Hitachi Transport System Europe is een logistieke organisatie die gespecialiseerd is in warehousing. Er werken 150 mensen verdeeld over zes business units in Nederland, Duitsland, Spanje, Frankrijk, Italië en het Verenigd Koninkrijk. Het bedrijf bedient een nichemarkt in Europa als intermediair voor Japanse bedrijven die in Europa hun activiteiten willen ontplooien.

Hitachi is een relatief klein bedrijf en beschikte buiten Nederland dan ook niet over een systeem voor haar HR-processen. ‘Door ons kleine formaat hoefden we simpelweg geen gebruik te maken van een gemeenschappelijk HR-systeem’, zegt Lorraine Roomer, European HR manager bij Hitachi Transport System (Europe). ‘Sympa HR is dus echt het eerste systeem dat in het hele bedrijf wordt gebruikt en het heeft veel van onze processen vereenvoudigd.

Het in Nederland gevestigde HR-team is verantwoordelijk voor de medewerkers van alle zes business units. Voor de overstap naar Sympa HR in 2018 was het de taak van de business unit manager om HR-gerelateerde zaken af te handelen. ‘We hadden geen duidelijk overzicht van het bedrijf,’ zegt Roomer. ‘We wisten in feite niet eens hoeveel werknemers we in verschillende landen hadden.

Belangrijke personeelsgegevens werden uitsluitend bewaard in Excel-bestanden en de informatie die ze bevatten bleek vaak onvolledig of onjuist te zijn. ‘Het gebrek aan een goed overzicht van onze medewerkers heeft ons er echt toe aangezet om een HR-systeem te vinden waarin we alle data van elke business unit op één centrale plaats konden verzamelen’, voegt Roomer toe.

De zoektocht naar het juiste HR-systeem duurde niet lang. Sympa HR stond al snel bovenaan de lijst als een goed geprijsde oplossing die precies bood wat Hitachi zocht; een centrale locatie voor al haar personeelsgegevens, beschikbaarheid in meerdere talen en een hoge mate van flexibiliteit waarmee het systeem volledig kan worden geconfigureerd en aangepast aan lokale vereisten.

Het gebrek aan een goed overzicht van onze medewerkers heeft ons er echt toe aangezet om een HR-systeem te vinden waarin we alle data van elke business unit op één centrale plaats konden verzamelen.

De implementatie is uiteindelijk succesvol afgerond, maar leverde onderweg belangrijke lessen op. ‘Het projectteam is tijdens het implementatieproces veranderd, waardoor we met erg strakke deadlines te maken kregen’, zegt Roomer. ‘Daardoor hadden we niet genoeg tijd om management en medewerkers volledig voor te bereiden voordat het systeem live ging.

Nu het implementatieproces is afgerond en Sympa HR door de hele organisatie in drie verschillende talen wordt gebruikt, is het eenvoudig om de voordelen te benoemen die het systeem voor het hele bedrijf met zich meebrengt.

Veel processen zijn soepeler, efficiënter en minder tijdrovend geworden. Neem prestatiemanagement, iets wat voorheen alleen in Nederland werd uitgevoerd en in zijn geheel in Excel werd afgehandeld. ‘Het was erg ingewikkeld om alle gegevens te verzamelen en na te gaan wie de prestatiebeoordelingen had ingevuld en wie niet’, herinnert Roomer zich. ‘Sympa HR ondersteunt dit proces nu perfect, waardoor het voor mij makkelijker dan ooit is om de status van de prestatiebeoordeling aan het managementteam te laten zien.

Dankzij Sympa HR zijn prestatiebeoordelingen bij Hitachi niet alleen eenvoudiger geworden, maar is het hele proces ook verder ontwikkeld. ‘Medewerkers kunnen zich nu over hun eigen ontwikkelingsplan ontfermen in het systeem’, zegt Roomer. ‘Ze kunnen trainingen aanvragen of hun ambities delen, en de manager kan deze verzoeken lezen en ernaar handelen. Dit draagt echt bij aan de dialoog tussen managers en teamleden.

Werknemers kunnen trainingen aanvragen of hun ambities delen, en de manager kan deze verzoeken lezen en ernaar handelen. Dit draagt echt bij aan de dialoog tussen managers en teamleden.

Managers hebben enthousiast gereageerd op de nieuwe self-service tools voor managers en werknemers. Onlangs is Hitachi begonnen met het gebruik van Sympa HR’s onboarding functionaliteit, een geweldige aanvulling op de bestaande recruitment tools. ‘Als een kandidaat wordt aangenomen, maken we gemakkelijk een profiel aan in Sympa HR dat alle informatie bevat die we nodig hebben’, zegt Roomer. ‘Bij het onboarding proces gebruiken we eenvoudige checklists in Sympa HR waar de verantwoordelijke manager zich op kan richten.’ Op deze manier zijn nieuwe medewerkers in recordtijd uit de startblokken.

En het belangrijkste: door zoveel tijd te bespaard te hebben op administratieve taken kan de aandacht bij Hitachi nu volledig uitgaan naar strategische personeelsplanning. ‘Door Sympa HR te gebruiken om People & HR-processen te definiëren en te beheren, en door prestatiebeoordelingen te gebruiken om ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is in zijn functie, zullen we op de lange termijn efficiënter zijn’, zegt Roomer. ‘Kortom, gelukkige medewerkers die plezier hebben in hun werk, zijn efficiënte medewerkers.