Det är människorna som är nyckeln till framgång för organisationerna de jobbar för. Målen för omsättning, lönsamhet och tillväxt kan endast uppnås om kunniga människor är motiverade att uppnå dem. Människor är inte bara viktiga, de är oumbärliga.

Utöver arbetet med att anställa och behålla topptalanger är HR-avdelningen viktig för en framgångsrik affärsverksamhet. Med tanke på att rekrytering av talanger har högsta prioritet för de flesta HR-team, blir det också vettigt att maximera utnyttjandet av data, analyser och mätvärden för att få ut mesta möjliga av en organisations personalstyrka. Det kan vara svårt att hitta personal, särskilt när man anställer för tjänster som kräver specialistkompetens. Den här bristen är något som 77 % av vd:arna känner igen.

Enligt dem är ett av de största hoten mot deras verksamhet den begränsade tillgången till den spetskompetens, innovation och kreativitet som de behöver hos högt kvalificerade medarbetare.

Samtidigt anser 47 % av HR-teamen att deras största utmaning är personalomsättning och att behålla medarbetare. Därför blir det förstås viktigt att förstå vad som lockar potentiella nya medarbetare (och vad som håller dem nöjda) för att uppnå affärsmålen och öka lönsamheten.

För att möta dessa utmaningar måste HR ha tillgång till data om vad exakt som bidrar till nöjda medarbetare. Till exempel:

Sådana data kan hjälpa till att ändra fokus i strategier som rör rekrytering och medarbetarengagemang. Det är också viktigt att förstå organisationsspecifika data som kan hjälpa HR-chefer och nyckelchefer att ta itu med specifika problem och utnyttja styrkorna i sin talangpool.

Det är här HR-mätvärden kommer väl till pass. Med en djup förståelse för HR-mätvärden, KPI:er och anställdas prestationer kan HR-avdelningar omvandla statistik till verklig förändring genom insikter som går att agera på.

 

 

Vad är HR-mätvärden och varför är de viktiga?

Human Resource Metrics, eller HR-mätvärden, är data som gör det möjligt för organisationer att mäta effektiviteten för olika HR-initiativ.

Några exempel på kritiska mätvärden som direkt kan bidra till affärsframgång är:

  • Kostnad per rekrytering
  • Tid för rekrytering
  • Frånvarofrekvens
  • Retentionsgrad
  • Medarbetares prestationer
  • Personalomsättning
  • Utbildningars effektivitet
  • Medarbetares motivation
  • Medarbetarengagemang

Traditionellt har företag mätt nyckeltal som försäljnings- och produktionssiffror, men moderna företag följer också noggrant indikatorer för personalhantering. Dessutom har personalrelaterade data blivit en allt mer värdefull resurs för strategiskt beslutsfattande. Företagsledare blir också allt mer intresserade av att se rapporter från HR-avdelningar för att kunna inkludera insikter från dessa rapporter i den övergripande affärsstrategin.

Några av de främsta fördelarna med att spåra HR-mätvärden:

FÖRBÄTTRA ORGANISATIONENS STRATEGI

Tydliga data om en organisations personal hjälper chefer att fatta välgrundade och strategiska beslut för företagets framtid.

MÄTA MEDARBETARUPPLEVELSE

Vi har kort diskuterat hur HR:s största utmaning är att behålla medarbetare och hantera personalomsättningen. I samband med detta förlitar sig allt fler HR-avdelningar på HR-mätvärden för att prioritera mätning och övervakning av medarbetarupplevelsen.

Tanken är att detta ska säkerställa att anställningsstrategierna och insatserna för engagemang resulterar i nöjda medarbetare som stannar kvar.

LÄGRE KOSTNADER OCH HÖGRE VINST

En god förståelse för HR-mätvärden kan ge chefer tydliga insikter om områden där kostnaderna kan sänkas och vinsten ökas.

