Vasakronan är Sveriges i särklass största fastighetsbolag. Med över 300 anställda inom en mängd olika funktioner har de omfattande HR-processer som ska lira och mängder av data som ska hanteras. Digitala har de varit länge, men det fanns brister med systemen som inte pratade med varandra. Och även om de är stora, är de för små för de mest komplexa HR-systemen på marknaden.

Sara Johansson är HR-parter på Vasakronan och har varit med sedan Sympa implementerades i organisationen.

– Vi hade länge haft all personaldata i digitalt format, men utmaningen låg i att det ändå krävdes en hel del manuell hantering som att mata in informationen i systemet eller föra över data från ett system till ett annat. Vi hade en blandning av Excel-dokument, egenbyggda system och köpta system som inte svarade så bra mot varandra.

Ville automatisera, spara tid och minska risken för mänskliga fel

Det främsta målet med att implementera ett nytt övergripande HR-system var att kapa manuella rutiner. Risken är annars stor att viktig information faller mellan stolarna, hamnar fel, försvinner eller inte är uppdaterad, menar Sara.

– Vi brukar prata om att ju närmare källan man är, desto större är sannolikheten att det blir rätt. Ett exempel är informationen om närmast anhörig. Förut mejlade medarbetaren oss på HR som lade in uppgifterna i systemet. Med Sympa är det medarbetaren själv som registrerar och vid behov uppdaterar informationen.

Stöd och transparens för både chef och medarbetare

Att Vasakronan har som mål att vara branschens mest attraktiva arbetsgivare ställer höga krav på en proffsig rekryteringsprocess med schysst kandidathantering. Tidigare hade de manuella rutiner och ett egenbyggt system för att hantera rekryteringar och anställningsavtal. Det blev lätt en administrationstung process som tog fokus från själva rekryteringen.

– Det viktigaste ur chefens perspektiv är att HR-systemet ska fungera som stöd och förenkla arbetet. Inte skapa extra jobb. Sympa gör det enkelt att hitta information och påminner chefen om allt från provanställningens slut till medarbetarens födelsedag. Det har varit väldigt uppskattat, berättar Sara.

Med Sympa har processerna blivit mer transparenta för medarbetare. Där kan man ansöka om föräldraledighet och semester, signera anställningsavtal, meddela uppsägning och genomföra offboarding. Kunskapsdelningen främjas genom att allas utbildningar och kompetenser registreras och blir sökbara i systemet.

Vasakronan vill vara en viktig kund

Förutom att det skulle vara ett enkelt system för både chefer och medarbetare så ville Vasakronan vid jakten efter nytt HR-system jobba med en leverantör som var framåtsträvande och hela tiden ville utvecklas och bli bättre.

– Även om vi är ett stort bolag så är vi alldeles för små för några av de allra största och mest komplexa HR-lösningarna. Vi behövde en leverantör som vi kunde ha en personlig dialog med och som kan hitta lösningar på våra specifika behov. Dessutom ville vi inte ha ett onödigt komplext system med funktioner vi inte har användning för. Vi har en bra kommunikation med Sympa och våra önskemål tas på allvar.

En enkel implementering

När vi implementerade Sympa så höll vi inga stora utbildningar. Vi hade en dragning för ledningsgrupper och chefer där vi sa att de kunde komma till oss och be om hjälp om de saknade funktioner eller hade annan input. Det är just då chefen är mottaglig, det är ingen mening att erbjuda funktioner innan behovet finns.

Även om själva utrullningen av Sympa gick snabbt så har det fått ta längre till att implementera det i hela verksamheten. Och det var helt enligt plan, berättar Sara.

­– Nya processer och rutiner längre tid än man tror, det har inget med Sympa att göra. Vi passade också på att se över våra alla våra processer inom HR när vi ändå höll på och det tog tid att tänka om. Vi håller på fortfarande och om ett år har vi ännu mer kunskap och fler insikter. Det är ett ständigt work in progress.