Introductie

Een openhartig en gelijkwaardig gesprek tussen leidinggevende en werknemer organiseren: dit blijkt voor velen nog steeds een grote uitdaging. Om hier zo goed mogelijk mee om te gaan is het van belang om voorbereid het gesprek in te gaan. 

Wij zochten onder andere voor jou uit welke onderdelen een functioneringsgesprek bevat en wat het verschil is met een beoordelingsgesprek. Maar ook hoe je de LSD-gespreksmethode toepast en hoe je functioneringsgesprekken tijdens en na de coronacrisis het beste vorm kunt geven.

Laten we allereerst beginnen met uiteen te zetten wat een functioneringsgesprek precies inhoudt, wat het verschil is met een beoordelingsgesprek, en waarom functioneringsgesprekken zo belangrijk zijn.

Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een formeel en gestructureerd gesprek waarin een leidinggevende met een werknemer spreekt over diens functioneren. Zo’n gesprek vindt vaak in ieder geval één keer per jaar plaats, maar dit verschilt natuurlijk per organisatie. 

Er wordt in Nederland in ieder geval bij 64% van iedere werknemer op jaarbasis minstens 1 functionerings- of beoordelingsgesprek afgenomen. Dit betekent dat er jaarlijks zo’n 1 miljoen van dit soort gesprekken worden gevoerd met werknemers. 

Verder is in sommige Nederlandse cao’s expliciet het functioneringsgesprek opgenomen. Is dit het geval, dan ben jij verplicht minimaal 1 keer per kalenderjaar het functioneringsgesprek te organiseren.

De onderdelen van een gestructureerd functioneringsgesprek

Wat is het doel van een functioneringsgesprek?

Het doel van een functioneringsgesprek is om het functioneren en de samenwerking tussen werknemer, team en leidinggevende te analyseren en te verbeteren. Het is dan ook belangrijk dat zo’n gesprek plaatsvindt op basis van gelijkwaardigheid.

Verdere onderwerpen die aan bod zouden kunnen komen tijdens een functioneringsgesprek:

  • Eventuele knelpunten 
  • Potentiële oplossingen voor deze knelpunten
  • Onderlinge samenwerking met collega’s 
  • Toekomstplannen in het algemeen
  • Overige werkomstandigheden

Nogmaals, een functioneringsgesprek wordt gekenmerkt door gelijkwaardigheid. Een openhartige dialoog waarin jij werknemers van concrete en constructieve feedback voorziet zal bijdragen aan efficiëntie en een prettigere samenwerking.

Verschil met een beoordelingsgesprek 

Ook al hebben een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek veel van elkaar weg, zijn er toch essentiële verschillen tussen deze twee gestructureerde gesprekken. 

Beide zijn onderdeel van de jaarlijkse gesprekscyclus. En in beide staat het functioneren van de werknemer centraal. 

Daar waar een functioneringsgesprek – ook wel evaluatiegesprek – gefocust is op een gelijkwaardig gesprek tussen leidinggevende en werknemer, waarin beide aan het woord komen, ligt dat bij een beoordelingsgesprek net anders.

Bij een beoordelingsgesprek is geen sprake van tweerichtingsverkeer. De verhoudingen zijn hier wat minder gelijkwaardig. In het geval van zo’n gesprek spreekt de leidinggevende in principe zijn of haar oordeel uit over de prestaties van de werknemer. 

Tijdens een beoordelingsgesprek gaat het meestal over meetbare resultaten die tijdens een vorig gesprek zijn vastgesteld. Als leidinggevende geef je aan of deze behaald zijn, waarna een werknemer eventueel de kans krijgt hierop te reageren. 

Dat is wel even iets anders dan een functioneringsgesprek, waarin een evenwichtige dialoog juist centraal staat.

Heb jij ons beoordelingen handboek al gelezen?

Wij willen managers graag ondersteunen in het voeren van beoordelingsgesprekken. Daarom willen we jou graag voorzien van nuttige tips. Het handboek staat vol met handige adviezen over het voeren van beoordelingsgesprekken op individueel en bedrijfsniveau. Verbeter het welzijn en de productiviteit van jouw werknemers!

