Alandia Försäkring

Alandia Försäkring är ett åländskt försäkringsbolag med stark förankring i sjöfarten. Deras 110 anställda finns att hitta i Helsingfors, Stockholm, Göteborg och Mariehamn med HR-avdelningen på Åland. Digitalisering av HR har länge varit en viktig del av organisationens förändringsarbete och nyligen gick de ut i upphandling för att införskaffa ett nytt HR-system.

110

antal anställda

4

verksamhetsorter

Nytt HR-system för Alandia – så gick upphandlingen till

Med ambition att förbättra HR-arbetet gick Alandia nyligen ut i en upphandling för att införskaffa en nytt HR-system. Med en tydlig vision om slutresultatet, en väl genomarbetad beställning och en ledning som var positiva till projektet blev upphandlingsprocessen en lyckad historia.

Anne-Christine Silander, HR-chef på Alandia, har lett HR-arbetet in i en digital tid. ”Det har varit väldigt roligt att leda digitaliseringsarbetet och för oss var förberedelserna avgörande. Vi hade länge pratat om att köpa ett HR-system men väntade tills det låg rätt i tiden,” berättar Anne-Christine.

”Vi hade en tydlig vision vad vi ville åstadkomma. Vi var tvungna att fundera igenom om befintliga processer var ändamålsenliga och hur vi måste anpassa dem för den digitala miljön,” förklarar hon.

 

Ha ledningen med tidigt i processen

Det är viktigt att ha ledningen med tidigt i diskussionerna och säkra att det finns en acceptans att investera i ett HR-system. Detta var en viktig faktor för den lyckade upphandlingen, upplever Anne-Christine.

”Det fanns en stark acceptans i vår ledningsgrupp för den här investeringen. Det var tydligt för alla i organisationen att vi behövde ett verktyg som gjorde möjligt att digitalt hantera alla HR-processer,” berättar hon.

 

”Det är viktigt att medarbetare i olika roller tidigt är med i processen för att tycka till om hur systemet ska nyttjas.”

Anne-Christine Silander
HR-chef på Alandia

Att bygga sitt upphandlingsteam

Ett HR-system är en viktig del av en verksamhets IT-struktur och många anställda i olika roller ska kunna bemästra funktionalitet och användande av systemet. Därför är det viktigt att medarbetare i olika roller tidigt är med i processen för att tycka till om hur systemet ska nyttjas.

”Vi hade många med i processen. Från HR-avdelningen var det jag och vår HR-specialist Jaana Gustafsson. Vi hade också med vår IT-samordnare som hade en central roll, en representant från lön, en chef för att få ledarperspektivet och en medarbetare för att få medarbetarperspektivet,” berättar Anne-Christine.

 

Upphandlingens kärna: Kravspecifikationen

När befintliga HR-processer kartlagts och man samlat input från projektorganisationen gick man vidare med att ta fram en kravspecifikation för upphandlingen. Vanligtvis delar man upp kraven i två kategorier: ”skall-krav” som är krav som måste uppföljas, och ”bör-krav” som, om möjligt, bör kunna uppföljas.

Anne-Christine lyfter fram att varje organisation har olika krav och behov. ”Ett exempel på ett skall-krav för oss var att vi jobbar från flera verksamhetsorter och att vi enkelt kan distribuera information och hålla kontakt med våra medarbetare. Vi jobbar från Åland, Stockholm, Göteborg och Helsingfors, och vi behöver kunna jobba med utgångspunkt i olika lagstiftning i Finland respektive Sverige,” förklarar hon.

 

Att ta rätt beslut

”Vi tog fram den slutgiltiga kravspecifikationen i en mindre grupp, framförallt med HR-avdelningen och en representant från lön. Vi gick in i detalj på varje funktion och tillsammans satte vi kravspecen för det nya systemet,” summerar Anne-Christine om processen.

Först när kravspecifikationen fanns på plats gick Alandia ut och tittade på olika leverantörer. ”Vi valde ut ett fåtal leverantörer som fick vara med i slutskedet och tittade på hur väl de kunde leverera mot våra behov.”

Tillslut föll valet på Sympa HR som Anne-Christine upplever som ett bra nordiskt system som mötte Alandias krav på funktionalitet, språk och kostnad.

Sympa HR

”Jag är nöjd med upphandlingen. Arbetet har fortskridit enligt förväntan och vi är nu inte långt ifrån att nå målen vi satte för projektet.”

Anne-Christine width=
Anne-Christine Silander, HR-chef på Alandia

Livet efter implementeringen

Anne-Christine och hennes team har kommit långt med digitaliseringsarbetet och fokus framåt är att jobba mer aktivt med rapportmodulen och skapa rapporter, både standardiserade och specialanpassade.

”Det har varit jätteroligt att jobba med att implementera Sympa HR,” säger Anne-Christine. ”Vi har digitaliserat processen för lönesamtal och bedömning av prestation och kompetens. Vi har även digitaliserat processen för att hålla utvecklingssamtal och agila målsamtal, och samlat allt material och all information som rör medarbetarna på ett och samma ställe. Det har vi gjort möjligt genom Sympa HR,” fortsätter hon.

Efter att ha genomfört både upphandling och implementering av Sympa HR är Anne-Christine nöjd med hur processen flutit på. Arbetet har fortskridit enligt förväntan och man är nu inte långt ifrån att nå den där tydliga visionen man hade i början av upphandlingen.

Digitaliseringsarbetet fortsätter i full fart för HR-avdelningen på Alandia.

Är du nyfiken på att prova systemet själv?

Att testa är det bästa. Beställ en inloggning till vår demo-miljö så återkommer vi med inloggningsuppgifter så snart vi kan.

Beställ demo-inloggning

Vidare läsning

Lindex

När den internationella modekedjan ville ta sin HR-verksamhet ett steg längre, föll valet på Sympa - ett system som underlättar rapporteringen samt är både praktiskt och hålls up-to-date.

Läs mer

Grundstenarna för framgångsrik implementering av HR-system

Vi har samlat våra bästa tips i en guide för att hjälpa dig undvika de vanligaste fällorna och göra dig till en expert inom implementering av HR-system.

Läs mer

iso9001
iso27001
Deloitte
Microsoft Silver