Sabis is een Zweedse, in Stockholm gebaseerde organisatie die in 1874 is opgericht. De organisatie heeft momenteel 600 werknemers in dienst en beschikt over vijf supermarkten, vijf hotel- en conferentiefaciliteiten, 12 café's en 25 restaurants - waaronder de restaurants in het Zweedse parlement, Carnegie en Skandia. Sabis deinst niet terug voor ambitieuze doelstellingen en biedt haar klanten graag de best mogelijke ervaring.
Soepele samenwerking tussen HR en IT
Sabis vertrouwt erop ook in de toekomst uitstekend personeel aan te kunnen trekken en te behouden, iets wat door de snelle groei in de sector toch steeds moeilijker wordt. De organisatie wilde daarnaast graag alle human resources processen en taken netjes in één systeem kunnen samenbrengen.
Helene Pellvik is HR Partner voor Sabis. Zij ziet het als haar verantwoordelijkheid om de ondersteuning te bieden die haar collega’s in staat stelt in hun eigen rol uit te blinken.
“Het beste aan mijn werk vind samenwerken met onze managers en hen zien groeien. Hetzelfde geldt voor onze overige werknemers. Het gaat er ook om dat je iedereen in dezelfde richting kunt laten bewegen, wat betekent dat we onze werknemers moeten motiveren de HR processen te gebruiken om het dagelijkse werk makkelijker en efficiënter te maken, om vervolgens Sabis te helpen haar doelstellingen te bereiken.”
De organisatie wilde een systeem vinden dat alle lijntjes van de HR operaties bijeen zou brengen. “Onze leiders zijn enorm hands-on,” vertelt Helene. “Zij brengen veel tijd door op de werkvloer. Het is daarom van belang dat het systeem gemakkelijk in gebruik is, waar zij ook zijn.”
Veel van de managers binnen de organisatie hebben zich in de horecasector een weg omhoog gebaand. Dit kunnen chefs zijn, of huismanagers, maar het zijn over het algemeen niet het type mensen dat graag achter een bureau zit.
“Ik ben blij dat de IT afdeling vanaf het begin betrokken is geweest. Het stond ons toe om vroegtijdig veranderingen aan te brengen. Als dit pas aan het einde van het project was gebeurd zou dat veel moeilijker zijn geweest.”
Patrick Thörnlund
IT Project Manager bij Sabis
“Onze managers zijn hands-on personen en geen administratoren, daarom is het van belang dat we de administratieve taken voor hen zo gemakkelijk mogelijk maken. We wilden een oplossing vinden die door alle groepen collega’s omarmd zou worden.”
Sabis ging op zoek naar een systeem dat een grote hoeveelheid functionaliteiten zou bieden, flexibel zou zijn, aangepast zou kunnen worden aan de organisatie en processen maar tegelijkertijd intuïtief in gebruik zou zijn. “We hebben voor Sympa HR gekozen omdat het een duidelijk en gebruiksvriendelijke HR systeem is,” vertelt Helene.
Alle essentiële HR-processen gecombineerd in één gemakkelijk te gebruiken tool
IT projectmanager Patrick Thörnlund is een enthousiaste bijdrager aan Sabis’ zakelijke ontwikkeling en was vanaf het begin nauw betrokken bij het project. “Het implementatieproject verliep erg gemakkelijk,” vertelt hij. “De samenwerking met Sympa was een geweldige ervaring, we vormen samen een heel sterk team.”
Helene stemt hiermee in. “Wij hebben een goede werkrelatie opgebouwd met onze Sympa projectmanager. Zij zorgt ervoor dat alles erg duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Het resultaat daarvan is dat we veel hebben geleerd, niet alleen als HR professionals maar ook als bedrijf.”
“Ik ben blij dat de IT afdeling vanaf het begin betrokken is geweest. Het stond ons toe om vroegtijdig veranderingen aan te brengen. Als dit pas aan het einde van het project was gebeurd zou dat veel moeilijker zijn geweest.”
“Onze managers zijn hands-on personen en geen administratoren, daarom is het van belang dat we de administratieve taken voor hen zo gemakkelijk mogelijk maken.”
Helene Pellvik
HR Partner at Sabis
“We hebben Sympa HR al uitgebreid kunnen gebruiken,” gaat Patrick verder. “Er zijn inmiddels ook al veel momenten geweest waarop we de werknemersdata om verschillende redenen hebben moeten verzamelen en organiseren.”
Helene vertelt dat het systeem nu al een enorm verschil maakt. “Alles van arbeidscontracten tot aan introducties, jaarlijkse beoordelingen, functieomschrijvingen en belangrijke discussies. Al onze HR processen worden nu met één tool afgehandeld. Dit maakt het werk van HR, onze managers en al onze werknemers gemakkelijker.”
Nu de HR afdeling in staat is om Sympa HR op een soepele manier te gebruiken zijn Helene en Patrick van plan om het systeem binnenkort aan een grotere groep gebruikers te introduceren. De eerstvolgende gebruikers zijn de managers binnen Sabis. Helene en Patrick hebben hun best gedaan om zoveel mogelijk mensen te vertellen over Sympa en hen zelfs laten zien hoe het systeem werkt. “Ze zijn erg enthousiast,” vertelt Helene. “Ze kijken ernaar uit om alle documentatie digitaal tot hun beschikking te hebben en alle processen netjes in één systeem gecombineerd te zien. Teamleiders zullen de mogelijkheid krijgen om hun teams in het systeem te managen en krijgen met één blik een duidelijk overzicht van al hun werknemers.”
“We kunnen Sympa HR absoluut aanraden als HR systeem,” vertelt Helene. “Het is erg gemakkelijk gebruik en de interface is geweldig. We kunnen het ook helemaal aan onze eigen manier van werken aanpassen.”
Wilt u meer te weten komen over Sympa HR?
Neem contact met ons op, wij laten u graag zien wat Sympa HR voor uw organisatie kan betekenen!
Vul het formulier in
Wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.