Waarom is een functioneringsgesprek belangrijk? 

Het doel van een functioneringsgesprek is het optimaliseren van het functioneren van werknemers en ervoor zorgen dat dit functioneren in lijn ligt met de beoogde progressie en de doelen van het bedrijf. 

Voor werknemers is een functioneringsgesprek belangrijk voor het verloop van hun loopbaan en de ontwikkeling van hun carrière. Maar voor werkgevers is het gesprek evenzo belangrijk. Hoe beter werknemers functioneren, hoe meer plezier ze in hun werk hebben. Dit zal uiteindelijk ook de prestaties weer ten goede komen.

Van belang dus, dat zowel leidinggevenden als werknemers zorgen voor een goede voorbereiding op het functioneringsgesprek. Een tip van ons is om je van tevoren te verdiepen in effectieve gesprekstechnieken zoals de LSD-methode. 

Wat is de LSD-methode? 

De LSD-methode is een gesprekstechniek die goed aansluit bij het gelijkwaardige karakter van een functioneringsgesprek. Deze gesprekstechniek heeft als doel om communicatie gestructureerd te laten verlopen. 

De methode bestaat uit drie onderdelen: 

  • Luisteren. Door actief en met aandacht te luisteren en je eigen referentiekader los te laten, kun je de ander beter begrijpen. Met name in conflictsituaties essentieel.
  • Samenvatten. Het samenvatten van wat je gesprekspartner heeft gezegd zorgt ervoor dat jullie hetzelfde beeld hebben van wat er besproken wordt. Ook dwing je jezelf niet meteen te reageren, wat helpt in situaties waar emoties bij komen kijken.
  • Doorvragen. In plaats van meteen met een reactie of oplossing aan te komen, is het belangrijk door te vragen, zodat je écht precies weet wat er speelt. 

Door gebruik te maken van de LSD-methode kun jij als leidinggevende in een potentieel ingewikkeld gesprek complexe onderwerpen wat duidelijker maken. Maar ook werknemers hebben baat bij het toepassen van deze gesprekstechniek.

Uit welke onderdelen bestaat een functioneringsgesprek?

De meeste functioneringsgesprekken bestaan uit een gestructureerd aantal onderdelen. Ondanks dat zo’n gesprek een dialoog tussen twee gelijkwaardige personen is, zal jij als leidinggevende toch de regie in handen hebben. 

Een functioneringsgesprek bestaat vaak (minimaal) uit de volgende onderdelen: 

  1. Inleiding
  2. Visie werknemer
  3. Discussie werknemer
  4. Visie leidinggevende
  5. Discussie leidinggevende
  6. Vervolgafspraken schriftelijk vastleggen

We zullen even kort toelichten wat jij tijdens elk van deze gesprekspunten het beste kunt bespreken: 

1. Inleiding

In dit gedeelte van het gesprek stel jij de werknemer op zijn of haar gemak. Leg op dit punt uit dat het gesprek plaatsvindt om verbeteringen teweeg te brengen in het functioneren van de werknemer en jullie samenwerking in het algemeen.

Benadruk in ieder geval dat het niet het doel van het gesprek is om een oordeel te vellen over de werknemer. Ook is dit een goed moment om de agendapunten van het gesprek kort door te nemen. 

Grijp daarna terug naar het eventuele vorige functioneringsgesprek: 

  • Wat is er in het voorgaande gesprek besproken? 
  • Welke afspraken zijn daar gemaakt? 
  • Zijn deze afspraken nagekomen? 
  • Zo niet, probeer samen te achterhalen of hier een reden voor is.

Na deze inleiding komt het moment voor jouw werknemer zijn of haar visie te delen. 

2. Visie werknemer

Geef in dit gedeelte van het gesprek jouw werknemer de ruimte om eerlijk te zijn over wat er wel, maar ook niet goed gaat. Vraag naar de toekomstplannen, ambities en verdere wensen of verwachtingen.

