Fem steg till lyckade medarbetarsamtal

Väl genomförda medarbetarsamtal kan göra under för relationen mellan chef och medarbetare. Forskning på Society for Human Resource Management visar att det är tre gånger större sannolikhet att man trivs på jobbet om man har regelbundna avstämningar med sin chef. För att hjälpa företag och organisationer att bli mer effektiva har vi tagit fram en 5-stegs guide till lyckade medarbetarsamtal.

1. Öppna upp för feedback åt båda håll

Ett medarbetarsamtal är ett unikt tillfälle för chef och medarbetare att i förtroende diskutera hur man har levererat, om man nått sina mål och hur man trivs i sin roll. Ett lyckat medarbetarsamtal grundar sig i feedback åt båda håll, att ge och ta konstruktiv kritik och att uppmuntra varandra till bättre resultat. Börja med den positiva feedbacken, följd av en ärlig diskussion om saker som måste förbättras.

2. Var konsekvent i dokumentationen

Genom att använda samma samtalsmall för att dokumentera samtalen, oavsett var i organisationen du befinner dig, kan du och din organisation samla ihop och spara samtalshistoriken. Det är också ett utmärkt sätt att samla viktig HR-information, till exempel vilka kompetenser som både finns och behövs. En standardiserad mall är dessutom ett bra sätt för dig att följa upp tidigare samtal och en bra påminnelse om de vanligaste frågorna vid medarbetarsamtal.  Var dock försiktig med att följa mallen allt för detaljerat. Öppna frågor, som inte kan besvaras med ett ja eller nej, gör ofta att samtalet leds in på de viktigaste områdena helt naturligt.

Vi har tagit fram en kostnadsfri mall för utvecklingssamtal som du gärna får använda med bra frågor för medarbetarsamtal. Det är fritt fram att skräddarsy den efter dina eller organisationens behov.

3. Ha en tyngd i målsättningen

Medarbetare känner sig mer motiverade om deras chefer kan visa hur just deras roll och deras mål bidrar till företagets övergripliga mål och strategi. De bästa målen är båda ambitiösa och realistiska. Avsluta samtalet med att säkerställa att båda förstår hur, och när, de gemensamt satta målen ska nås.

4. Behandla alla rättvist

Alla medarbetare måste behandlas lika i ett samtal. Samma krav bör ställas på alla som har samma ansvar. Igen, en standardmall som innehåller vanliga frågor för utvecklingssamtal för hela företaget gör det enklare att behandla alla rättvist. Det sagt, såklart har alla chefer har sina egna sätt att utvärdera sina medarbetare, och vissa är hårdare än andra, och alla medarbetare unika behov.

5. Var systematisk när du planerar in samtalen

72 % av organisationer genomför samtal högst en gång per år, medans andra föredrar kortare veckoavstämningar. Årliga samtal lägger en grund för en långsiktig planering, medan kontinuerliga uppföljningar gör att chef och medarbetare är mer i fas. Oavsett hur ofta du väljer att genomföra samtalen bör de vara systematiska och regelbundna.