CTS GROUP

Innan CTS-GROUP bestämde sig för att välja Sympa som sitt nya HR-system hade de använt en annan lösning för sin personaladministration. De begränsade möjligheter som systemet erbjöd fick dock organisationen att börja leta efter en mer heltäckande HR-lösning som skulle kunna erbjuda allt nödvändigt stöd och behövliga funktioner.

Sökandet efter en mer komplett lösning var inte enkelt. ”Det fanns massor av system för tidsregistrering och lönehantering”, minns Ralph Morren, HR-chef för CTS GROUP, ”men ingen av dessa kunde erbjuda en allt-i-ett-lösning med alla nödvändiga HR-funktioner. De kunde heller inte enkelt integreras med andra system som vi hade titta på.”

Upphandlingsteamet bestämde sig därför för en ny strategi. I stället för att fortsätta att leta bland de färdigpaketerade lösningarna började man i stället söka efter en komplett HR-lösning som också kunde erbjuda enkel integrering med andra system.

”Med Sympas egen API är det väldigt enkelt att kommunicera mellan Sympa och de andra systemen vi använder inom organisationen”, säger Morren. ”Vi vet att grunden för en bra HR-struktur ligger i en kombination av flera system, eftersom det inte är möjligt att hitta endast ett system som uppfyller alla krav som vi har, framförallt kring flexibilitet och innovation.”

Så småningom fastnade Morren och hans kollegor för Sympa. Inledningsvis lockades de av den omfattande funktionaliteten och att systemet var så lätt att använda. Men det blev snabbt klart för Morren att Sympa innebar mer än bara en systemets funktionalitet.

”Det var fantastiskt att vi kunde införa ett molnbaserat HR-system som vi lätt kunde koppla till alla våra befintliga system via en enkel integration”, tillägger Morren. ”Vi kan också modifiera systemet helt själva när behov uppstår, vilket är prefekt för oss.”

Det stod snart klart att Sympa har bidragit till att förbättra hur organisationens HR-team fungerar. ”Sympa gör det enkelt att organisera hela onboardingprocessen efter en nyanställning”, förklarar Morren. ”Vi kan i princip förse medarbetaren med alla nödvändiga verktyg och generera anställningsavtal och dokument med en par klick. Systemet ger oss också en slags checklista för onboarding som gör att vi inte glömmer bort de viktigaste momenten.”

”Det mest praktiska av allt är att en automatisk påminnelse kan ställas in för varje enskild förfallodag, och att den snabbt kan delas med en chef, en anställd, HR-avdelningen eller någon annan avdelning. Det säkerställer att vissa HR-processer initieras vid rätt tillfälle, och bäst av allt är att de uppfyller GDPR-kraven. Aktiviteter som rekrytering, onboarding, utbildning och utvärdering går ofta in i varandra, och genom att använda Sympa på ett effektivt sätt har vi lyckats optimera dem.”

Som superanvändare av Sympa kan Morren enkelt modifiera delar av företagets Sympa-lösning i samarbete med både sin egen IT-avdelning och Sympas konsulter.

”Vi har skapat flera olika funktioner för att skräddarsy lösningen helt efter våra egna specifika behov, allt från enkla formulär till den pågående utvecklingen av ett betydligt mer komplext rekryteringsverktyg”, säger Morren. Just nu utvecklar IT-avdelningen också ett tidsregistreringsverktyg med integration till Sympa.

För oss har möjligheten att skapa nya lösningar som dessa visat sig vara en av de mest värdefulla fördelarna med systemet. Sympa är inte bara ett HR-system. Det samlar in och hanterar HR-masterdata i alla möjliga format och kan enkelt byggas ut med ytterligare lösningar. Vad vi har fått är en skräddarsydd HR-lösning som uppfyller just våra unika affärsbehov.

Nästa steg för CTS GROUP är att fortsätta att optimera sina HR-processer med hjälp av Sympa, vilket passar som hand i handske med LEAN-filosofin som företaget introducerade för flera år sedan. Tanken är att man i framtiden ska ha ännu fler sätt att stötta varenda medarbetare i organisationen. I dagsläget använder redan alla medarbetare lösningen själva, främst för att registrera frånvaro, visa tidrapporter för avstämning mot lönebesked och för att vid behov uppdatera sina egna personuppgifter. De anställda har också tillgång till företagets regelverk, en förteckning över den utrustning de använder samt de certifikat de har förvärvat.

”Det vi värdesätter mest med Sympa är dels att vi har all information centraliserad på ett enda ställe där den är tillgänglig för alla med rätt behörighet, dels hur lätt det är att använda systemet och, framför allt, det att vi själva kan skapa företagsspecifika funktioner i lösningen.”

Morren har fortsatt samarbetet med Sympas systemkonsulter för att förverkliga nya och spännande idéer som är specifika för just hans företag. Det är alltid spännande att få se vad våra kunder kan åstadkomma!