Hitachi Transport System Europe

Hitachi är ett relativt litet företag och hade inte något dedikerat system på plats för sina HR-processer utanför Nederländerna. ”På grund av vår begränsade storlek har vi helt enkelt inte behövt ett gemensamt HR-system”, säger Lorraine Roomer, HR-chef på Hitachi Transport System Europe. ”Så Sympa är faktiskt vårt första system som används i hela företaget, och det har förenklat många av våra processer.”

Det i Nederländerna-baserade HR-teamet ansvarar för medarbetarna i alla de sex affärsenheterna. Innan man började använda Sympa 2018 var det de lokala cheferna vid respektive affärsenhet som skulle sköta de lokala HR-frågorna. ”På den tiden hade vi ingen klar överblick över företaget”, konstaterar Roomer. ”Vi kunde inte ens vara säkra på hur många anställda vi hade i de olika länderna.”

Viktiga personaluppgifter förvarades enbart i Excel-filer, och informationen visade sig ofta vara otillförlitlig eller helt felaktig. ”Det var bristen på översikt över våra anställda som drev på processen att hitta ett HR-system där vi enkelt skulle kunna samla alla data från alla affärsenheter på en enda central plats”, tillägger Roomer.

Det tog inte lång tid att hitta rätt HR-system. Sympa seglade snabbt upp som den självklara favoriten – en förmånligt prissatt lösning som erbjöd exakt vad Hitachi var ute efter: en central plats för all personalinformation, tillgänglighet på flera språk och en hög grad av flexibilitet som gör att systemet kan konfigureras och anpassas efter lokala krav.

Implementeringen blev till slut en framgång men gav oss också viktiga lärdomar på vägen. ”Sammansättningen i projektgruppen förändrades under implementeringsprocessen, vilket gjorde att tidsgränserna blev ganska snäva”, påpekar Roomer. ”Vi fick inte tillräckligt med tid för att utbilda och förbereda ledningen och personalen fullt ut innan systemet togs i bruk.”

Nu när systemet är på plats och Sympa används i hela organisationen på tre olika språk, är det lätt att se vilka fördelar systemet medför för hela företaget.

Många processer har blivit smidigare, effektivare och mindre tidskrävande. Ta performance management till exempel, något som tidigare bara bedrivits i Nederländerna och helt och hållet hanterats i Excel. ”Det var mycket komplicerat att samla in alla uppgifter och följa upp vem som hade fyllt i resultaten från utvecklingssamtalen och vem som inte hade det”, minns Roomer. ”Sympa ger nu effektivt stöd för hela processen och det har blivit enklare än någonsin för mig att redovisa status för utvecklingssamtalen inför ledningsgruppen.”

Tack vare Sympa har det blivit mycket enklare för Hitachi att hantera utvecklingssamtalen och man har också vidareutvecklat hela processen. ”Medarbetarna kan nu ta hand om sin egen utvecklingsplan i systemet”, säger Roomer. ”Där kan de ange önskemål om utbildning eller dela med sig av sina ambitioner, och där har chefen enkel tillgång till deras synpunkter och kan agera därefter. Det här är något som verkligen bidrar till att uppmuntra dialog mellan chefer och teammedlemmar.”

Cheferna har varit mycket entusiastiska över de nya självbetjäningsverktygen för medarbetare och chefer. Nyligen började Hitachi använda Sympas onboarding-funktioner, ett utmärkt komplement till de befintliga rekryteringsverktygen. ”När någon anställs skapar vi helt enkelt en profil i Sympa som innehåller all information vi behöver”, säger Roomer. ”I onboarding-processen använder vi enkla checklistor i Sympa som den ansvariga chefen kan använda sig av för uppföljning.” På det här sättet kommer nyanställda igång på nolltid.

Viktigast av allt, efter att ha sparat in så mycket tid på administrativa uppgifter kan Hitachi nu fokusera fullt ut på personalplanering. ”Genom att använda Sympa för att definiera och hantera personalprocesser, och utvecklingssamtal för att säkerställa att alla är nöjda i sina roller, blir vi mer effektiva på lång sikt”, sammanfattar Roomer. ”För det är ju så att nöjda medarbetare som trivs med sina uppgifter också är effektiva medarbetare.”