Exceptionella omständigheter utmärks ofta av osäkerhet och ökat behov av information. Det gäller också för hanteringen av HR-data. När de befintliga strukturerna och processerna ses över då organisationerna försöker anpassa sig till det nya normala kan det uppstå nya och brådskande behov för HR-avdelningen att anpassa sina arbetsmetoder därefter. Företag som inte redan har ett HR-system i bruk halkar snabbt efter i krishanteringen.

Många organisationer har på senare tid rapporterat om att det blivit nödvändigt med permitteringar på grund av COVID-19-pandemin. HR är en av de viktigaste resurserna i en organisation och den aktuella krisen har fått många företag att inse hur viktigt det är med ett bra HR-system under svåra tider.

Av egen erfarenhet vet jag att ett HR-system förbättrar en organisations personalhantering i både hög- och lågkonjunktur och i alla skeden av anställningens livscykel, men fördelarna med ett välfungerande HR-system blir kanske som allra tydligast under exceptionella omständigheter.

När det sker snabba och ibland oförutsägbara förändringar i ett företag eller dess omgivning är det än viktigare att snabbt kunna ta fram aktuella uppgifter om personal, försäljning, produktion eller resurser.

Företag som inte redan har ett HR-system i bruk halkar snabbt efter i krishanteringen.

Utan ett HR-system att luta sig mot under en kris eller under andra exceptionella omständigheter kan även de mest grundläggande HR-frågor bli svårutredda: Hur många anställda har vi och med vilken typ av anställningsavtal? Vilka kunskaper och förmågor har vi i vår kompetenspool? Har vi de resurser som krävs för att möta ökad efterfrågan? Hur lätt kan vi rekrytera fler visstidsanställda? Vad gör vi om efterfrågan minskar? Hur kan vi hantera eventuella medbestämmande-/samarbetsförhandlingar eller permitteringar av anställda? Hur ser vi till att vi är redo för en snabb återstart efter krisen?

Förmågan att svara på dessa grundläggande frågor är en förutsättning för att säkerställa kontinuiteten i vilket företag som helst. Ett HR-system gör det möjligt för företagen att möta förändringarna genom att skapa verkligt mervärde som stöder förmågan att anpassa verksamheten efter snabba förändringar i på makronivå.

Flexibla och anpassningsbara HR-processer

I föränderliga tider är ett system som stöder snabbt beslutsfattande och flexibla processer nyckeln till att skapa nya modeller för exceptionella omständigheter. När alla HR-processer finns i ett system som alla har tillgång till går det mycket snabbare att börja tackla förändringarna, oavsett var medarbetarna befinner sig.

  • Hantering av medbestämmande-/samarbetsförhandlingar och permitteringar på ett effektivt och säkert sätt – även de mest obekväma personalärenden kan genomföras med processer som är så personalvänliga som möjligt. Färdiga formulärmallar och elektroniska bekräftelser är till exempel till stor hjälp i arbetet.
  • Koll på rekryteringarna – både utannonsering och tillsättning av lediga tjänster kan göras omedelbart. Sökande kan också meddelas om ändringar direkt via systemet.
  • En automatiserad process som är utformad för att samla in och hantera medarbetardata i enlighet med GDPR-, sekretess- och arbetsrättsliga krav kommer att ge både de rätta svaren och besparingar i tid, pengar och potentiella framtida juridiska kostnader.

Beslut baserade på information i realtid

Välgrundade beslut kräver korrekta data. När ni ändrar inriktning eller måste fatta svåra personalbeslut har ni alltid tillgång till aktuella och korrekta personuppgifter som underlag för välgrundade beslut.

  • Dessutom ger gedigna medarbetardata värdefull information för att stödja verksamheten i andra affärsenheter.
  • Löner är exempelvis en stor kostnadspost och det är viktigt att ha koll på dessa siffror vid genomgång av driftskostnaderna.

Bra rapporteringsmöjligheter tillgodoser det växande informationsbehovet

När situationen snabbt förändras måste viktig information kunna rapporteras klart och tydligt och vara tillgänglig dygnet runt för dem som behöver den, oavsett var de befinner sig. HR-systemet kan rapportera viktig information till många olika utvalda användargrupper.

  • I ovanliga situationer behöver förmodligen både styrelsen och försäljningsavdelningen betydligt mer information i snabbare takt än under mer normala förhållanden.
  • Omfattande rapporteringsmöjligheter ökar driftseffektiviteten: Med ett HR-system kan du när som helst skapa rapporter med väsentlig information för verksamheten. Det är till exempel viktigt att ha tillgång till alla löneuppgifter för att kunna jämföra intäkter och potentiella besparingar med kostnader och kassaflöde i realtid.

Verktyg som stöder HR och hantering av distansarbete 

Verktyg för fjärrhantering gör vardagen enklare och gör det lättare att se till att team och personalgrupper i alla länder tas i beaktande.

  • Med ett HR-system är distansarbete ”business as usual” för alla HR-funktioner. Chefer och medarbetare har alltid all information de behöver till hands. Det finns inget behov av att hämta ett endaste papper på kontoret eller data bakom VPN-väggar. Du läste rätt: inte ett enda papper.
  • Hanteringen av sjukfrånvaro och annan frånvaro står i centrum för HR-tjänsterna. Det är lätt att hålla reda på frånvaron och att beräkna dess inverkan på verksamheten. Det är en stor fördel för ett företag när information som sjukskrivningar eller annan frånvaro automatiskt rapporteras till löneavdelningen.

Talent management gör det möjligt att omorganisera arbetet när situationen förändras

Talent management och kompetenshantering hjälper organisationen att omorganisera arbetet när så behövs och att upprätthålla den kompetensnivå som krävs även i framtiden. När kompetenser, arbetslivserfarenhet, certifikat och tillstånd är kända kan kontinuiteten i verksamheten säkerställas då det blir nödvändigt med permitteringar eller vid tillsättning av vikarier.

  • Cheferna har direkt tillgång till alla nödvändiga uppgifter om de anställda, vilket gör det lättare att organisera arbetet i praktiken.
  • Kartläggning av de anställdas kompetens och nödvändiga certifikat ökar förutsättningarna för personalplanering under exceptionella förhållanden. Du kan också snabbt säkra kompetenta vikarier som täcker upp under eventuell frånvaro och ser till att verksamheten löper som den ska.

Utan ett HR-system under en kris eller under andra exceptionella omständigheter kan även de mest grundläggande HR-frågor bli svårutredda.

Alla dessa olika funktioner samverkar mot samma mål: rätt HR-system stöder inte bara tillväxt och expansion utan säkerställer också kontinuitet i verksamheten under svåra tider.

Är du redo att ta dig an er HR-masterdata?

Vårt system stödjer er båda i kristider, men också i tillväxtperioder. Berätta om de utmaningar ni står inför, så ser vi hur vi kan hjälpa er.