Den snabba övergången till distans- och hybridarbete som drivits på av pandemin satte många HR-medarbetare under enorm press. Trots de stora förändringarna som många tvingats till kanske det ändå finns en fördel med detta, eftersom det innebär att vi måste omforma rollen för HR på framtidens arbetsplats. Människors sätt att arbeta har förändrats och därmed också HR-chefernas ansvar och mål.

HR har ett gyllene tillfälle att bli betrodda rådgivare när företag omstrukturerar sina verksamheter för att klara av en okänd framtid och nya affärskrav.

Genom att titta på företagets omedelbara, kortsiktiga och långsiktiga behov kan HR göra verklig skillnad och vara den drivande kraften som leder organisationen genom utmanande tider. Genom att komma närmare dagens beslutsprocess blir HR en mer integrerad del av framtidens affärsstrategi.

HR-ROLLEN I EN FÖRÄNDERLIG VÄRLD

Arbetslandskapet fortsätter att förändras mitt under pågående ekonomiska, hälsomässiga och politiska utmaningar. HR-avdelningar överallt fokuserar på funktioner som direkt stödjer verksamheten och letar efter nya sätt att arbeta.
Alla företag har samma utmaning: beslut måste fattas och de måste fattas snabbt. Företag behöver fokusera på att bli mer agila när det gäller skalbarhet.

HR kan enkelt stödja sådana avgörande beslut genom att verkligen äga sina personaldata och veta hur man använder dem. Genom att bygga en relevant uppsättning HR-masterdata, tillämpa rätt rapporteringsprocesser och hålla koll på viktiga HR-KPI:er, kan HR stödja beslutsfattande genom att tillhandahålla rätt siffror och proaktivt söka nya möjligheter.

HR-ledare måste undvika att orsaka onödig skada som negativt påverkar organisationens förmåga att växa i framtiden. Om till exempel fokus ligger på att minska antalet anställda permanent så tyder det på att det inte finns någon avsikt att skala upp igen i framtiden. Det kan vara både kortsiktigt och skicka fel budskap till de anställda. Istället bör fokus ligga på att behålla människor som hjälper verksamheten att växa på lång sikt.

SÅ HÄR KAN HR STÖDJA ÖVERGÅNGEN TILL NYA ARBETSSÄTT

HR-medarbetare som ger tillförlitlig, korrekt information till andra i ledningen under de följande månaderna har möjlighet att omvandla nya och uppdaterade HR-processer till affärsmöjligheter.

Till exempel verkar distansarbete vara här för att stanna, vilket öppnar för möjligheten att rekrytera och arbeta med talanger från hela världen. En HR-avdelning som kan ge gränsöverskridande insikter kommer att vara avgörande för företag som anammar distansarbete.

Just nu testar organisationer distansarbete i global skala, och vinnarna blir de företag som vänder svårigheter som rekrytering och ledarskap på distans till möjligheter.

I ett bredare sammanhang är många organisationer fokuserade på förändringsberedskap – de måste bli mer anpassningsbara till förändringar i framtiden.

SYFTE ÄR NYCKELN TILL LÅNGSIKTIG FRAMGÅNG

Ett tydligt syfte är en potentiell vinnare för HR-avdelningar eftersom organisationer kan bygga en stark kultur kring det. HR kan hjälpa till att säkerställa att verksamheter agerar utifrån ett syfte som de anställda förstår.

Till exempel kan sättet som en organisation reagerar på en kris som covid-19 lägga grunden till en solid företagskultur. Medarbetarupplevelsen är en stark indikator på en organisations kultur och värderingar, särskilt i svåra tider. HR spelar en stor roll när det gäller att hantera frågor som anställda uppfattar som viktiga.

Ett starkt syfte som människor kan tro på hjälper dem att uppträda med större flexibilitet och bidrar till att verksamheter snabbt kan växla över till nya arbetssätt. Företag som omfamnar övergången till ett ”nytt normalläge” är de som sannolikt kommer att lyckas.

HR har en viktig roll i byggandet av företagskultur och syfte. Genom att bevisa vilket värde HR kan tillföra när avgörande affärsbeslut ska fattas kommer HR-avdelningen att hamna där den hör hemma: i organisationens centrum, för att säkerställa att besluten styrs av rätt HR-KPI:er.

SYMPAS ANPASSNING TILL DET NYA NORMALA

Pandemin tvingade oss alla att reagera på en ny situation mycket snabbt. Vi insåg att pandemin inte bara krävde åtgärder som rörde hälsa och säkerhet. Den krävde också att vi funderade över den potentiella inverkan på ekonomin och hur stor osäkerhet inför framtiden den sannolikt skulle skapa.

Inom några veckor behövde vi helt ompröva våra strategier för personalhantering. Vi kom fram till samma slutsats som så många andra företag: vi behövde prioritera om och vi behövde göra det snabbt.

FÖRÄNDRADE STRATEGIER

Vi behövde anpassa oss, stärka teamarbetet och se till att vi kunde fortsätta samarbeta under nya omständigheter. Att hålla kollegorna nära trots nya förutsättningar och att hitta nya sätt att underlätta och stödja kommunikation var – och fortsätter vara – den främsta prioriteten när man arbetar i perioder med snabba förändringar.

