ting, vilket är goda nyheter om du söker olika sätt att förbättra arbetsflöde, beslutsfattande och arbetsrutiner. En datadriven kultur är i grund och botten en kultur med högt datakunnande hos personal och ledning och en djup insikt om data som ett strategiskt verktyg som kan hjälpa oss alla att prestera bättre.

Lästips: 20-talets viktigaste HR-trender

HR-nyckeltal är mätbara värden som används av HR-avdelningarna för att följa upp specifika verksamhetsmål och måluppfyllelsen.

Viktiga nyckeltal för People Analytics

En av anledningarna till att många undviker dataanalys är de enorma datamängderna som samlas in.

Allt kan verka relevant och man vill gärna försöka krama kunskap ur varje liten insamlad datauppgift. Det är dock inte realistiskt möjligt utan leder bara till utbrändhet och informationsöverbelastning. För effektiv användning och tolkning av data måste man fokusera på vissa nyckeltal.

Nyckeltal kan ses som ett motgift mot informationsöverbelastning: de gör det lättare att visualisera data och att göra dem mer förståeliga. Du kan därför lättare fokusera på de mest relevanta faktorerna för just din avdelning.

HR-nyckeltal är mätbara värden som används av HR-avdelningarna för att följa upp specifika verksamhetsmål och måluppfyllelsen.

Här är några av de viktigaste nyckeltalen att ha koll på:

• Frånvarofrekvens: Frånvarofrekvensen beräknas genom att dela antalet arbetsdagar då medarbetaren var frånvarande med det totala antalet arbetsdagar. Detta ger HR en bild av hur mycket arbete och produktivitet som regelbundet går förlorat på grund av sjukdom och/eller oplanerad frånvaro.
• Kostnad för frånvaron: Detta kan mätas genom att lägga ihop lönekostnader samt kostnader för hantering av frånvaron och för ersättare. Frånvarokostnaderna är en viktig faktor för europeiska länder som har inflytelserika fackföreningar och starkt anställningsskydd.
• Personalomsättning: Personalomsättningen är ett viktigt nyckeltal då hög personalomsättning kan vara mycket kostsam. Andra intressanta nyckeltal relaterade till personalomsättning är följande:
  • Frivillig personalomsättning: Antalet uppsägningar initierade av anställda i procent av de totala uppsägningarna.
  • Ofrivillig personalomsättning: Antalet uppsägningar initierade av arbetsgivaren i procent av de totala uppsägningarna.
  • Oönskad personalomsättning: Antalet högt värderade medarbetare som slutar i procent av alla medarbetare.
• Tillfredsställelse med förmåner: Detta nyckeltal mäts vanligen via en undersökning av medarbetarengagemang. Genom att ta reda på i vilken grad medarbetarna är nöjda med sina förmåner kan HR avsevärt minska personalomsättningen.
• Produktivitet: Produktiviteten kan vara lite svår att beräkna, men det är görbart om man fokuserar på snabbhet eller noggrannhet i arbetet. Analys av medarbetarnas produktivitet ger HR en fingervisning om möjligheterna till ökad produktivitet.
• Medarbetarnöjdhet: Kan mätas genom undersökningar av medarbetarengagemanget. Detta nyckeltal är viktigt att mäta eftersom missnöje är en vanlig orsak till att man slutar.
• Medarbetarengagemang: Medarbetarengagemang mäts också genom engagemangsundersökningar. Högt medarbetarengagemang innebär högre produktivitet och lägre personalomsättning samt många andra positiva utfall för organisationen.
• Rekryteringskvalitet: Andelen nyanställda som får höga betyg i utvecklingssamtalen. Detta nyckeltal anger hur effektiv rekryterings- och urvalsprocessen är och hjälper HR att hela tiden förbättra sina standarder och rutiner.
• Utbildningens effektivitet: Beroende på fokus eller på typ av utbildning som genomförs kan HR mäta relaterade nyckeltal som produktivitet, engagemang, kommunikation och liknande för att få en uppfattning om hur effektiv utbildningen är.
• Uppsägningsfrekvens 90/360 dagar: Antalet anställda som slutar inom de första tre månaderna till ett år efter anställningen. Det är viktigt att mäta detta nyckeltal eftersom en hög uppsägningsfrekvens (tvåsiffrig) indikerar att det är något fel på rekryteringsprocessen.
• Andel intern befordran: Mäts genom att dividera antalet ledande befattningar eller roller som tillsatts genom intern befordran med det totala antalet tillsatta ledande befattningar. Helst bör intern anställning prioriteras eftersom dessa personer redan känner till organisationen och arbetsflödet, och det är sannolikare att de stannar längre i företaget.
• Personalkostnad: Mäts genom att den totala kostnaden för personalen divideras med organisationens totala kostnader. Detta nyckeltal är till hjälp när kostnaderna behöver minskas eller för att bedöma behovet av automatisering eller robotisering inom vissa områden.