Data visar till exempel att ett företag kan spara hela 22 000 dollar per år per distansarbetare. Om ett företag ser att en stor andel av de anställda är mer produktiva när de jobbar på distans kan det göra det möjligt för företaget att sänka kostnaderna för kontorshyra, el och andra lokalkostnader, beroende på vad mätvärdena visar exakt.

 

Viktiga HR-mätvärden

När ett företag har valt nyckeltal för sin personalhantering och satt upp mål i enlighet med dessa, måste berörda nyckelpersoner ha en tydlig bild av indikatorerna. Det är bara genom att tidigt upptäcka utmaningar och möjligheter som bättre beslutsfattande och en snabb respons blir möjlig.

Istället för stelbent och långsam månadsrapportering har moderna HR-system agila rapporteringsverktyg och HR-dashboards. Här sammanställs enorma mängder data till lättbegripliga mätvärden i realtid som presenteras (tillsammans med andra affärs-KPI:er) direkt för ledningsgruppen via en mängd olika kanaler, även mobila enheter.

Nedan kommer vi att identifiera några viktiga HR-mätvärden som kan vara bra att hålla koll på. Tänk dock på att den specifika rapporteringsstrategin avgörs av bland annat organisationens prioriteringar och storlek. För att fastställa vilka HR-mätvärden som är mest värdefulla för ett företag måste HR-avdelningen samarbeta med ledningen och hämta in information om vilka mål som kan vara direkt relaterade till dessa mätvärden.

VIKTIGA HR-MÄTVÄRDEN I PRIORITETSORDNING

  • Frånvarofrekvens – avser det genomsnittliga antalet dagar som medarbetare är frånvarande inom en given tidsram (exklusive betald frånvaro).
  • Kostnad per rekrytering – detta avser till den genomsnittliga kostnaden per nyrekrytering. Här ingår både externa och interna anställningskostnader, dividerat med det totala antalet nyanställningar under en given period.
  • Övertidstimmar – antalet arbetade övertidstimmar under en given tidsperiod. Mätvärdet är nära kopplat till frånvaro och personalomsättning, och alltför många övertidstimmar kan signalera ett behov av nyanställning för att förhindra att personal slutar.
  • Medarbetarnöjdhet – avser antalet anställda som skulle uppge ditt företag som en bra arbetsplats för andra kontra antalet anställda som skulle avråda.
  • Total personalomsättning – det totala antalet anställda som säger upp sig inom en given tidsram, dividerat med det totala antalet anställda i en organisation.
  • Retentionsgrad – antalet anställda som är kvar i en organisation under en given tidsram, dividerat med det totala antalet anställda i en organisation.
  • Anställdas produktivitet – avser mängden arbete som en anställd utför under en given tidsram (inte antalet timmar man arbetar)
  • Intäkt per anställd – avser den totala intäkten delat med det totala antalet anställda.
  • Medarbetarprestationer – kan spåras via kollegial bedömning, självbedömning och chefsbedömning
  • Utbildningskostnad per anställd – total kostnad för utbildningar och utbildningsresurser dividerat med det totala antalet anställda
  • Utbildningseffektivitet – kan mätas genom anställdas produktivitet (om den är relaterad till utbildningen) eller genom att göra tester eller bedömningar

 

HUR HJÄLPER HR-MÄTVÄRDEN FRAMGÅNGSRIKA FÖRETAG?

Företagsledare har traditionellt förlitat sig på att hålla koll på en rad verksamhetsrelaterade KPI:er som försäljning, marknadsföring, produktion och ekonomi. Men allt fler företag börjar inse att HR-mätvärden är minst lika viktiga som deras mer väletablerade motsvarigheter.

Dessa HR-indikatorer gör det möjligt för HR-chefer, andra chefer och team att övervaka förändringar i organisationens prestation och välbefinnande i realtid. Rapporteringen kan också automatiseras för att bättre stödja affärsverksamheten och ledningen.
Mätvärdena utgör ett stöd för medarbetarnas strävan att uppnå organisationens affärsmål, och ger chefer möjlighet att fatta datadrivna beslut.