Kommunikation och möten online blev vår vardag på några timmar. Som tur var har vår verksamhet alltid förlitat sig på teknik och vi kunde ställa om till helt digitalt samarbete redan från dag ett – att vi hade vårt eget HR-system på plats var naturligtvis en stor fördel.

ANPASSA SIG TILL SITUATIONEN OCH HITTA NYA MÖJLIGHETER

Eftersom alla i företaget arbetade hemifrån behövde vi kunna ge råd för ett bättre arbetsliv på distans. Till att börja med anordnade vi kaffepauser online i stället för att träffas på kontoret.

Vi märkte snabbt att situationen också förde oss samman på ett oväntat sätt: eftersom krisen även påverkade våra privatliv dök det plötsligt upp hemundervisade barn i bakgrunden vid onlinemöten, och vi utbytte roliga tips om hur vi skulle stå ut under karantänen i hemmet. Allt sådant blev en påminnelse om att vi alla bara är människor.

HR:S NYFUNNA ROLLER OCH ANSVAR

Pandemin påskyndade definitivt diskussionerna kring HR:s roller och ansvar. Här är några användbara insikter från en tidigare upplaga av Sympa TALK (2020) – vårt onlineevenemang som lockar hundratals HR-medarbetare från hela Europa.

2020 års panel bestod av:

  • Morten Jakobi från Dustin – en ledande IT-partner online från Norden.
  • Marte Alvfalk från The North Alliance – ett nordiskt nätverk för design, kommunikation och teknik.
  • Wouter Hofstede från Matrix Fitness – en global ledare inom kommersiella fitnessprodukter.
  • Björn Lorentzon, tankeledare inom HR-trender i Norden.

Sympa-talk-2020-panelists

Expertpanelen från Sympa TALK 2020.

HR har betydligt mer inflytande, organisatorisk makt och därmed större ansvar än för tio år sedan. Dustins Morten Jakobi berättade hur ”HR-gurun Dave Ulrich nämnde att HR-chefen har alla kompetenser och egenskaper som krävs för att bli nästa vd”.

På frågan om vad HR ska göra med sitt nyvunna ansvar och roll svarade Björn Lorentzon att HR behöver finnas så nära verksamheten som möjligt. ”HR-avdelningen kommer så småningom att ingå i en större enhet eller delas upp i separata funktioner som spänner över hela organisationen, beroende på behov”, enligt Lorentzon.

Wouter Hofstede på Matrix Fitness hade också en tydlig rekommendation för HR. ”HR kan se helheten och bör därför ta plats vid bordet när man diskuterar organisationsutveckling och går igenom förutsättningarna.”

Proaktivitet är något som Marte Alvfalk från The North Alliance också skulle rekommendera för HR. ”Sitt inte och vänta på att en ny strategi ska skrivas ner. Var med när den skapas!” Hon fortsatte med att det i slutändan handlar om att växa – både i rollen som HR-medarbetare och som stöd för utvecklingen av organisationen.

VAD KOMMER HR-AVDELNINGEN ATT KALLAS I FRAMTIDEN?

HR:s roller och ansvar kommer att fortsätta förändras i framtiden, det är uppenbart. Men vilken effekt får det på hur vi hänvisar till HR? Med andra ord: vad ska HR-avdelningen kallas i framtiden?

Lorentzon tror att HR som disciplin lär finnas kvar, men kärnfunktionen som vi ser den idag kommer i framtiden att vara en liten del av en mycket större enhet, till exempel ”HR management, eller human capital management”.

Hofstede tror dock att HR helt enkelt kommer att fortsätta som nu, och att huvudansvaret förblir detsamma. ”I grund och botten sysslar vi med personalhantering, och jag tror att det kommer att fortsätta vara HR-avdelningens huvudansvar även i framtiden”, förklarade han.

EN REBRANDING-RESA FÖR HR

Lorentzon lyfte också fram att de personer som numera oftast har ansvaret för regelefterlevnad, verksamhet, människor och administration i själva verket är vd:n. ”Jag tror att HR-chefer i framtiden kommer att vara mycket intressanta kandidater för vd-befattningar på grund av förändringarna av vilka områden som HR verkar inom.”

Alfvalk menade att HR-avdelningen inte kommer att kallas HR-avdelning i framtiden på grund av den omvandling som pågår just nu. ”Jag ser faktiskt det här som en rebranding-resa för HR, en process för att bli mer proaktiv och utveckla framtidsstrategierna.”

Hon påpekade också att hon är övertygad om att personaladministration och en stor del av det juridiska skulle kunna utföras genom automatisering, vilket innebär att mycket av det som HR arbetar med idag lär se helt annorlunda ut i framtiden. ”Jag ser det som naturligt att det i framtiden kommer att handla mer om ’människor och kultur’, ’människor och varumärke’ eller ’chief people officer’. Alla dessa titlar håller redan på att dyka upp, och det är en mycket positiv utveckling för oss”, avslutade Alvfalk.