Op het moment dat jouw werknemer zijn of haar mening geeft over het eigen functioneren, de samenwerking met jou als leidinggevende, of met het team in het algemeen, is het belangrijk om terug te vallen op de LSD-gespreksmethode.

Door goed te luisteren, samen te vatten, en door te vragen, zul je een beter begrip krijgen van wat er voor jouw werknemer speelt. Zeker in het geval dat een werknemer iets dwars zit is het belangrijk om dit gedeelte van het gesprek gestructureerd plaats te laten vinden. 

3. Discussie werknemer

In dit gedeelte van het gesprek neem je de visie van de werknemer samen door. Voor aangekaarte problemen of knelpunten wordt een oplossing bedacht. Hetzelfde geldt voor eventuele toekomstplannen of wensen.

Weeg de voors en tegens van deze oplossingen samen met jouw werknemer tegen elkaar af. Besluit welke oplossingen het meest gepast lijken, en verbind deze aan duidelijke actiepunten. Wie is verantwoordelijk voor wat, en wanneer moeten deze acties uitgevoerd worden. 

Het maken van duidelijke afspraken op dit punt in het gesprek helpt eventuele misverstanden voorkomen. Leg dit dus goed vast. 

4. Visie leidinggevende

Nu is het tijd dat jij jouw feedback met de werknemer deelt. Het is aan te raden een selectie te maken van de meeste belangrijke punten om te bespreken. Punten die minder belangrijk zijn kun je voor een later tijdstip bewaren. 

Dit doe je om jouw werknemer niet te overweldigen met jouw feedback en kritiek. Zeker in het geval van negatieve feedback kan het een en ander hard aankomen. 

Zorg er in ieder geval voor dat de werknemer goed heeft begrepen wat jouw feedback precies inhoudt. Wees zo concreet en specifiek mogelijk, en controleer daarbij ook of alles goed begrepen werd. 

5. Discussie leidinggevende

Ook in dit gedeelte van het functioneringsgesprek is er weer ruimte om samen op te zoek te gaan naar oplossingen. Eerst zul je jouw werknemer de kans moeten geven op de feedback en eventuele kritiek te reageren. 

Ben je er samen uitgekomen wat betreft oplossingen op de door jouw aangekaarte punten? 

Maak wederom duidelijke afspraken over wie welke verantwoordelijkheden draagt. Noteer wie, wat, wanneer gaat doen. 

6. Vervolgafspraken schriftelijk vastleggen

Om het functioneringsgesprek af te ronden is het belangrijk de eerder besproken afspraken schriftelijk weer even samen te vatten. Deze worden vastgelegd in een schriftelijk verslag en met alle betrokken partijen gedeeld. Eventueel kunnen afspraken zelfs in een contract worden vastgelegd.

Zo ontstaat er geen verwarring over wat er is besproken, en kan bij een volgend functioneringsgesprek naar iets concreets worden teruggegrepen. Nu kunnen jullie je gaan focussen op de verbeterpunten en het nakomen van de gemaakte afspraken, zodat het functioneringsgesprek ook echt tot verbetering leidt.

Vergeet tot slot niet om aan je werknemer te vragen wat zij van het gesprek vonden. Dit kan bijdragen aan een fijne afsluiting van wat mogelijk een zwaar of intens gesprek geweest is.

Functioneringsgesprekken tijdens en na de coronacrisis

De coronacrisis heeft veel aspecten van traditionele bedrijfsvoering gecompliceerder gemaakt dan voorheen. Het functioneringsgesprek is hier geen uitzondering. 

Zo kwam vorig jaar aan het licht dat 15% van het MKB in Nederland ervoor koos geen functioneringsgesprekken te voeren door corona. De 1,5-meter-economie en het feit dat door de coronacrisis veel werknemers vanuit huis werkten maakten het moeilijk om fysiek af te spreken. 

Het functioneringsgesprek is een belangrijk moment, waarbij persoonlijk contact en het elkaar in de ogen kunnen kijken essentieel zijn. Wanneer de emoties hoog op lopen moet je als leidinggevende in staat zijn ook non-verbale communicatie en gedrag te kunnen lezen.