Fokus bör ligga på att förbättra affärskritiska aktiviteter och också att meddela nyckelmedlemmar i ledningsgruppen om några indikatorer inte når upp till målen. Det är lättare att identifiera styrkor och svagheter om HR-data lätt kan presenteras och jämföras.

Jämförelserna kan till exempel vara mellan affärsenheter eller mellan kundnöjdhet och medarbetarnöjdhet.

 

SÅ HÄR DEFINIERAS NYCKELTAL (KPI:ER)

En KPI (key point indicator) är ett värde man kan mäta för att ta reda på hur effektivt en individ eller en organisation uppnår viktiga affärsmål. Helst bör varje KPI ”matcha” ett specifikt affärsmål eller resultat med ett prestationsmått.

Definiera era KPI:er genom att svara på följande frågor:

  • Vilket affärsresultat vill ni ha?
  • Spelar det någon roll om detta resultat uppnås? Varför då?
  • Med vilka metoder ska ni mäta framstegen?
  • Vilka faktorer kan påverka resultatet?
  • Vilka är nyckelpersonerna/teamen för resultatet?
  • Vad indikerar när det önskade resultatet uppnåtts?
  • Hur ofta ska framstegskontroller göras?

Låt oss till exempel säga att målet är att förbättra retentionsgraden för anställda i år. Att definiera en ”KPI för retention av anställda” kan se ut så här:

  • Öka retentionen av anställda med 30 % i år.
  • Att uppnå detta leder till minskade kostnader och höjer moralen hos medarbetarna.
  • Framsteg mäts som ökad andel anställda som är kvar mätt via retentionsgraden.
  • Nyckelfaktorer inkluderar initiativ för ökat medarbetarengagemang samt en översyn av förmåner och ersättningar.
  • Rekryteringschefen är ansvarig för detta mätvärde.
  • Retentionen kommer att ha ökat med 30 % i år.
  • Framstegen kontrolleras varje månad.

KPI:er bör också delas med intressenter för att uppmuntra korrekt genomförande och fastställa en tydlig riktning för teamet och organisationen. Om teamet dessutom efter regelbunden uppföljning av KPI:n upptäcker att den behöver uppdateras, ska den kunna anpassas efter organisationens föränderliga behov.

 

MÄT HR-PRESTATION

Framgångsrik mätning av personalens prestationer involverar ofta många faktorer. Förutom att följa viktiga mätvärden och KPI:er kan olika metoder hjälpa chefer att övervaka de anställdas prestationer bättre:

GENOM OBSERVATION

Chefer kan få reda på mycket om anställdas prestationer genom att observera dem direkt. Till exempel kan en försäljningschef se på när en anställd interagerar med en kund och omedelbart få värdefulla insikter om den anställdes prestation.

GENOM ATT BYGGA ETT EKOSYSTEM AV HR-LÖSNINGAR

Du använder med största sannolikhet redan HR-lösningar för att strukturera HR-aktiviteterna i din organisation. Men kan du samla all information på ett ställe?

Sympas HR-system erbjuder HR-avdelningen ett sätt att spåra och skala alla processer från samma ställe, vilket ger insyn i alla aspekter av personalhanteringen. Det ger HR-chefer och teamledare tillgång till data och insikter som kan användas för att granska och förbättra befintliga processer så att medarbetarna förblir nöjda och motiverade.

 

FAMLA INTE I MÖRKRET. ANVÄND ERA PERSONALDATA.

HR-mätvärden är till hjälp inte bara för HR-team utan också för chefer och anställda i en organisation. I en datadriven organisationskultur kan personalens potential maximeras genom informerade beslut som grundas på data.

En organisation kan inte bara spara pengar från insikter som hämtas från HR-rapporter, den kan dessutom öka intäkterna genom nöjda och produktiva medarbetare.