Alandia Forsikring er et av de ledende leverandørene av maritime forsikringer i Norden med 110 ansatte fordelt på kontorer i Stockholm, Gøteborg, Helsinki og hovedkontoret i Mariehamn på Åland. Digitalisering innen HR har lenge vært en pådriver for endringer i selskapet.

Valg av det rette HR-systemet – en anskaffelseshistorie

Alandia Insurance bestemte seg for å anskaffe en solid HR-løsning, der hovedmålet var å oppnå bedre personalrutiner. Med tydelige mål, en god kravspesifikasjon og støtte fra ledelsen ble prosjektet et prakteksempel på hvordan anskaffelsesprosessen for et HR-system bør være.

Anne-Christine Silander jobber som personalsjef i Alandia og har bred erfaring innen HR. Hun har i lang tid vært fast bestemt på å styre selskapets HR-prosesser inn i den digitale tidsalderen. “Vi hadde lenge diskutert muligheten for å implementere et HR-system,” forteller Anne-Christine. “Å finne det rette HR-systemet var et viktig steg på veien, og etter en grundig vurdering bestemte vi oss for å vente til tidspunktet var riktig. Det er en viktig beslutning å velge det rette HR-systemet for selskapet vårt, og vi ønsket absolutt ikke å forhaste oss.”

For Anne-Christine var grundige forberedelser viktig for å lykkes med prosjektet. “Vi hadde en klar oppfatning av hva vi ville oppnå, og vi måtte vurdere om de eksisterende prosessene var gode nok, og hvordan de eventuelt kunne tilpasses et nytt digitalt miljø.”

 

Å involvere ledelsen på et tidlig tidspunkt utgjør en stor forskjell

Anne-Christine klarte å få kollegene sine i ledelsen aktivt involvert. “Det var sterk støtte for investeringen blant ledelsen,” sier hun. Dette var en viktig faktor for at anskaffelsen skulle bli vellykket.

“Det var åpenbart for alle, også ledelsen, at vi trengte et HR-verktøy som gjorde det mulig å arbeide digitalt med våre HR-prosesser,” fortsetter hun.

"Det er viktig at ansatte fra ulike deler av organisasjonen er involvert i anskaffelses- og implementeringsprosessene."

Oppretting av anskaffelsesteamet

Et HR-system er en viktig del av IT-strukturen i enhver organisasjon, og ansatte fra ulike avdelinger må kunne bruke systemet og forstå funksjonene. Det er viktig at ansatte fra ulike team er involvert i anskaffelses- og implementeringsprosessene.

“I tillegg til meg selv og HR-spesialisten vår Jaana Gustafsson var flere personer involvert i prosessen,” sier Anne-Christine. “IT-koordinatoren hadde en viktig rolle i prosjektet, og det samme hadde en representant fra lønnsavdelingen. Vi spurte også ledere og ansatte om ulike synspunkter.”

 

Kravspesifikasjonen – en sentral del av anskaffelsen

Etter å ha kartlagt HR-prosessene, med innspill fra ulike berørte parter, utarbeidet Alandia en kravspesifikasjon for det fremtidige HR-systemet. Vanligvis inneholder en kravspesifikasjon to kategorier: krav som må oppfylles, og krav som om mulig bør oppfylles, med andre ord ‘må ha’ og ‘kjekt å ha’.

Anne-Christine understreker at enhver organisasjon har unike krav og behov. “Et eksempel på et av våre ‘må ha’ var at det systemet vi valgte, måtte gjøre det enkelt å distribuere informasjon til ulike steder og ha kontakt med de ansatte til enhver tid. Og siden vi driver virksomhet på flere steder – Åland, Stockholm, Gøteborg og Helsinki – må vi forholde oss til både svensk og finsk lovgivning,” forklarer hun.

"Sympas HR-løsning oppfylte våre krav til funksjonalitet, språk og kostnad, og var skreddersydd for behovene til et moderne nordisk selskap."

Fremtidens HR-løsning

Anne-Christine og teamet hennes har gjort store fremskritt med digitaliseringen av HR-prosessene. Hovedfokuset videre blir å utforske potensialet til rapporteringsmodulen. “Det har vært en fryd å implementere Sympa HR,” sier Anne-Christine.

“Nå har vi bygd opp en lønnsstruktur, laget en prosess for prestasjonsvurdering og klassifisert samtlige roller i gruppen. Vi har fått på plass en prosess for utviklingssamtaler der vi kan fastsette prestasjonsmål på individuelt nivå, og vi har samlet all dokumentasjon og alle data om våre ansatte på ett sted. Dette er bare noe av det Sympa HR har gjort mulig.”

Når Anne-Christine ser tilbake på anskaffelsen og implementeringen av Sympa HR, er hun fornøyd med hvordan alt har fungert. “Arbeidet har stort sett gått som forventet, og vi nærmer oss målet vi har satt for prosjektet.”

I Alandias HR-avdeling fortsetter digitaliseringsprosessen for fullt.

"Jeg er fornøyd med hvordan alt har fungert. Arbeidet har stort sett gått som forventet, og vi nærmer oss målet vi har satt for prosjektet."

Lurer du på hvordan Sympa HR fungerer i praksis?

Kontakt oss, så viser vi deg mer enn gjerne hvordan Sympa HR kan bidra til din organisasjon!