Nu de lockdown is opgeheven, er langzamerhand meer op kantoor wordt gewerkt en mensen elkaar weer fysiek kunnen spreken, betekent dit ook dat er functioneringsgesprekken ingehaald kunnen worden.

Wij spraken recentelijk met Anita Lettink, de oprichter van HRTechRadar, over de effecten van de coronacrisis op HR:

Lettink zei hierover: “Door begrip te tonen voor de privésituatie kun je werknemers overeind houden. De pandemie zorgde ervoor dat we meer begrip voor elkaars privésituatie op konden brengen.”

Als leidinggevende zou je er dus goed aan doen om bij je huidige functioneringsgesprekken rekening te houden met het feit dat werknemers het zwaar hebben gehad. Neem dit mee in je feedback, zeker in het geval dat prestaties hebben geleden onder het geforceerd thuiswerken.

Hoe voer ik een functioneringsgesprek in het engels?

Tegelijkertijd heeft de pandemie en de normalisering van remote werken ervoor gezorgd dat er veranderingen hebben plaatsgevonden in het werknemersbestand van bedrijven. Zeker voor internationale opererende bedrijven is het een uitdaging om internationale HR te managen. 

Hierdoor zal jij als leidinggevende ook vaker in contact komen met internationale werknemers die geen Nederlands spreken. Wees je ervan bewust dat hier een aantal zaken bij komen kijken die van invloed zijn op het gesprek zoals: 

  • Potentiële misverstanden vanwege een taalbarrière
  • Culturele verschillen in gespreksstijl
  • Uiteenlopende verwachtingen van wat een functioneringsgesprek inhoudt

Zeker in een situatie die zo gevoelig kan liggen als het houden van een functioneringsgesprek kunnen taalkundige en culturele verschillen uitvergroot worden en nadelig uitpakken, voor zowel leidinggevende als werknemer.

De vijf cultuurdimensies volgens Hofstede

Nog belangrijker dus om goed voorbereid het gesprek in te gaan. Zo zou je je van tevoren kunnen verdiepen in de taal en de (zaken)cultuur van de werknemer. Daarbij is het zeer belangrijk om vaak te bevestigen dat wat besproken wordt goed begrepen is. Pas hierbij ook weer de LSD-gespreksmethode toe.

Conclusie

Het functioneringsgesprek is een belangrijk punt in de jaarlijkse cyclus die jij als leidinggevende met jouw personeel doormaakt. Centraal staat het idee dat het hier een gelijkwaardig gesprek van collega tot collega betreft. 

De leidraad tijdens zo’n gesprek moet dan ook zijn dat jullie samen proberen de samenwerking te verbeteren om de competenties van de werknemer te ontwikkelen. Laat jouw werknemers dus rustig vertellen over wat zij van jou maar ook van zichzelf verwachten.

Tijdens het gesprek maak je duidelijke, schriftelijke afspraken met elkaar. Dit is niet alleen fijn voor jouw werknemer, maar kan ook jou stof tot nadenken geven. De analyse die uit het functioneringsgesprek voortkomt kan namelijk weer bijdragen aan beslissingen over bijsturing van beleid.

Ook zul je rekening moeten houden met de impact van de coronacrisis en veranderende trends met betrekking tot het personeelsbestand en de houding tegenover werken op afstand. Deze zaken hebben allemaal invloed op hoe je het best een functioneringsgesprek vormgeeft.  

Kortom, wees goed voorbereid, zorg voor een goede structuur, en stel je bewust en empatisch op richting jouw werknemers.

Heb jij ons beoordelingen handboek al gelezen?

Wij willen managers graag ondersteunen in het voeren van beoordelingsgesprekken. Daarom willen we hen graag voorzien van nuttige tips. Het handboek staat vol met handige adviezen over het voeren van beoordelingsgesprekken op individueel en bedrijfsniveau. Verbeter het welzijn en de productiviteit van jouw werknemers!