Vid köp av ett nytt HR-system finns det mycket att tänka på och ta ställning till. Glöm inte att även tänka igenom hur andra avdelningar i organisationen skulle kunna dra nytta av det nya HR-systemet.

Inköpet av ett HR-system bör planeras och schemaläggas både med hänsyn till tekniska aspekter och till användarnas synpunkter. När det gäller ett HR-system måste man även ta hänsyn till att det ska serva hela organisationen under tämligen lång tid. Jag rekommenderar därför starkt att HR- och IT-medarbetarna samarbetar redan från början av köpprocessen. Här är de 5 viktigaste skälen till varför det enligt min erfarenhet lönar det sig att arbeta nära tillsammans:

Brain icon1. Kombinerad kunskap ger en mer heltäckande bild

I takt med att IT-ekosystem och integrationer har blivit allt mer tillgängliga har tekniska silor i hög grad redan avvecklats i programvaruvärlden. Motsvarande utveckling behövs också i samspelet mellan specialister som arbetar inom olika områden.

HR-personalen bör till exempel utnyttja IT-avdelningens upphandlingsexpertis och deras kunskap om aktuell HR-teknik, förväntad systemlivslängd och integrerbarhet. HR, å andra sidan, är den part som bäst känner till personalens behov och önskemål. Denna kunskap måste kommuniceras till IT-avdelningen för att de ska kunna bygga upp ett välfungerande HR-system.

Det är dessutom viktigt att tänka igenom vad som händer efter att det nya HR-systemet har införts. IT-personalen måste förstå konsekvenserna av systemförändringar och betydelsen av olika funktioner för HR-processerna, och vice versa. När experter inom olika områden utbyter information och erfarenheter blir slutresultatet mer än summan av delarna.

2. Automatisering av manuella jobb

Vanligtvis kan hela organisationen logga in i HR-systemet, och ändringar görs direkt i systemet. När HR-systemet i realtid kan dela den här typen av HR-masterdata med andra system i organisationen krävs det oftast inte någon ytterligare manuell datainmatning eller datautvinning. Fördelen? Sparar massor av tid.

Att låta HR-data flyta genom systemen öppnar också upp många andra möjligheter, till exempel att definiera åtkomsträttigheter till andra system direkt via HR-systemet, eller att ge ledningen möjlighet att kontinuerligt följa upp viktig affärsstatistik och ta fram realtidsrapporter baserade på HR-data. För att utnyttja dessa möjligheter krävs det att man funderar och diskuterar gemensamt om processer, användargrupper och åtkomsträttigheter ur både HR- och IT-perspektiv.

Aim with a red dot icon

3. Bättre kommunikation

Om det saknas IT-representation under inköpsfasen finns det risk att man på IT-avdelningen aldrig blir medveten om de API:er som redan finns i systemet. I så fall förblir dessa resurser outnyttjade och man går miste om chansen att utforska och skapa integrationer som skulle kunna ge ett ännu bättre ekosystem.

Gemensamt funderande och diskuterande möjliggör också realistisk planering och schemaläggning av upphandlingen med hänsyn tagen till andra inplanerade systemprojekt i övriga delar av organisationen. Med bättre planering kan man åstadkomma system som fungerar bättre för slutanvändarna: när äldre system ersätts med nya sammanlänkade system, när moderna gränssnitt introduceras och många arbetsflöden kan automatiseras ger det i slutändan effektivare HR-processer och nöjdare och mer produktiva medarbetare.

Och när HR och IT pratar med varandra under systemanskaffningen finns det en uppenbar risk för att samarbetet fortsätter även efter att projektet är genomfört! 😉

4. Gemensamma intressen och självbetjäning

Ett annat viktigt skäl för nära samarbete mellan HR och IT är att säkerställa att HR-systemet kan utnyttjas för en lång rad uppgifter som är av intresse även för IT-avdelningen.

Ett av de bästa exemplen på hur ett HR-system kan tillgodose behoven hos både HR och IT är identitetshantering för medarbetarna (IdM/IAM). När de anställdas personuppgifter väl har förts in i HR-systemet kan de också fungera som masterdata för centraliserad identitetshantering. Ett praktiskt exempel skulle kunna vara skapande av en e-postlåda för nyanställda omedelbart efter att de registrerats i HR-systemet. Resultatet är en smidigare process för både IT och HR.

Andra processer av intresse för både HR och IT är olika självbetjäningsfunktioner, som beställning av arbetsredskap eller hantering av åtkomsträttigheter. Att använda data från HR-systemet som en del av datalagret eller att föra över HR-data till BI-verktyg ger också IT bättre möjligheter att dra nytta av HR-data på ett effektivt sätt. Att kartlägga de gemensamma processerna och ge medarbetarna ett smidigt sätt att sköta dem genom självbetjäning kan vara en stor fördel för alla inblandade parter.

5. Bättre möjligheter att hjälpa slutanvändaren

När ett smart ekosystem väl är på plats behöver slutanvändaren inte ens vara medveten om alla de ingående systemen. Om exempelvis åtkomstkontrollen utnyttjar HR-masterdata blir den osynlig för slutanvändaren eftersom det inte längre finns behov av en mängd olika lösenord eller separata inloggningar för olika system.

När system kommunicerar med varandra och informationen flyter lätt och smidigt blir det enklare att hantera, underhålla och vid behov ändra HR-processer och HR-data – snabbt och flexibelt. Det ligger i hela organisationens och ledningens intresse att medarbetarupplevelsen vårdas och att HR-processerna löper smidigt under anställningens hela livscykel.

Vill du ha mer att läsa?

Då rekommenderar vi vår upphandlingsguide där vi delar erfarenheter från våra 10+ år i HR tech-branschen.