Använd rätt HR-teknik

Precis som påpekats kan People Analytics ha stor betydelse för ett företags tillväxt. Det finns massor av bra verktyg där ute men det är viktigt att komma ihåg att nyckeln till ett effektivt datautnyttjande är rätt tolkning av data.

Verktygen är inte bättre än sättet du använder dem på. Med de flesta People Analytics-verktyg kan du göra följande:

• Samla in data
• Aggregera data
• Tolka resultat och vidta åtgärder

Stora datamängder gynnar bara organisationen om de insamlade uppgifterna är korrekta och tillgängliga för slutanvändarna på ett lättförståeligt och organiserat sätt. Korrekta och lättillgängliga data lägger grunden till en datadriven kultur som kan bidra till att förbättra hela företagsverksamheten.

Lyckligtvis behöver du inte bli någon datavetare för att få ut mesta möjliga av personaldata. Om du vill veta mer om People Analytics finns det många resurser som kan hjälpa dig att leda vägen mot effektivare måluppfyllelse för företaget.

Lästips: Dashboard som ett redskap för HR-administration

Integrera data i ett HR-system

Att integrera data i det befintliga HR-systemet kan göra det enklare för alla i teamet.

Även om det kan kräva tid och resurser, och eventuellt lite hjälp från IT-avdelningen, kan integrering av data i det befintliga systemet ha många fördelar:

• Det blir lättare att generera värdefulla analyser av personalstyrkan
• Det skapar en bättre resurs för chefer för att främja datadrivet beslutsfattande
• Det blir lättare att använda för teammedlemmar och andra användare
• Det förbättrar HR-arbetsflödet totalt sett eftersom data blir mer tillgängliga och lättförståeliga
• Det skapar effektivare system som drivs av data: uppgifter om eftersökt kompetens och befattningar som behöver tillsättas kan till exempel användas för att identifiera befintliga medarbetare som skulle kunna passa för de nya tjänsterna eller för intern befordran

Om databestämmelser och GDPR-efterlevnad

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är EU:s nya dataskyddsbestämmelser som trädde i kraft den 25 maj 2018.

Eftersom medarbetarna genererar en stor mängd personuppgifter som HR samlar in, behandlar och lagrar har GDPR en direkt påverkan på HR-avdelningarnas verksamhet. Exempelvis Excel-filer med kontaktinformation betraktas som personuppgifter och omfattas därför av GDPR.

Syftet med GDPR är att skydda personuppgifter genom att ställa krav på dataintegritet och datasäkerhet. GDPR ersätter EU:s dataskyddsdirektiv från 1995. Den nya förordningen syftar till att ge den enskilda individen större kontroll över sina personuppgifter i ett allt mer digitaliserat samhälle.

Några av de ny bestämmelser som är viktiga för arbetsgivare och HR-avdelningar är följande:

• GDPR gäller alla arbetsgivare som har EU-baserade anställda. Företagen behöver inte vara baserade i EU för att vara skyldiga att följa reglerna. Arbetsgivare som är baserade utanför EU måste följa reglerna så länge de samlar in, lagrar och behandlar personuppgifter för personer bosatta i EU.
• Personuppgifter definieras som ”varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person”.
• GDPR reglerar direkt personuppgiftsbiträden och eventuella leverantörer som HR använder för att behandla sina anställdas personuppgifter.
• Arbetsgivare måste rapportera eventuella personuppgiftsincidenter till myndigheterna inom 72 timmar och meddela berörda anställda.
• Om ett företag regelbundet övervakar anställdas personuppgifter måste de utse ett dataskyddsombud. Detta är ett nytt krav utanför Tyskland.
• GDPR ger anställda mer kontroll över sina personuppgifter och hur de används. De har rätt att få tillgång till, korrigera och begära radering av sina personuppgifter. De kan också begära att få information om hur deras personuppgifter används och återkalla sitt samtycke till behandlingen.

Data kan vara ett kraftfullt strategiskt verktyg, men organisationerna måste också se till att göra dem tillgängliga för personalen.

Sammanfattning

HR Analytics eller People Analytics är tveklöst en värdefull tillgång för HR-avdelningar inom alla branscher.

Med rätt verktyg och lämplig utbildning kan både ledning och personal dra nytta av personaldata för att fatta bättre beslut, öka produktiviteten, förbättra rekryteringen och optimera planeringen av olika personalrelaterade aktiviteter.

Målet är att skapa en datadriven kultur hos ledning och personal, en kultur som är öppen för nya idéer, kritiska insikter och nya sätt att göra saker.

Data kan vara ett kraftfullt strategiskt verktyg, men organisationerna måste också se till att göra dem tillgängliga för personalen. Tillgängligheten är en förutsättning för att dataanalys ska bli ett uppskattat och värdefullt verktyg i arbetet på att skapa en starkare, trivsammare och mer sammanhållen arbetsplats.